Выписываем УПД в 1С: статусы, реквизиты и отправка по ЭДО

УПД в 1С не создают отдельным документом — его печатают из обычной реализации. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), заполните и проведите документ, затем нажмите Печать → Универсальный передаточный документ. В форме печати программа попросит выбрать статус: 1 — документ заменяет и счёт-фактуру, и накладную (акт); 2 — только передаточный документ без функции счёта-фактуры.

От статуса зависит почти всё: нужна ли счёт-фактура, какие строки печатаются, кто и где расписывается. Ниже — как выставить УПД в 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:Управлении торговлей 11, как не ошибиться со статусом и подписантами и как отправить документ контрагенту по ЭДО.

Статус 1 или статус 2: что выбрать

УПД объединяет первичный документ (накладную ТОРГ-12 или акт) и счёт-фактуру в одном бланке. Какую именно функцию он выполняет, определяет цифра статуса в левом верхнем углу формы.

• Статус 1 — вы плательщик НДС, и покупателю нужен вычет. УПД работает одновременно за счёт-фактуру и за передаточный документ. Обязательно должна быть выписана счёт-фактура.
• Статус 2 — счёт-фактура не нужна: вы на УСН, освобождены от НДС по статье 145 НК РФ или продаёте не облагаемые НДС товары. УПД подтверждает только факт передачи.

Если вы выбрали статус 1, но счёт-фактуру в документе реализации не выписали, 1С либо не даст нужную печатную форму, либо напечатает её без реквизитов счёта-фактуры. Поэтому сначала решите по НДС, потом печатайте.

Что проверить в настройках перед выпиской

Отдельного переключателя «включить УПД» в 1С нет — печать доступна из любой реализации. Но пара настроек влияет на то, какой статус вам будет доступен.

Система налогообложения и НДС. Откройте Главное → Налоги и отчёты и проверьте карточку организации. Если указана ОСНО, программа позволит выписывать счета-фактуры и, значит, УПД статуса 1. На УСН счёт-фактура по умолчанию не формируется — останется статус 2.

Реквизиты организации и подписи. В Главное → Организации заполните ИНН, КПП, адрес и раздел с ответственными лицами — руководителем и главным бухгалтером. Эти данные подтянутся в подписи УПД автоматически. Пустые поля руководителя или бухгалтера — самая частая причина незаполненных подписей в печатной форме.

Функциональность. В Главное → Функциональность на вкладке «Торговля» включают комиссионную торговлю, учёт возвратной тары и прочие нетиповые операции. Для обычной продажи товаров и услуг здесь ничего менять не нужно.

Как сформировать УПД на основе реализации

Порядок действий в 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и создайте документ. Выберите вид операции — «Товары», «Услуги» или «Товары, услуги, комиссия».
2. Укажите контрагента и договор. Проверьте, что в договоре стоит нужная ставка НДС и вид цен.
3. Заполните табличную часть: номенклатуру, количество, цену. 1С сама рассчитает сумму и НДС по ставке из карточки номенклатуры или договора.
4. Для статуса 1 выпишите счёт-фактуру — ссылка «Счёт-фактура» или кнопка внизу документа. Без неё статус 1 недоступен.
5. Проведите документ кнопкой Провести.
6. Нажмите Печать → Универсальный передаточный документ и выберите статус.

Отдельно проверьте, как считается НДС. В договоре или в самом документе есть переключатель способа расчёта: «НДС сверху» (налог прибавляется к цене) или «НДС в том числе» (налог выделяется из цены). При одной и той же цене итоговые суммы в УПД получатся разными, а покупатель увидит именно печатную форму — поэтому несоответствие способа расчёта договорённостям сразу бросается в глаза при приёмке.

Если продаёте по предоплате, помните: на сам аванс УПД не выписывают. На полученный аванс оформляется обычный авансовый счёт-фактура, а УПД формируется уже при отгрузке. В документе реализации 1С сама зачтёт аванс и подставит в счёт-фактуру номер платёжного поручения — это реквизит, без которого статус 1 будет неполным.

В 1С:Управлении торговлей 11 логика та же: создаёте «Реализацию товаров и услуг» в разделе Продажи, выписываете счёт-фактуру, печатаете УПД из меню Печать.

