Пошаговое заполнение табеля учёта рабочего времени в 1С ЗУП

Табель в 1С ЗУП 3.1 заполняется не вручную по клеточкам, а сам — из графика работы и документов-отклонений. Задали сотруднику график, провели отпуск и больничный — и в печатной форме Табель учёта рабочего времени (Т‑13) уже стоят верные коды и часы. Руками в табель лезут только тогда, когда учёт ведётся по фактически отработанным часам.

Отсюда и порядок действий: сначала график и настройка учёта времени, потом регистрация отклонений документами, и лишь в конце — печать Т‑13 и сверка перед закрытием месяца. Разберём каждый шаг с точными путями меню и буквенными кодами.

Статья — для ЗУП 3.1 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси». В «1С:Бухгалтерии» кадровый блок урезан, но логика табеля та же.

Настройка учёта времени и выбор формы табеля

Основа табеля — график работы. Пока у сотрудника нет графика, программе неоткуда взять норму часов, и табель останется пустым.

Графики лежат в разделе Настройка → Графики работы сотрудников. Типовые пятидневки создаются на основе производственного календаря (Настройка → Производственные календари), поэтому выходные и праздники подставляются автоматически.

Сам график привязывается к сотруднику в кадровых документах — при Приёме на работу или Кадровом переводе в поле графика. Если график поменялся с середины месяца, оформляется кадровый перевод с новой датой: табель до неё считается по старому графику, после — по новому. Поэтому назначать график «задним числом» через справочник, минуя кадровый документ, не стоит — норма часов в табеле разъедется с кадровой историей.

Форму табеля выбирать отдельно не нужно — ЗУП умеет обе:

• Т‑13 — табель без расчёта оплаты, только отработанное время. Это основная форма: зарплата считается отдельными документами.
• Т‑12 — совмещает учёт времени и расчёт оплаты. В ЗУП почти не используется, потому что расчёт идёт своими документами.

Способ учёта задаётся на уровне графика и настроек расчёта зарплаты. Если все работают по графику, а в кадрах регистрируются только отклонения, — это учёт по отклонениям (вариант по умолчанию). Если нужно вводить фактические часы каждый месяц — это учёт по фактически отработанному времени, для него используется документ Табель.

Как 1С заполняет табель автоматически

По умолчанию ЗУП исходит из простой логики: если по сотруднику нет ни одного отклонения, он отработал всю норму по графику. Поэтому отдельно отмечать «явку» не нужно — её программа подставит сама.

Отклонения вводятся документами, и каждый из них «прорезает» в табеле свой код:

• 🏖️ Отпуск — ежегодный, учебный, без сохранения зарплаты. Раздел Зарплата → Отпуска или Кадры.
• 🤒 Больничный лист — временная нетрудоспособность. Раздел Зарплата → Больничные листы.
• ✈️ Командировка — раздел Кадры → Командировки.
• ❌ Отсутствие (болезнь, неявка, прогул) — разовые невыходы без документа-основания. Раздел Кадры или Зарплата.
• 🌙 Работа в выходные и праздники, Сверхурочная работа — раздел Зарплата.

Проводите такой документ — и в табеле за соответствующие дни появляется нужный буквенный код вместо обычной явки. Пересчитывать ничего не нужно: печатная форма собирает данные на момент формирования.

Такой порядок экономит время на крупном штате: вместо того чтобы вести явку по каждому человеку, кадровик регистрирует только то, что выбивается из графика. Чем меньше в месяце отклонений, тем меньше ручной работы — у сотрудника без единого отпуска и больничного табель заполнится полностью автоматически.

Буквенные коды табеля и их расшифровка

Коды в табеле — не произвольные. Это буквенные и цифровые обозначения из Постановления Госкомстата № 1. ЗУП проставляет их автоматически по виду документа-отклонения. Самые ходовые:

В ячейке табеля сверху стоит код, снизу — количество часов. Для отпуска, больничного и прогула часы не ставятся, только буква: это дни отсутствия, а не отработанное время.

Ручной ввод через документ «Табель»

Документ Табель (раздел Зарплата → Табели) нужен в двух случаях:

1. У сотрудника нет фиксированного графика — например, почасовик или сменщик с плавающим расписанием.
2. Учёт ведётся по фактически отработанному времени, а не по норме графика.

