Оприходование поступления товаров и услуг в 1С: от накладной до остатков на складе

Документы поступления в 1С:Бухгалтерии 3.0 вводят в журнале Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), кнопка Поступление. Под накладную на товар выбирают вид операции «Товары», под акт на работы — «Услуги», под смешанную поставку — «Товары, услуги, комиссия». После заполнения строк документ проводят, и программа формирует проводки по счёту 60, приходует номенклатуру на склад и ставит входящий НДС на счёт 19.

Главное при оприходовании — внести данные ровно так, как они указаны в бумажной накладной или УПД поставщика: количество, цену, ставку НДС и реквизиты счёта-фактуры. Если провести документ с неверной ставкой или не зарегистрировать счёт-фактуру, НДС не попадёт в книгу покупок, а остатки на складе разойдутся с фактическими. Ниже — как оформить поступление без таких расхождений.

Что проверить до ввода накладной

Поступление ссылается на несколько справочников. Если их не подготовить, документ придётся прерывать на середине и доводить реквизиты.

• 🏢 Контрагент и договор. Поставщик должен быть в справочнике Справочники → Контрагенты с заполненным ИНН. Договор — с видом «С поставщиком».
• 📦 Склад. Склад, на который приходуете, заводят в Справочники → Склады. Если учёт по складам отключён, поле будет скрыто — это нормально.
• 🔖 Номенклатура. Позиции из накладной должны быть в справочнике Справочники → Номенклатура с правильным видом (товар, материал, услуга). От вида зависит счёт учёта.
• ⚙️ Счета учёта. Регистр Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры подставляет счёт автоматически по виду и складу. Проверьте его перед первым вводом новой группы.

Создание документа поступления по накладной

Основной документ для прихода товара — «Поступление (акты, накладные, УПД)». Порядок заполнения:

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление → Товары (накладная, УПД).
2. В шапке укажите Контрагента, Договор и Склад. Дату документа поставьте по дате накладной поставщика, а не текущую — иначе остатки появятся не тем числом.
3. В поле Накладная № внесите номер и дату первичного документа поставщика. Это реквизиты бумажной накладной, а не внутренний номер 1С.
4. В табличной части по кнопке Добавить (или Подбор для нескольких позиций) выберите номенклатуру, укажите количество, цену и ставку НДС из накладной.
5. Проверьте колонку Счета учёта — для товаров подставляется 41.01, для материалов 10, для услуг производственного назначения 20/26/44.
6. Проверьте сумму внизу: Всего должно совпадать с итогом накладной поставщика до копейки.

Дата документа определяет, каким числом номенклатура встанет на остатки. Ставьте дату накладной, а не дату, когда вы вводите документ.

Для материалов выбирают вид операции «Товары» и счёт 10, для оборудования, которое пойдёт в основные средства , — «Оборудование» со счётом 08.04.1. Услуги вводят через Поступление → Услуги (акт, УПД): там нет количества и склада, только сумма, ставка НДС и счёт затрат.

Если по одной поставке приходят несколько первичных документов (накладная на товар и акт на доставку), затраты на доставку оформляют отдельным документом Поступление доп. расходов на основании накладной. Он распределяет сумму доставки по стоимости или по количеству товара, и себестоимость позиций на складе увеличивается. Это важно для товаров и материалов: по ФСБУ 5/2019 транспортно-заготовительные расходы входят в фактическую себестоимость запасов, а не списываются сразу на затраты.

Когда поставщику перечисляли аванс, при проведении поступления программа сама найдёт выданный аванс на счёте 60.02 и сделает зачёт проводкой Дт 60.01 Кт 60.02. Отдельный документ для зачёта создавать не нужно — главное, чтобы договор в авансе и в поступлении совпадал, иначе аванс не зачтётся и повиснет на 60.02.

Цены, ставки НДС и счёт-фактура

НДС из накладной выделяется в отдельную колонку. В шапке по гиперссылке с реквизитами (цены, НДС) открывается переключатель способа учёта НДС — «НДС сверху», «НДС в сумме» или «Без НДС». Выберите тот, в котором поставщик указал цены, иначе сумма налога посчитается неверно: при «НДС в сумме» налог выделяется из указанной цены, при «НДС сверху» — начисляется поверх неё.

