Договоры в 1С:Бухгалтерии: создание и заполнение карточки

Договор в 1С — это не отдельный документ с текстом, а элемент справочника, который подчинён контрагенту. Поэтому «заполнить договор » в программе означает завести карточку с реквизитами: вид, номер, валюту, параметры НДС. От того, что вы укажете в этой карточке, зависит, на какой счёт лягут расчёты и в каких документах договор вообще будет доступен для выбора.

Самая частая ошибка — путать вид договора. Если завести договор с покупателем как «Прочее», он не появится в реализации, а расчёты уйдут не на тот счёт. Разберём, как заполнить карточку так, чтобы потом не переделывать проводки.

Пути и названия ниже даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 (интерфейс «Такси»). В ЗУП и Управлении торговлей карточка договора устроена похоже, но набор полей отличается.

Где хранятся договоры и что проверить до начала

Справочник «Договоры» подчинён справочнику «Контрагенты» — то есть договор всегда привязан к конкретному контрагенту и существовать сам по себе не может. Отсюда и способ открыть список: зайдите в карточку контрагента и нажмите ссылку Договоры в его командной панели.

Если нужен общий список по всем контрагентам, включите команду Все функции:

1. Нажмите значок меню в левом верхнем углу → Сервис → Параметры.
2. Поставьте флажок Отображать команду "Все функции".
3. Затем Главное меню → Все функции → раскройте Справочники → Договоры.

Перед заведением первого договора проверьте две вещи в разделе Главное → Функциональность:

• на закладке Расчёты — включён ли нужный вид расчётов (например, в условных единицах, если планируете валютные договоры);
• заведена ли сама организация и контрагент с корректными ИНН/КПП — без контрагента договор не сохранить.

Как создать договор: заполняем карточку по шагам

Создать карточку можно двумя путями: из карточки контрагента (ссылка Договоры → кнопка Создать) или прямо из документа — при выборе договора в поступлении или реализации есть кнопка Создать. Второй способ удобнее: программа сразу подставит контрагента и подходящий вид договора.

Порядок заполнения:

1. Вид договора — выберите из списка (С покупателем, С поставщиком, С комитентом…, Прочее и др.). Это ключевое поле, подробнее — в следующем разделе.
2. Наименование — программа подставит его автоматически из вида и номера, но лучше задать своё, понятное: Поставка материалов №12 от 15.01 читается легче, чем просто «Основной договор».
3. Номер и от (дата) — реквизиты из бумажного договора. Номер влияет на печатные формы и отбор в отчётах.
4. Организация — если в базе их несколько, выберите ту, от лица которой заключён договор.
5. Валюта — по умолчанию рубли. Если выбрать иностранную валюту, появится поле с условиями оплаты (в валюте или в рублях по курсу), и по договору начнут считаться курсовые разницы.
6. НДС — для договоров с поставщиком доступен флажок Организация выступает в качестве налогового агента по НДС. Ставьте его только для агентских ситуаций: аренда или покупка госимущества, покупка у иностранца, не состоящего на учёте в РФ.

После заполнения нажмите Записать и закрыть. Договор готов к выбору в документах.

Вид договора — от него зависят счёт и доступность в документах

Вид договора — не формальность. Он определяет, на каком счёте программа будет вести расчёты и в каком документе договор можно выбрать. Сменить вид у договора, по которому уже есть движения, без перепроведения документов не получится, поэтому важно выбрать правильно сразу.

Если вы колеблетесь, какой вид ставить, отталкивайтесь от того, кто кому платит по этой сделке:

Как договор связан с документами и расчётами

После выбора в документе договор становится третьим субконто на счетах расчётов. На счёте 60 и 62 аналитика ведётся в трёх разрезах: Контрагенты, Договоры, Документы расчётов с контрагентом. Благодаря этому вы в любой момент видите долг не в целом по контрагенту, а по каждому договору отдельно.

Что это даёт на практике:

• 📊 оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 с раскрытием по договорам покажет, кто и по какой сделке не заплатил;
• 🔄 зачёт аванса работает в пределах одного договора — если покупатель заплатил по договору №1, эта оплата не закроет долг по договору №2;
• 🧾 при выборе договора в документе программа фильтрует список по виду: в реализацию попадут только договоры «С покупателем», в поступление — «С поставщиком» и «Прочее».

