Новый пользователь в 1С: добавляем, приглашаем, выдаём права
Содержание
Директор просит «завести девочку из отдела продаж в 1С к завтрашнему утру». Или внешний бухгалтер ждёт приглашения в вашу базу, а письмо не приходит. Задача одна: новый пользователь должен войти в базу и увидеть только то, что ему положено.
Короткий путь для обычной базы: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи → Создать. Вводите имя, разрешаете вход, назначаете группу доступа. Облачная база устроена иначе: там человека приглашают по адресу электронной почты. Начнём с того, как понять, какой у вас случай.
С чего начать: какая у вас база
От типа базы зависит, где вы будете создавать пользователя и как он получит доступ. Определить тип можно за минуту.
| Признак | Файловая / клиент-серверная | Облачная (сервис) |
|---|---|---|
| Как открывают | Ярлык на компьютере или в списке баз | Ссылка в браузере или через тонкий клиент |
| Адрес в списке баз | Путь к папке или сервер и имя базы | Адрес сервиса в интернете |
| Кто создаёт пользователей | Администратор базы | Владелец абонемента или администратор |
| Как получает доступ | Имя и пароль, которые вы задали | Приглашение на почту |
Права на добавление пользователей есть только у администратора. Если пункта Пользователи в меню нет, вы зашли под ролью без права управления доступом. Войдите под администратором или попросите его.
Посмотреть тип базы можно в окне запуска 1С: выделите базу и нажмите Изменить. В строке расположения видно, это папка, сервер или адрес в интернете.
Если вы работаете у обслуживающей организации и база стоит у клиента, сначала уточните, под какой учёткой с правами администратора вам разрешено работать.
Добавляем пользователя в обычной базе
Это основной сценарий для локальных и серверных баз 1С 8.3.
Шаг 1. Откройте список пользователей
- Запустите базу под администратором.
- Перейдите в раздел
Администрирование. - Откройте
Настройки пользователей и прав, затемПользователи.
Если раздела Администрирование не видно, включите полный интерфейс или проверьте роль текущего пользователя. В некоторых конфигурациях раздел называется чуть иначе, ищите по слову «пользователи» в строке поиска по меню.
Шаг 2. Создайте карточку
- Нажмите
Создать. - В поле
Полное имявпишите фамилию и имя сотрудника. Именно оно отображается в документах и журнале регистрации. - Для нового человека лучше создать запись в справочнике физических лиц или выбрать уже существующую. Так проще отличить однофамильцев.
- Включите флажок
Вход в программу разрешён.
Шаг 3. Настройте способ входа
В карточке задаётся, как человек докажет, что он — это он:
- 🔑 Аутентификация 1С:Предприятия — имя и пароль, хранятся в базе. Самый частый вариант.
- 🖥 Аутентификация операционной системы — вход по учётной записи Windows или домена, пароль вводить не нужно.
- 🌐 OpenID — вход через внешний сервис, если он настроен в организации.
Для обычного варианта задайте Имя для входа (латиницей или кириллицей, но без пробелов в конце) и пароль. Если нужно, чтобы человек сам сменил пароль при первом входе, оставьте включённой подсказку на смену пароля, когда она есть в вашей версии.
Не создавайте одну общую учётку «Бухгалтер» на троих. В журнале регистрации невозможно будет понять, кто провёл документ, а при увольнении придётся менять пароль всем.
Шаг 4. Сохраните и проверьте
Нажмите Записать и закрыть. Затем закройте базу, запустите её снова и войдите под новым именем. Проверка занимает полминуты, зато сразу видно, что вход работает, а меню собралось.
Как пригласить пользователя в облачную базу
В облачном сервисе схема другая: вы не придумываете пароль, а отправляете приглашение. Человек получает письмо и сам регистрируется.
- Откройте список пользователей базы в сервисе.
- Найдите команду приглашения (она может называться
Пригласитьили находиться в менюСоздать). - Укажите адрес электронной почты и фамилию.
- Назначьте группу доступа, которая нужна человеку.
- Отправьте приглашение.
В письме будет ссылка. По ней человек создаёт пароль и попадает в базу. Если у него уже есть учётная запись в сервисе, он просто подтверждает приглашение.
| Что может пойти не так | Что проверить |
|---|---|
| Письмо не пришло | Папку «Спам», правильность адреса, корпоративный фильтр почты |
| Ссылка не открывается | Не истёк ли срок приглашения; отправьте новое |
| Человек вошёл, но база пустая | Не назначена группа доступа или роль |
| Нельзя добавить ещё одного | Исчерпано число пользователей по тарифу |
Для внешнего бухгалтера или аудитора заводите отдельную учётку с ограниченными правами. Не давайте ему вход под администратором «на время».
Роли и группы доступа: что человек сможет делать
Создать пользователя мало. Без прав он зайдёт в пустую базу или вообще не зайдёт.
