Больничный лист в 1С: от загрузки ЭЛН до выплаты пособия

Больничный лист в 1С заводят документом Больничный лист: в ЗУП 3.1 он в разделе Зарплата, в Бухгалтерии 3.0 — в разделе Зарплата и кадры. Данные электронного листка (ЭЛН) программа подтягивает из СФР по номеру и СНИЛС, а пособие считает автоматически — средний заработок за два года, процент по стажу и ограничения по МРОТ.

Бумажных больничных почти не осталось: с 2022 года листки оформляют только в электронном виде. Поэтому заполнение сводится не к ручному переносу цифр с бланка, а к корректной загрузке ЭЛН и проверке того, что программа посчитала. Ниже — что подготовить заранее, как завести документ в обеих конфигурациях и где чаще всего ошибаются.

Что проверить до создания документа

Пособие считается от двух величин: заработка сотрудника за два предыдущих года и его страхового стажа. Если в базе их нет или они занесены неверно, сумма получится неправильной, а исправлять придётся перепроведением.

Перед вводом больничного проверьте:

• 🧾 Заработок за расчётный период. Берутся два календарных года, предшествующих году начала болезни. Если сотрудник работал у вас не весь период, данные о доходах у прежних работодателей приходят из СФР по каналу СЭДО. Справка по форме 182н отменена с 2023 года — требовать её с нового сотрудника не нужно.
• 📅 Страховой стаж. Он берётся из сведений о трудовой деятельности в карточке сотрудника. Проверьте, что периоды работы занесены полностью, — именно от стажа зависит процент пособия.
• 👤 СНИЛС и статус застрахованного лица. Без СНИЛС запрос в СФР не уйдёт. У иностранных работников проверьте, что статус в карточке допускает выплату пособия.

Как завести больничный в ЗУП и Бухгалтерии

Документ называется одинаково в обеих конфигурациях, отличается только путь в меню и момент, когда к нему есть доступ.

В Бухгалтерии 3.0 раздел зарплаты рассчитан на небольшой штат. Если в организации больше 60 сотрудников, расчёт пособий ведут в ЗУП, а в Бухгалтерию переносят только итоги. В 1С:Управление торговлей, Рознице и УНФ без модуля зарплаты документа Больничный лист нет — пособия там не считают.

Порядок ввода:

1. Откройте журнал больничных и нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника. Программа подставит его страховой стаж из кадровых данных.
3. Введите номер ЭЛН и нажмите кнопку запроса данных из СФР (в интерфейсе она подписана как получение данных листка нетрудоспособности).
4. Программа заполнит даты периода болезни, причину нетрудоспособности и отметки из электронного листка.
5. Проверьте расчётный период и суммы заработка на закладке расчёта среднего.
6. Проведите документ.

Если данные из СФР не пришли, проверьте правильность номера ЭЛН и СНИЛС и настройку обмена с СФР в разделе Администрирование → Обмен электронными документами. Частая причина — больничный ещё не закрыт врачом: пока листок открыт, запросить его можно, но рассчитать пособие до закрытия не получится.

В самом документе данные разложены по закладкам. На одной — период и причина из ЭЛН, на другой — расчёт среднего заработка с суммами по годам, на третьей — начисленное пособие с разбивкой на часть работодателя и часть СФР. Прежде чем проводить, пройдите по всем трём: именно здесь видно, откуда взялась итоговая сумма.

Причина нетрудоспособности и особые условия

Причина болезни влияет на процент оплаты и на то, с какого дня платит работодатель. В ЭЛН она приходит кодом, который программа расшифровывает сама, но проверить стоит.

Ключевые варианты:

• Код 01 — заболевание. Первые 3 дня оплачивает работодатель, с 4-го дня — СФР. Самый частый случай.
• Код 09 — уход за больным членом семьи. Полностью за счёт СФР с первого дня. Процент и число оплачиваемых дней зависят от возраста члена семьи и способа лечения.
• Код 05 — отпуск по беременности и родам. Оплачивает СФР целиком, расчёт идёт по другим правилам.
• Производственная травма (код 04). Оплачивается 100% независимо от стажа и за счёт средств на страхование от несчастных случаев.

При уходе за больным ребёнком число оплачиваемых дней ограничено в зависимости от возраста ребёнка и того, лечили его дома или в стационаре. Программа подставляет эти условия из ЭЛН, но проверьте, что они отражены верно, — от них зависит, сколько дней войдёт в оплату. Если за год лимит оплачиваемых дней по уходу исчерпан, часть больничного может оказаться неоплачиваемой.

Отдельно обратите внимание на отметки о нарушении режима и о том, что болезнь наступила в состоянии опьянения, — они приходят в ЭЛН и уменьшают пособие. Если врач указал нарушение режима, с его даты пособие считается исходя из МРОТ. Эти отметки в документе видны на закладке с условиями расчёта, там же проставляется дата нарушения.