В этом режиме логика обратная: пока нет документа Табель, время за сотрудником не считается отработанным. То есть вы вводите часы по каждому дню руками (или заполняете по графику кнопкой и правите отклонения).

Порядок:

1. Откройте Зарплата → Табели, создайте новый документ, укажите месяц и организацию.
2. Подберите сотрудников. Кнопка автозаполнения проставит дни по графику, если он есть.
3. Поправьте ячейки, где факт отличается от графика: впишите нужный код и часы.
4. Проведите документ.

Ночная работа, выходные и сверхурочные

Особые условия — самое частое место ошибок, потому что одну смену нередко надо разложить на несколько кодов.

Ночные часы (код Н, 02). Отдельный документ обычно не нужен: если в графике помечено ночное время (с 22:00 до 06:00), ЗУП сам делит смену на дневные и ночные часы и ставит в табель оба кода. Проверьте, что в графике стоит признак учёта ночных.

Работа в выходной или праздник (код РВ, 03). Регистрируется документом Работа в выходные и праздничные дни. В табеле за этот день появится РВ с фактическими часами. Оплата — не менее чем в двойном размере либо одинарная плюс отгул (ст. 153 ТК РФ).

Сверхурочные (код С, 04). Это часы сверх нормы по инициативе работодателя. Вводятся документом Сверхурочная работа. В табеле они идут отдельной строкой-кодом поверх обычной явки: сначала Я с нормой, затем С с переработкой.

Командировка (К, 06) в табеле занимает рабочие дни по графику командированного, средний заработок считается отдельно. Дни в пути тоже относятся к командировке.

Отдельного внимания требует частичная явка в день отклонения. Если сотрудник полдня отработал, а потом ушёл по больничному, в табеле за этот день уживаются два кода: Я с отработанными часами и Б. ЗУП делит день сам на основании документа-отклонения с указанием даты начала, но часы отработанной половины стоит проверить вручную.

Суммированный учёт рабочего времени

Для сменных графиков, где за неделю норму часов соблюсти нельзя, применяют суммированный учёт: норма выполняется за учётный период — месяц, квартал или год (ст. 104 ТК РФ). Признак суммированного учёта и длина учётного периода задаются в карточке графика работы.

Табель при суммированном учёте заполняется так же — явки и отклонения по дням, — но норму часов программа сверяет не с каждым месяцем, а с учётным периодом целиком. Переработка сверх нормы за период оплачивается как сверхурочные, и видна она только по итогам периода.

Донорские дни, дни медосмотра, дни сдачи крови и другие оплачиваемые освобождения отмечаются своими кодами (например, ОВ — дополнительные выходные без оплаты, Г — выполнение гособязанностей) и регистрируются документом Отсутствие с нужным видом времени. Если подходящего вида времени в списке нет, его добавляют в справочнике видов времени и привязывают к буквенному коду.

Проверка табеля перед закрытием месяца

Перед тем как печатать Т‑13 и начислять зарплату , табель нужно сверить. Расхождение «часы в табеле ≠ часы в начислении» — классическая причина пересчётов.

Удобный инструмент для сверки — отчёт Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т‑13) в режиме просмотра на экране. Пробегитесь по строкам: пустые ячейки у работавших сотрудников, лишние явки у отсутствовавших, нестыковки по часам видны сразу.

Если после правок отклонений уже были рассчитаны начисления — пересчитайте зарплату за месяц, иначе суммы останутся по старым данным табеля.

Печатная форма Т‑13 и сдача отчётности

Готовый табель печатается из отчёта Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т‑13).

Порядок:

1. Откройте отчёт, выберите организацию, подразделение и месяц.
2. Сформируйте — на экране появится заполненная форма с кодами и часами.
3. Проверьте «шапку»: номер, дату составления, период.
4. Выведите на печать или сохраните в файл (например, в Excel или PDF).

Табель — внутренний документ: в налоговую и СФР (бывший ФСС) его не сдают. Но он обязателен как первичный документ учёта рабочего времени (ст. 91 ТК РФ) и хранится в организации: его запрашивают при проверках трудовой инспекции и при спорах с работниками.

Частые вопросы