Проводки формирует сам документ реализации, а не печатная форма УПД. По обычной продаже товара со склада они такие:

Обязательные реквизиты и подписи сторон

УПД — первичный документ, поэтому к нему применяются требования статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ, а для статуса 1 ещё и статьи 169 НК РФ к счёту-фактуре. 1С заполняет большинство полей автоматически из карточек, но проверить стоит каждое.

Что обязательно должно быть в готовом бланке:

• 📌 номер и дата документа;
• 📌 наименование, адрес, ИНН и КПП продавца и покупателя;
• 📌 грузоотправитель и грузополучатель (если совпадают с продавцом и покупателем, в 1С допустимо «он же»);
• 📌 наименование товара или услуги, единица измерения, количество, цена, стоимость и сумма НДС;
• 📌 для статуса 1 — ставка НДС и номер платёжно-расчётного документа при авансе;
• 📌 подписи ответственных лиц и даты отгрузки и получения.

Подписанты в УПД — отдельная зона внимания. В бланке несколько ролей:

• руководитель и главный бухгалтер (строки счёта-фактуры) — для статуса 1;
• лицо, ответственное за оформление операции, — строка [13];
• лицо, передавшее товар (строка [10]), с датой отгрузки [11];
• лицо, получившее товар со стороны покупателя (строки [15]–[18]), с датой получения.

Строки [10] и [13] заполняет продавец, их подтягивает 1С из ответственных лиц организации. Строки получателя заполняет и подписывает покупатель уже на своей стороне (или в своей базе, если обмен идёт по ЭДО).

При продаже услуг строки грузоотправителя и грузополучателя не заполняются — отгружать нечего. Это нормально: для акта выполненных работ в УПД важны даты оказания и приёмки услуги, а не передачи груза. А если один человек в компании и директор, и бухгалтер, одну и ту же фамилию 1С проставит в оба поля — это допустимо и претензий не вызывает.

Дата отгрузки в строке [11] не должна быть раньше даты самого документа. Расхождение дат — повод для претензий при налоговой проверке.

Печатная форма, штрих-код и исправления

Печатная форма УПД в 1С содержит двумерный штрих-код. В нём закодированы ключевые реквизиты — его считывают при приёмке и при налоговой проверке, чтобы быстро сверить бумажный экземпляр с данными. Удалять или перекрывать штрих-код при печати нельзя.

Перед печатью по кнопке Печать → Универсальный передаточный документ открывается предпросмотр. В нём можно:

• выбрать статус (1 или 2);
• указать, выводить ли расшифровки подписей;
• при необходимости отредактировать наименование грузополучателя.

Если в уже выставленном УПД нашли ошибку, способ исправления зависит от её характера:

Корректировка отражается не только в бланке, но и в учёте. При увеличении стоимости (статус 1) 1С начислит дополнительный НДС в том же периоде, при уменьшении — зарегистрирует УКД в книге покупок, чтобы принять излишне начисленный налог к вычету. Исправление же, если ошибка относится к прошлому кварталу, программа внесёт через дополнительный лист книги продаж — это может потребовать уточнённой декларации. Поэтому прежде чем править документ за закрытый период, посмотрите, в каком квартале он проведён.

Отправка УПД контрагенту через ЭДО

Электронный УПД имеет полную юридическую силу, если подписан электронной подписью и составлен по формату ФНС. Бумажный дубликат при этом не нужен.

Чтобы отправить УПД из 1С по ЭДО:

1. Подключите сервис обмена (1С-ЭДО или 1С-Такском) в разделе Администрирование → Обмен электронными документами.
2. Отправьте контрагенту приглашение к обмену и дождитесь принятия.
3. В документе реализации нажмите ЭДО → Отправить электронный документ. Программа сформирует электронный УПД по действующему формату ФНС и подпишет его вашей подписью.
4. Контрагент получит документ, подпишет со своей стороны, и в вашей базе статус сменится на «Завершён».

Если контрагент обслуживается у другого оператора ЭДО, обмен всё равно возможен через роуминг — приглашение настраивается так же, просто подтверждение может занять до нескольких рабочих дней. Отслеживать все незавершённые документы удобно в рабочем месте Продажи → Текущие дела ЭДО: там видно, что отправлено, что ждёт подписи и по чему контрагент прислал запрос на аннулирование.

Частые вопросы