Формируем СЗВ-ТД в 1С: кадровые события и сдача в составе ЕФС-1

Сведения о трудовой деятельности в 1С формируются из кадровых документов — приёма, перевода, увольнения — и попадают в отчёт по работнику. С 2023 года отдельной формы СЗВ-ТД больше нет: она стала подразделом 1.1 раздела 1 единого отчёта ЕФС-1, который сдают в Социальный фонд (СФР, бывшие ПФР и ФСС). Внутри программы и в обиходе документ по-прежнему называют «СЗВ-ТД», поэтому в статье используем оба названия.

В 1С:ЗУП 3.1 кадровые мероприятия регистрируются в разделе Кадры, а сам отчёт собирается через 1С-Отчётность. В 1С:Бухгалтерии 3.0 (для небольших компаний, ведущих зарплату в ней) всё то же самое лежит в разделе Зарплата и кадры. Ниже — какие события показывать, в какие сроки, как проверить файл и что чаще всего всплывает при отправке.

Что попадает в сведения о трудовой деятельности

Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД) подаётся не по графику, а по факту кадрового события. Отразить нужно только те события, которые закон относит к трудовой деятельности:

• 👤 приём на работу — с указанием должности, подразделения, вида поручаемой работы;
• 🔄 постоянный перевод — смена должности, подразделения, условий;
• ✏️ переименование — изменение наименования организации-работодателя;
• 🎓 установление (присвоение) второй профессии, специальности, квалификации (разряда, класса, категории);
• 🚫 запрет занимать должность по решению суда;
• ⏸️ приостановление и возобновление трудового договора (например, при призыве на военную службу);
• ✉️ увольнение — с основанием и ссылкой на статью ТК РФ;
• 📄 выбор работником формата трудовой книжки — бумажная или электронная (подаётся один раз на сотрудника).

Временные переводы, отпуска, больничные и командировки в СЗВ-ТД не показывают. Это не кадровые мероприятия в смысле трудовой деятельности — для них свои формы учёта.

Подготовка: что проверить до формирования отчёта

Отчёт собирается автоматически из кадровых документов, поэтому его корректность определяется тем, что введено в базе. Перед формированием убедитесь, что:

1. Кадровый документ проведён и его дата совпадает с датой приказа. По приёму и увольнению сведения привязаны именно к дате издания приказа.
2. В организации заполнен регистрационный номер в СФР и реквизиты. Открыть: Настройка → Организации (в ЗУП) или Главное → Организации (в Бухгалтерии), вкладка с кодами и фондами.
3. У сотрудника заполнен СНИЛС — без него строка в отчёт не попадёт и при проверке файл не пройдёт форматный контроль.
4. Должность выбрана из справочника должностей, а не вписана текстом. Для должностей с правом на досрочную пенсию дополнительно заполняют код по ОКЗ и особые условия.

Где в 1С создать документ СЗВ-ТД

Есть два пути, и оба рабочие.

Прямо из кадрового документа. В форме проведённого приёма, перевода или увольнения есть команда создания сведений о трудовой деятельности — она подставляет работника и реквизиты события автоматически. Это самый надёжный способ: меньше ручного ввода.

Через журнал кадровых сведений. В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел Кадры и найдите журнал электронных трудовых книжек (в разных релизах пункт называется «Электронные трудовые книжки» или «Сведения о трудовой деятельности, СЗВ-ТД»). Кнопкой создания нового документа добавьте мероприятия вручную или заполните по сотрудникам за период.

Пути по конфигурациям различаются, поэтому короткая таблица:

Заполнение сведений о мероприятии

Открыв документ, проверьте ключевые поля — программа их подставляет, но отвечает за них бухгалтер или кадровик.

Дата события. Для приёма и увольнения — дата приказа. Для перевода — дата, с которой действует новое условие.

Вид мероприятия. Выбирается из закрытого списка (приём, перевод, увольнение и т. д.). От него зависит, какие поля обязательны.

Трудовая функция. Должность и, при необходимости, структурное подразделение. Текст должен совпадать с штатным расписанием и приказом.

Основание. Реквизиты приказа: вид документа, номер, дата. Для увольнения — ещё и статья, пункт, часть ТК РФ.

Код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ) — пятизначный код. Заполняется по справочнику, вручную его не придумывают.

