Справочник «Номенклатура» в 1С: как заполнять карточки товаров, услуг и материалов

Новую позицию чаще всего заводят так: Создать, вписали название, записали. Поля «Вид номенклатуры», «Единица» и «% НДС» оставили по умолчанию. Через месяц документ не проводится, потому что программа не знает, на какой счёт отнести товар, а в списке висит три почти одинаковых «Бумага А4».

Правильно заносить номенклатуру в 1С — значит заполнить карточку так, чтобы документы подхватывали счета учёта, ставку НДС и единицу автоматически, а дубли не плодились. Главное поле — вид номенклатуры: именно он связывает позицию со счетами учёта и типом (товар, материал, услуга, работа). Путь в 1С:Бухгалтерии 3.0 — Справочники → Номенклатура. В 1С:Управление торговлей 11 — раздел НСИ и администрирование → НСИ → Номенклатура.

Ниже — как устроен справочник, как завести карточку по шагам, как не получить дубли по артикулам и штрихкодам, как загрузить позиции из Excel и какие ошибки чаще всего ломают учёт.

Как устроен справочник и что настроить до первого ввода

Справочник «Номенклатура» — иерархический: позиции лежат в группах-папках. Группа — это не вид товара, а способ разложить список по полкам, чтобы в нём можно было ориентироваться и отбирать.

До того как заводить сотни карточек, определитесь с тремя вещами.

1. Структура групп. Делите по смыслу учёта, а не «как привычнее». Рабочие схемы:

• 📦 Товары · Материалы · Услуги · Тара — по роли в учёте;
• 🏷 по товарным направлениям (Канцелярия, Электроника, Крепёж);
• 🔀 комбинированно: верхний уровень — роль, внутри — направления.

Глубоко вкладывать не нужно: два-три уровня хватает. Иначе позицию потом не найти.

2. Виды номенклатуры. Это ключевой справочник-классификатор. Вид задаёт: это товар, услуга, материал, работа или что-то ещё, какие счета учёта подставлять и какие реквизиты показывать в карточке. Открывается из поля «Вид номенклатуры» в карточке. Для старта обычно хватает стандартных видов — «Товары», «Материалы», «Услуги»; свои заводят, когда нужен отдельный набор счетов или реквизитов.

3. Счета учёта номенклатуры. В 1С:Бухгалтерии это регистр сведений , который и делает ввод документов автоматическим. В списке номенклатуры есть команда Счета учета номенклатуры — она открывает таблицу правил: для организации, склада, вида или конкретной позиции заданы счета (41, 10, 43, счёт НДС, доходов и расходов). Документ при выборе номенклатуры берёт счёт отсюда.

Пока эти три слоя не продуманы, массовый ввод лучше не начинать: переделывать тысячу карточек дороже, чем подумать над структурой один раз.

Как завести карточку новой номенклатуры по шагам

Откройте список номенклатуры и нажмите Создать. Дальше по порядку:

1. Вид номенклатуры — выберите первым. От него зависит, какие поля появятся ниже и какие счета подставятся.
2. Наименование — рабочее, короткое, по которому вы ищете позицию в документах. Пишите единообразно: «Бумага А4 500 л.», а не «А4 бумага (пачка)».
3. Наименование полное — для печатных форм и первички, с характеристиками и ГОСТом.
4. Входит в группу — папка справочника из вашей структуры.
5. Единица — штука, упаковка, килограмм; берётся из классификатора единиц (ОКЕИ).
6. % НДС — ставка по умолчанию для этой позиции. Подставится в реализацию и поступление.
7. Артикул — если ведёте по артикулам (подробнее ниже).
8. Страна происхождения, ТН ВЭД, номер ГТД — для импортных товаров и прослеживаемости.

После заполнения нажмите Записать и закрыть.

Для услуги карточка короче: вид «Услуги», счёт затрат или доходов — остальное не требуется, склад и штрихкод к услуге не применяются.

Единая номенклатура или характеристики

Частая развилка: заводить ли «Футболка красная M», «Футболка красная L», «Футболка синяя M» отдельными карточками — или одну карточку «Футболка» с характеристиками (цвет, размер).

• Если цвет и размер не влияют на учёт и цену одинаковая — проще одна карточка.
• Если нужен раздельный учёт остатков по цвету и размеру — включите характеристики (в 1С:УТ это «Использование характеристик» в настройках номенклатуры; в 1С:Бухгалтерии характеристики доступны ограниченно).

Не плодите карточки там, где хватает характеристик, — иначе справочник распухает, а остатки размазываются.

Артикул и штрихкод: как не наделать дублей

Дубли появляются, когда одну и ту же позицию заводят несколько человек под разными названиями. Два поля помогают этого избежать — артикул и штрихкод.

Артикул — ваш внутренний или поставщика код. Главное правило: артикул должен быть уникальным. Тогда при попытке завести позицию с существующим артикулом программу можно настроить на предупреждение о совпадении, а поиск по артикулу мгновенно находит нужное.

Штрихкод хранится в отдельном регистре «Штрихкоды номенклатуры», одна позиция может иметь несколько штрихкодов (для разных единиц или упаковок). В карточке команда работы со штрихкодами открывает их список. Варианты:

• считать сканером с реальной упаковки товара (EAN-13 производителя);
• ввести вручную с коробки;
• сгенерировать внутренний штрихкод, если у товара своего нет, — программа создаёт корректный EAN-13 с контрольным разрядом.