В типовых конфигурациях на базе Библиотеки стандартных подсистем права выдаются через группы доступа. В группе есть профиль (набор ролей) и список участников. Роли напрямую назначать не нужно.
Как выдать права по шагам
Администрирование→Настройки пользователей и прав→Группы доступа.- Выберите подходящую группу или создайте новую.
- Укажите
Профиль— например, «Бухгалтер», «Кадровик», «Только просмотр». Набор профилей зависит от конфигурации. - На вкладке участников добавьте нового пользователя.
- Запишите группу.
Есть и другой путь: открыть карточку самого пользователя и в блоке прав включить нужные группы доступа. Результат тот же.
Что выбирать по задачам
- 📒 Ведёт учёт — профиль бухгалтера, при необходимости с ограничением по организации.
- 👀 Нужно только смотреть отчёты — профиль с правом просмотра.
- 🧑💼 Руководителю нужны сводные данные — профиль руководителя плюс отчёты.
- 🛠 Обслуживающему специалисту — отдельная группа, которую вы отключите после окончания работ.
Не выдавайте профиль «Администратор» всем подряд. Администратор видит и меняет всё: настройки, пользователей, служебные данные. Хватит одного-двух людей на организацию.
Перед массовой переработкой прав сделайте резервную копию базы и согласуйте изменения с регламентом компании. Ошибочно снятые права легко вернуть, а вот случайно выданные широкие права могут остаться незамеченными месяцами.
Ограничение доступа к данным: организации, склады, контрагенты
Бывает, что роль подходит, но человек должен видеть не всё. Например, бухгалтер ведёт одну организацию из трёх, а менеджер работает только со своими покупателями.
Для этого в 1С есть ограничение доступа на уровне записей. Оно работает поверх ролей: даже при праве «читать документы» человек увидит только записи из разрешённого набора.
Как включить
- Перейдите в
Администрирование→Настройки пользователей и прав. - Найдите флажок ограничения доступа на уровне записей и включите его. В некоторых версиях он называется
Ограничивать доступ на уровне записей. - Дождитесь, пока система перестроит служебные данные. На большой базе это может занять время, поэтому не запускайте процесс в разгар рабочего дня.
Как задать значения
- Откройте группу доступа.
- Перейдите к настройке разрешённых значений: это могут быть организации, склады, подразделения, группы контрагентов.
- Для каждого вида доступа выберите значения, которые человеку разрешены. Либо, наоборот, укажите запрещённые, если в настройках выбран такой режим.
| Пример | Что настроить | Результат |
|---|---|---|
| Бухгалтер ведёт ООО «Север» | Разрешённая организация: «Север» | Другие организации в списках не видны |
| Кладовщик работает на складе №2 | Разрешённый склад: №2 | Остатки и документы других складов скрыты |
| Менеджер ведёт своих клиентов | Разрешённая группа контрагентов | Чужие покупатели недоступны |
Включайте ограничения только тогда, когда они действительно нужны. Каждое правило добавляет нагрузку при открытии списков, а ошибка в настройке даёт жалобу «у меня пропали документы».
Группы пользователей: когда работать пачкой
Если сотрудников больше пяти-семи, выдавать права каждому вручную неудобно. Тут помогают группы пользователей.
Идея простая: вы объединяете людей по должности или отделу («Бухгалтерия», «Склад», «Продажи») и назначаете права один раз на всю группу.
- В списке пользователей создайте группу через кнопку создания группы.
- Добавьте в неё участников.
- В группе доступа укажите не отдельных людей, а эту группу пользователей.
Что это даёт на практике:
- ➕ Новый сотрудник отдела получает права сразу после включения в группу.
- ➖ При переводе в другой отдел достаточно сменить группу.
- 🔍 Проще проверить, у кого есть доступ: смотрите состав одной группы, а не 30 карточек.
Пример: в отделе продаж 12 человек. Без групп вы выдаёте права 12 раз, а при каждом найме повторяете это. С группой вы настраиваете профиль один раз и дальше только добавляете человека в список.
Проверка и диагностика: почему пользователь не входит или ничего не видит
Если после настройки человек жалуется, идите от простого к сложному.
Чем проверить права, не заходя под чужим именем
Не нужно просить у сотрудника пароль. Есть два аккуратных способа:
- Посмотрите отчёт по правам доступа в разделе настроек пользователей и прав: он показывает, какие группы и значения действуют для человека.
- Попросите сотрудника показать экран, где появляется ошибка. Текст сообщения почти всегда подсказывает, чего не хватает: роли или разрешённого значения.
Пароль пользователя — личная информация. Администратору он не нужен: забытый пароль не восстанавливают, а задают новый.
Когда человек уходит из компании
Не удаляйте пользователя из справочника: на него ссылаются документы и записи журнала. Вместо этого:
- Снимите флажок разрешения входа.
- Удалите его из групп доступа.
- Если нужно скрыть из списков, пометьте как недействительного (если такая возможность есть в вашей версии).
Так история изменений останется целой, а доступ будет закрыт.