Расчёт среднего заработка и влияние стажа

Средний дневной заработок считается по формуле: выплаты за два расчётных года, с которых платились взносы, делятся на 730. Делитель всегда 730 — число фактически отработанных дней в нём не участвует (это отличие от пособия по беременности и родам).

Заработок за каждый год берётся не выше предельной базы для взносов этого года. Если сотрудник в расчётном периоде был в декрете или отпуске по уходу, он вправе заменить год (или оба) на более ранние — тогда в документе указывают годы замены. Делать это нужно только по заявлению сотрудника и только если замена увеличивает пособие: сама программа годы не подменяет.

Пример с заменой: сотрудница болеет в текущем году, расчётные годы — два предыдущих, но в одном из них она была в отпуске по уходу за ребёнком и почти ничего не заработала. По заявлению этот год меняют на более ранний, когда доход был полным, — средний дневной заработок и пособие вырастают. В документе для этого есть поля для указания лет, которыми заменяется расчётный период.

Процент пособия зависит от страхового стажа:

Разберём на примере. Сотрудник со стажем 7 лет (значит, 80%) заработал за два года 1 200 000 ₽. Средний дневной заработок: 1 200 000 / 730 = 1643,84 ₽. С учётом процента по стажу: 1643,84 × 80% = 1315,07 ₽ в день. За 10 дней болезни пособие составит 1315,07 × 10 = 13 150,70 ₽. Из них первые 3 дня (1315,07 × 3 = 3945,21 ₽) платит работодатель, остальное — СФР.

Ограничения по сумме: МРОТ и предельная база

Снизу и сверху пособие ограничено, и программа применяет эти пределы автоматически. Но понимать их нужно, чтобы не удивляться итоговой сумме.

Нижняя граница — МРОТ. Средний дневной заработок сравнивается с минимальным, рассчитанным из действующего МРОТ: МРОТ × 24 / 730. Если фактический заработок оказался ниже — пособие считают из МРОТ. Так бывает у сотрудников с небольшим доходом или долгими перерывами в работе.

Из МРОТ пособие считают и в трёх особых случаях:

• страховой стаж менее 6 месяцев — тогда за полный месяц болезни платят не больше МРОТ;
• в ЭЛН есть отметка о нарушении режима (с даты нарушения);
• болезнь наступила из-за опьянения.

Если организация работает в районе с районным коэффициентом, минимальное пособие из МРОТ увеличивается на этот коэффициент.

Верхняя граница — предельная база. Заработок каждого года ограничен предельной базой для взносов. Поэтому даже у высокооплачиваемого сотрудника средний дневной заработок не превысит суммы двух предельных баз, делённой на 730.

Проводки и выплата пособия через СФР

С 2021 года действуют прямые выплаты: работодатель начисляет и выплачивает только свою часть — первые 3 дня болезни (для кода 01), а остальное СФР перечисляет сотруднику напрямую. Через счёт 70 проходит только доля работодателя.

Проводка по начислению пособия за первые 3 дня:

Дт 20 (26, 44) Кт 70 — пособие за счёт работодателя

Счёт затрат зависит от того, где учитывается зарплата сотрудника: 20 — основное производство, 26 — управленческий персонал, 44 — торговля. Часть за счёт СФР в бухучёте работодателя не отражается, потому что деньги идут мимо него.

Пособие облагается НДФЛ — это не зарплата, но и не необлагаемая выплата. По своей части (первые 3 дня) налоговым агентом выступает работодатель и удерживает НДФЛ при выплате. По части, которую платит СФР, налог удерживает сам фонд.

Чтобы деньги от СФР дошли до сотрудника, работодатель передаёт в фонд сведения для выплаты. В 1С это делается через документ с реестром сведений и обмен по СЭДО в разделе обмена с контролирующими органами. Срок — 3 рабочих дня с момента, когда вы получили данные ЭЛН и закрытый больничный.

Частые ошибки при заполнении больничного

Большинство проблем с пособием возникает не в самом документе, а в данных, из которых он считается.

• Неполный стаж. Если в карточке сотрудника занесены не все периоды работы, программа возьмёт меньший процент. Проверяйте стаж до проведения, а не после выплаты.
• Потерянный заработок прошлых лет. У недавно принятого сотрудника данные о доходах у прежних работодателей могут ещё не прийти из СФР. Пособие тогда считается только из вашего заработка и занижается — дождитесь данных или внесите их из полученных сведений.
• Неверный расчётный период при замене лет. Замену лет применяют только по заявлению сотрудника и только если это увеличивает пособие. Автоматически программа годы не меняет.
• Больничный заведён за уволенного сотрудника неправильно. Бывшему работнику пособие платят только если болезнь наступила в течение 30 дней после увольнения, и всегда в размере 60% независимо от стажа.
• Пропущен срок передачи сведений в СФР. Если не отправить реестр вовремя, выплата сотруднику задержится. Следите за статусом обмена по СЭДО.

Частые вопросы