Ставку НДС (20%, 10%, 0%, Без НДС) берут из накладной построчно. Разные позиции в одной накладной могут идти по разным ставкам — например, продукты по 10%, а тара по 20%. 1С это допускает: ставка задаётся в каждой строке табличной части отдельно, а итоговый НДС собирается по всем строкам.

При проведении входящий НДС программа ставит на счёт 19 в разрезе вида ценности:

Чтобы принять НДС к вычету, зарегистрируйте счёт-фактуру поставщика. Внизу документа поступления есть поля Счёт-фактура № и дата — внесите их и нажмите Зарегистрировать. Программа создаст документ «Счёт-фактура полученный» и свяжет его с поступлением.

Если в полученном счёте-фактуре стоит галочка Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения, вычет попадёт в книгу покупок сразу, проводкой Дт 68.02 Кт 19. Если галочку снять, вычет нужно будет заявить отдельно — через регламентную операцию Операции → Регламентные операции НДС → Формирование записей книги покупок.

Когда поставщик работает по УПД, отдельный счёт-фактуру регистрировать не нужно: УПД со статусом 1 сам заменяет и накладную, и счёт-фактуру. В документе поступления в этом случае ставят признак, что первичный документ — УПД.

Проведение документа и печать первички

После заполнения нажмите Провести (чтобы остаться в документе) или Провести и закрыть. Проведённое поступление меняет остатки на складе, задолженность перед поставщиком на счёте 60 и регистры НДС.

Печатные формы доступны по кнопке Печать:

Распечатывать входящие документы обычно не требуется — первичку присылает поставщик. Печать из 1С нужна, когда свой экземпляр накладной утерян или бухгалтерия ведёт бумажный архив приходных ордеров. К каждому документу поступления можно прикрепить скан бумажной накладной: кнопка-скрепка Присоединённые файлы в верхней части формы хранит файл прямо в базе, и при проверке не придётся искать оригинал по папкам.

Проверка остатков и исправление ошибок

После ввода партии поступлений сверьте результат с первичкой. Основные инструменты проверки:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (или 10) — Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Показывает, сколько и на какую сумму приходовали, совпадает ли с накладными.
• 💳 ОСВ по счёту 60 — сверка задолженности перед поставщиком. Красное сальдо по авансам (60.02) без зачёта — признак, что аванс не закрылся.
• 🧾 Книга покупок — Отчеты → Книга покупок. Если вычет по поставке в неё не попал, проверьте, зарегистрирован ли счёт-фактура.

Частые ошибки при оприходовании и как их распознать:

Остаток по счёту 19 на конец квартала должен быть объясним: это НДС по поставкам, где счёт-фактуры ещё нет. Если на 19 висит сумма по документу с зарегистрированным счётом-фактурой — вычет не заявлен, проверьте книгу покупок и регламентную операцию по НДС за период.

Если ошибку нашли в уже проведённом документе, не создавайте новый — откройте прежний, исправьте и перепроведите. Для восстановления правильной последовательности движений за период используйте Операции → Групповое перепроведение документов.

Загрузка поступлений из ЭДО и внешних систем

Вводить накладные вручную имеет смысл, пока их немного. При регулярных поставках приход автоматизируют.

Электронный документооборот (ЭДО). Если поставщик присылает документы через оператора ЭДО, входящие накладные и УПД приходят прямо в 1С — Продажи/Покупки → Текущие дела ЭДО (раздел зависит от настроек, обмен включается в Администрирование → Обмен электронными документами). Из поступившего электронного УПД документ поступления создаётся автоматически по кнопке Создать документы: номенклатуру остаётся сопоставить со справочником один раз, дальше сопоставление запоминается.

Создание на основании. Поступление можно создать из счёта поставщика или из заказа кнопкой Создать на основании — тогда табличная часть заполнится автоматически, и останется сверить цены.

Загрузка из файла. Если поставщик присылает накладную таблицей (Excel, CSV), в документе поступления есть кнопка Загрузить (загрузка из внешнего файла) — программа подхватит строки и предложит сопоставить колонки файла с полями 1С: наименование, количество, цена.

Для разовых поставок автоматизация не окупается — быстрее ввести документ руками. Её включают, когда одних и тех же накладных десятки в месяц и ручной ввод превращается в рутину с опечатками.

Частые вопросы