Как найти и убрать дубли

• 🔍 Перед вводом ищите по части названия и по артикулу — не только по названию: «Бумага» и «бумага офисная» не совпадут текстом, но артикул выдаст совпадение.
• 📊 Периодически сортируйте список по артикулу и по наименованию — близкие дубли встают рядом.
• 🔗 Найденные дубли не удаляйте вслепую: по ним есть движения и ссылки в документах. Правильный путь — обработка поиска и замены дублей, которая переносит все ссылки на одну позицию, а вторую помечает на удаление.

Пометку на удаление снимает и физически удаляет только Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов — с контролем ссылок, чтобы не удалить позицию, на которую ещё ссылаются документы.

Загрузка номенклатуры из Excel и внешних источников

Руками заносить сотни позиций незачем. В списке номенклатуры есть команда загрузки из внешнего файла — в командной панели или в меню Ещё (название у команды может отличаться по релизу, но она открывает мастер сопоставления колонок файла с полями справочника).

Порядок загрузки из Excel:

1. Подготовьте файл: первая строка — заголовки колонок (Наименование, Артикул, Единица, Ставка НДС, Штрихкод и т.д.), дальше — по строке на позицию.
2. Запустите загрузку, укажите файл.
3. Сопоставьте колонки файла с реквизитами номенклатуры.
4. Проверьте, что программа нашла единицы и ставки НДС в своих классификаторах; для новых значений разрешите создание.
5. Выполните загрузку и проверьте результат по списку.

Что учесть при загрузке:

• Единицы и ставки должны совпадать с теми, что уже есть в базе, иначе создадутся дубли классификаторов. Приведите в файле «шт», «шт.», «штука» к одному написанию.
• Вид номенклатуры и счета файл обычно не содержит — задайте их один раз для группы, куда грузите, или проставьте после загрузки групповой обработкой.
• Повторная загрузка того же файла задвоит позиции, если программа не сопоставляет их по артикулу. Загружайте новое отдельным файлом либо сверяйтесь по артикулу.

Второй путь наполнения — синхронизация с другой базой или интернет-магазином: номенклатура приходит обменом вместе с ценами и остатками. Настраивается это в разделе администрирования через синхронизацию данных и к ручной загрузке отношения не имеет.

Дополнительные реквизиты: когда они нужны и как добавить

Стандартных полей карточки хватает не всегда: кому-то нужен «Поставщик по умолчанию», «Срок годности», «Материал», «Сезон». Для этого есть механизм дополнительных реквизитов и сведений — он добавляет свои поля без доработки конфигурации.

Сначала включите механизм: Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения, поставьте флажок. После этого в карточке номенклатуры появляется возможность добавлять свои поля.

Разница между двумя видами полей:

Реквизиты можно делать общими для всех видов номенклатуры или своими для конкретного вида. Тип значения — строка, число, дата или выбор из своего списка. Список удобнее свободного текста: он не даёт написать «Красный», «красный» и «КРАСНЫЙ» в трёх карточках.

Как держать большой справочник в порядке

Когда позиций тысячи, беспорядок стоит реального времени: менеджер не находит товар, в документ попадает не та карточка, остатки не сходятся. Что помогает.

• 🧹 Единый стандарт наименований. Договоритесь о порядке слов и сокращениях: «Кабель ВВГ 3х1.5», а не «ВВГ кабель 3*1,5 мм». Запишите правило, чтобы новые сотрудники не изобретали своё.
• 🔒 Ограничьте право создавать номенклатуру. Чем меньше людей заводят карточки, тем меньше дублей. Остальные выбирают из готового или оставляют заявку ответственному.
• 📁 Чистите группы. Пустые и устаревшие группы, снятые с продаж позиции помечайте на удаление и выносите в архивную группу, чтобы они не мешались в подборе.
• ⚙️ Настройте видимость реквизитов. Через настройку формы спрячьте поля, которыми не пользуетесь, и выведите артикул и остаток в список — подбор ускоряется.
• 🧰 Групповое изменение. Массово проставить вид, ставку НДС или признак — командой группового изменения реквизитов для выделенных позиций, а не по одной карточке.

Раз в квартал полезно пройтись по справочнику: сортировка по артикулу вылавливает дубли, отбор по пустым единицам и видам — незаполненные карточки, отчёт по товарам без движения за год — кандидатов в архив.

Частые ошибки при вводе номенклатуры

Эти промахи всплывают не сразу, а когда документ уже не проводится или отчёт показывает ерунду.

• ❌ Не выбран вид номенклатуры или выбран неверно — документ не знает счёт учёта и не проводится. Лечится заполнением вида и настройкой счетов.
• ❌ Ставка НДС по умолчанию неверная — попадает в реализацию, и сумма налога считается не так. Проверяйте % НДС в карточке, а не только в документе.
• ❌ Единица измерения «штука» у весового товара — остаток в килограммах не ведётся. Для весовых задавайте кг/литр.
• ❌ Один штрихкод на две позиции — касса и ТСД путают товары. Штрихкод уникален.
• ❌ Дубли из-за разных названий — остатки и обороты размазаны по двум карточкам. Ищите по артикулу, объединяйте обработкой замены дублей.
• ❌ Услуга заведена как товар — программа ждёт склад и остаток, которых у услуги нет. Для услуг — вид «Услуги» и счёт затрат/доходов.

Частые вопросы