Способ зачёта аванса задаётся не в договоре, а в самом документе — в поле Зачёт авансов (автоматически, по документу или не зачитывать). Это частый источник путаницы: в карточке договора такого переключателя в БП 3.0 нет.

Если по контрагенту в документе не видно нужного договора — почти всегда дело в несовпадении вида. Проверьте в первую очередь именно его.

Печать договора и выгрузка в файл

Здесь важно понимать ограничение: в типовой 1С:Бухгалтерии нет конструктора текста договора. Справочник хранит реквизиты, а не сам текст соглашения с предметом, правами и обязанностями сторон. Поэтому «распечатать договор» одной кнопкой из БП, как счёт или акт, не выйдет.

Варианты, как получить печатный договор:

• Реквизиты для шаблона. Карточку договора и контрагента удобно использовать как источник данных: ИНН, КПП, адрес, номер счёта копируются в ваш шаблон Word. Для одинаковых договоров заведите один образец и создавайте новые кнопкой Создать новый элемент копированием текущего (F9) — реквизиты подтянутся, останется поправить номер и суммы.
• Внешняя печатная форма. Если договоры типовые и печатать их нужно часто, закажите или напишите внешнюю печатную форму — она подставит реквизиты из карточки в готовый макет. Подключается в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки.
• Выгрузка списка. Любую табличную форму — список договоров или ОСВ по договорам — можно сохранить в файл кнопкой Сохранить (значок дискеты в командной панели) в форматах .xlsx, .pdf или .mxl.

Что можно автоматизировать в работе с договорами

Ручного ввода можно заметно сократить — в типовой конфигурации для этого есть несколько механизмов.

• Автозаполнение реквизитов по ИНН. При заведении контрагента программа сама подтягивает наименование, адрес и КПП из государственного реестра — вручную их набивать не нужно.
• Создание договора из документа. Когда вы впервые проводите поступление или реализацию по новому контрагенту, договор создаётся прямо из документа — не нужно заранее заходить в справочник.
• Присоединённые файлы. К карточке договора можно прикрепить скан бумажного оригинала через команду работы с файлами в карточке — скан всегда под рукой и не теряется в папках.
• Напоминания. К договору с ограниченным сроком можно поставить напоминание , чтобы не пропустить дату окончания или пролонгации.

Если контрагентов и договоров сотни, наведите порядок один раз: задайте понятные наименования по единому принципу (например, «вид — номер — дата»), и поиск по списку будет находить нужное с первых букв. Договоры, которые больше не действуют, не удаляйте, а пометьте признаком недействительности или на удаление — так они перестанут мешаться в выпадающих списках документов, но история расчётов сохранится.

Ещё один приём для порядка: группируйте договоры по папкам внутри справочника, если контрагент крупный и договоров у него много. Папка создаётся кнопкой Создать группу и помогает отделить, например, действующие соглашения от архивных.

История изменений: кто и когда правил договор

Чтобы видеть, кто поменял реквизиты договора, включите версионирование объектов. Путь: Администрирование → Общие настройки → Версионирование объектов (в части релизов раздел называется близко — ориентируйтесь на слово «версионирование» в общих настройках).

После включения выберите, для каких объектов хранить версии, и добавьте в список справочник «Договоры». С этого момента при каждом изменении карточки программа сохраняет версию.

Посмотреть историю: откройте карточку договора → в меню Ещё команда История изменений (или Версии объекта). В окне версий видно:

• дату и время каждого изменения;
• пользователя, который правил;
• что именно поменялось — реквизиты можно сравнить между двумя версиями.

Проверка договоров и контрагентов

Перед тем как работать с контрагентом, его стоит проверить — это снижает риск претензий налоговой по необоснованной выгоде.

Что доступно в программе:

• Проверка по ИНН/КПП. Встроенная проверка сверяет реквизиты контрагента с государственным реестром и подсвечивает, если организация ликвидирована или данные не совпадают.
• Досье контрагента. Отчёт собирает сведения о контрагенте из открытых источников: дата регистрации, статус, руководитель, финансовые показатели. Открывается из карточки контрагента.
• Сверка расчётов по договорам. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 62 с группировкой по субконто Договоры — так вы увидите дебиторскую и кредиторскую задолженность в разрезе каждой сделки и найдёте «зависшие» авансы.

Регулярная сверка ОСВ по договорам помогает поймать две типичные проблемы: оплату, которую провели не на тот договор, и аванс, который не зачёлся из-за неверно выбранного способа зачёта в документе.

Частые вопросы