Если работник впервые попадает в электронную отчётность, в карточке фиксируют и выбор формата трудовой книжки. Этот признак подаётся однократно; повторно при каждом событии он не нужен.

Чтобы было понятнее, как это выглядит на реальном приёме, разберём набор полей по строке:

• вид мероприятия — Приём;
• дата — 9 февраля (дата приказа), а не дата выхода на работу, если они расходятся;
• должность — Бухгалтер из справочника, подразделение — Бухгалтерия;
• код ОКЗ — выбран по классификатору для должности бухгалтера;
• основание — приказ о приёме, его номер и дата;
• трудовая книжка — отметка, что сотрудник выбрал электронный формат.

Такую строку программа соберёт сама, если приём на работу проведён корректно. Ручная правка нужна только там, где кадровый документ не хранит реквизит, — например, если приказ оформлялся вне 1С.

Для перевода правило похожее: в отчёт идёт только постоянный перевод. Если сотрудника перевели на другую должность временно (на период отсутствия основного работника), мероприятие в СЗВ-ТД не создаётся. Это частая ошибка новичков: временное замещение показывают как перевод и потом гадают, почему фонд прислал отказ по отмене.

Сроки сдачи СЗВ-ТД — не перепутайте

Срок зависит от вида события, и это главная практическая тонкость.

На практике это значит: приняли или уволили — отчёт уходит сразу, тянуть до конца месяца нельзя. За нарушение срока предусмотрена административная ответственность по ст. 15.33.2 КоАП РФ. Остальные события можно накопить и сдать одним отчётом до 25-го числа.

Проверка и контроль перед отправкой

Прежде чем отправлять, прогоните файл через встроенную проверку. В форме отчёта ЕФС-1 (или самого документа СЗВ-ТД) есть команда проверки — она сверяет заполнение с форматом СФР и показывает список замечаний.

На что смотреть при проверке:

• 🔍 СНИЛС и ФИО совпадают с данными СФР — программа подсвечивает несоответствия;
• 🔍 нет пропущенных предыдущих мероприятий — если по сотруднику ранее не был подан приём, перевод «повиснет»;
• 🔍 код ОКЗ заполнен и соответствует должности;
• 🔍 дата события не позже даты подписания отчёта.

Если в базе подключена 1С-Отчётность, доступна дополнительная онлайн-проверка на стороне оператора — она ловит ошибки формата до отправки в фонд. Пользуйтесь ей: это бесплатно в рамках сервиса и экономит один цикл «отправка — отказ — исправление».

Выгрузка файла и отправка в СФР

Дальше два сценария — в зависимости от того, как вы сдаёте отчётность.

Через 1С-Отчётность (прямо из программы). После проверки нажмите отправку — файл уйдёт в СФР по телекоммуникационным каналам, а статус обработки вернётся в ту же форму. Отслеживайте его: нужен итоговый положительный протокол, а не только «отправлено».

Выгрузкой в файл. Если отчётность сдаёте через стороннего оператора или шлюз, выгрузите XML-файл командой выгрузки в форме отчёта и укажите папку на диске. Имя файла программа формирует по формату фонда, менять его вручную не нужно. Затем загрузите файл в систему своего оператора.

После отправки сохраняется статус документооборота. Отчёт считается сданным только после получения положительного протокола приёма от СФР. Пока пришло лишь «подтверждение оператора», обязанность не исполнена — ждите протокол фонда.

Статусы отображаются прямо в списке отчётов 1С-Отчётности, и по ним видно, на каком этапе документ:

• Подготовлен — файл сформирован, но не отправлен; обязанность ещё не исполнена;
• Отправлен — ушёл оператору, протокола пока нет;
• Доставлен / принят оператором — дошёл до шлюза, но не до фонда;
• Принят — пришёл положительный протокол СФР, это и есть сдача;
• Отклонён — есть протокол с ошибками, нужно исправлять и слать заново.

Типичные ошибки и как их устранить

Собрали то, что реально приводит к отказам и не очевидно из пошаговой инструкции.

Отдельно про отмену и исправление. Если ошибочное мероприятие уже принято фондом, его не удаляют, а подают корректирующую запись: сначала строку с признаком отмены ранее поданного события, затем — правильную. В 1С для этого в документе есть признак отмены/корректировки мероприятия; вручную XML не правят.

Частые вопросы