Карточка номенклатуры: обязательные поля и настройки учёта

Карточка номенклатуры создаётся в справочнике Справочники → Номенклатура (в 1С:Бухгалтерии 3.0) или в разделе НСИ и администрирование → Номенклатура (в УТ 11 и ERP). Минимум для проведения документов — наименование, вид номенклатуры и единица измерения. Всё остальное — характеристики, серии, штрихкоды, данные маркировки — включается под конкретный вид учёта.

Главная развилка при заполнении — вид номенклатуры. Именно он задаёт, что это: товар, услуга, тара или набор, нужны ли характеристики, ведётся ли учёт по сериям, попадает ли позиция под обязательную маркировку. Ошибка в виде номенклатуры тянет за собой неверные счета учёта и проблемы в отчётности, поэтому с него и начинаем.

Создание позиции и базовые реквизиты карточки

Нажмите Создать в списке номенклатуры. В открывшейся карточке заполните по порядку:

1. Наименование — короткое рабочее имя для поиска и подбора в документах.
2. Полное наименование — официальное название для печатных форм (счетов, накладных, УПД).
3. Вид номенклатуры — выбор из одноимённого справочника. От него зависят счета учёта и доступные настройки карточки.
4. Входит в группу — папка справочника для удобной навигации (о группировке ниже).
5. Ставка НДС — подставляется в документы по умолчанию.

В 1С:Бухгалтерии вид номенклатуры определяет, товар это или услуга, и какой счёт учёта подставится: 41 для товаров, 10 для материалов, для услуг счёт не нужен. В УТ 11 и ERP вид номенклатуры — более мощный объект: в нём включаются флаги использования характеристик, серий, упаковок и признак обязательной маркировки. Один раз настроенный вид номенклатуры распространяется на все позиции, которым он присвоен, поэтому меняйте его параметры осознанно.

Если нужных счетов учёта в карточке нет, они берутся из регистра Счета учёта номенклатуры — его настраивают отдельно по виду номенклатуры или группе, а не в самой карточке.

Для импортных товаров в карточке дополнительно заполняют страну происхождения и код ТН ВЭД. Номер таможенной декларации (ГТД) в самой карточке не хранится — он указывается в документе поступления и дальше тянется за товаром. Код ТН ВЭД из карточки подставляется в счёт-фактуру и книгу продаж , поэтому для импорта его лучше заполнить сразу.

Единицы измерения и коэффициенты пересчёта

Единица измерения определяет, в чём хранятся остатки и считается себестоимость. В карточке есть единица хранения остатков — базовая единица, в которой программа ведёт количественный учёт (штуки, килограммы, метры, литры).

Единицы выбираются из классификатора ОКЕИ. Он уже загружен в типовые конфигурации — достаточно выбрать нужную строку, вручную заводить коды не придётся.

Когда товар приходит в одной единице, а продаётся в другой, настраивают упаковки (единицы измерения) с коэффициентом пересчёта. Типичный пример — вода:

Коэффициент показывает, сколько базовых единиц в упаковке. При оприходовании паллеты программа сама пересчитает остаток в базовые единицы хранения. В документах вы сможете выбирать, в чём вводить количество — в бутылках, упаковках или паллетах.

В 1С:Бухгалтерии упаковки с коэффициентами тоже поддерживаются, но используются реже: там главное — единица хранения остатков для корректной себестоимости.

Характеристики и дополнительные реквизиты

Характеристики нужны, когда один товар выпускается в вариантах: цвет, размер, объём памяти. Вместо сотни отдельных карточек заводится одна номенклатура «Футболка» с характеристиками «Белая, S», «Чёрная, M» и так далее.

Использование характеристик включается в виде номенклатуры (в УТ 11 и ERP) флагом использования характеристик. Есть два варианта ведения:

• Общие для вида номенклатуры — один список характеристик на все позиции вида (например, единая размерная сетка).
• Индивидуальные для номенклатуры — свой набор вариантов у каждой позиции.

Остатки, себестоимость и цены при включённых характеристиках ведутся в разрезе каждого варианта. Это удобно для склада, но усложняет подбор в документах, поэтому включайте характеристики только там, где варианты реально нужны.

Когда хочется хранить справочную информацию, которая не влияет на учёт (вес брутто, гарантийный срок, ссылка на поставщика), используйте дополнительные реквизиты и сведения. Они настраиваются в разделе НСИ и администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения и привязываются к виду номенклатуры. Доп. реквизит виден и редактируется в карточке; доп. сведение хранится отдельно и в карточке напрямую не показывается.

Учёт по сериям и срокам годности

Серии применяют, когда внутри одной позиции нужно различать партии: по номеру партии, сроку годности, номеру ГТД. Классика — продукты питания, лекарства, косметика с ограниченным сроком хранения.

Учёт серий включается в виде номенклатуры. Там же выбирается политика учёта серий — она определяет, насколько строго программа отслеживает серию:

• Справочно — серия указывается для информации, на списание остатков не влияет.
• По партиям / с учётом себестоимости — остатки и себестоимость ведутся в разрезе серий.
• Со сроком годности — к серии привязана дата, программа контролирует и подсказывает партии, у которых срок истекает.

Если по сроку годности нужен контроль ФИФО (первым списывается то, что раньше истекает), политику серий со сроком годности сочетают с настройкой отбора партий при списании. В документах отгрузки серия подбирается из доступных остатков.

Данные для штрихкодов и маркировки

Штрихкоды хранятся в отдельном справочнике и привязываются к связке «номенклатура + характеристика + упаковка». Одна позиция может иметь несколько штрихкодов — например, разные коды на штуку и на упаковку.

Завести штрихкод можно прямо из карточки номенклатуры по команде работы со штрихкодами в её меню. Варианты:

1. Ввести вручную — напечатать цифры с упаковки.
2. Считать сканером — поле заполнится автоматически.
3. Сгенерировать внутренний — для весового или фасованного товара без заводского кода.

Внутренние штрихкоды для весового товара формируются в формате EAN-13 с префиксом из диапазона 20–29: такие коды не выходят за пределы магазина, а в зашитом в них значении обычно содержится артикул и вес или цена. Заводской штрихкод с упаковки трогать не нужно — его просто считывают сканером один раз и привязывают к позиции.

Для товаров, попадающих под обязательную маркировку (система «Честный знак», ГИС МТ), в виде номенклатуры ставится признак подлежащего маркировке товара и указывается категория товара — к какой товарной группе он относится. В карточке понадобятся:

• GTIN — он содержится в штрихкоде формата EAN-13; на его основе формируется код маркировки.
• ТН ВЭД — код товарной номенклатуры ВЭД, определяет принадлежность к маркируемой группе.
• Вид товара ИС МП — уточняет категорию внутри группы.

Точный набор полей для маркировки зависит от товарной группы (обувь, табак, молочная продукция, вода и так далее), поэтому заполняйте карточку по требованиям конкретной группы «Честного знака».

Группировка и аналитика номенклатуры

Чтобы справочник из тысяч позиций оставался управляемым, используют несколько уровней структурирования:

• Группы (папки) — иерархия справочника для навигации. Входит в группу в карточке.
• Номенклатурная группа — разрез для учёта выручки и затрат (счета 90, 20). Используется в 1С:Бухгалтерии для аналитики доходов и себестоимости.
• Вид номенклатуры — объединяет позиции с одинаковыми правилами учёта.
• Ценовые группы и сегменты (в УТ и ERP) — для скидок, ценообразования и ограничений продаж.

Для быстрого поиска в больших справочниках заполняйте артикул — по нему работает подбор в документах. А чтобы анализировать остатки и обороты в нужных разрезах, пользуйтесь стандартными отчётами по номенклатуре с группировкой по виду номенклатуры, группе или характеристике.

Чтобы справочник не разрастался дублями, перед вводом новой позиции ищите её по артикулу или штрихкоду, а не только по наименованию: одно и то же наименование разные сотрудники пишут по-разному (Кабель 3х2.5 и кабель ВВГ 3*2,5), и визуально дубль легко пропустить. Единая логика именования внутри справочника экономит время при подборе гораздо сильнее, чем любые папки.

Пути к справочнику по конфигурациям

Расположение справочника номенклатуры и настроек учёта различается:

Названия разделов могут незначительно отличаться между релизами, но верхний уровень меню стабилен. Если команда работы со штрихкодами или дополнительными реквизитами не видна, проверьте, что соответствующая функциональность включена в настройках номенклатуры.

Типичные ошибки при заполнении

Ошибки, которые чаще всего приходится исправлять задним числом:

• Неверный вид номенклатуры. Услугу завели как товар — программа ждёт количественный учёт и счёт 41, в результате услуга «висит» на складе. Исправляется сменой вида номенклатуры до появления движений.
• Попытка сменить единицу хранения после движений. Остатки пересчитываются некорректно. Решение — новая карточка с правильной единицей.
• Характеристики включили «на всякий случай». Подбор в документах замедляется, по каждой позиции приходится выбирать вариант. Включайте только там, где варианты есть.
• Дубли карточек. Один товар заведён дважды с разными наименованиями — остатки размазываются. Перед созданием ищите позицию по артикулу или штрихкоду.
• Пустой ТН ВЭД у импортного или маркируемого товара. Без него не сформируются нужные данные в документах и декларациях.

Частые вопросы