Файлы и сканы к документам 1С 8.3: вложение, хранение, поиск и права

Чтобы прикрепить документ в 1С, откройте нужный объект (реализацию, счёт, карточку контрагента или сотрудника) и нажмите на значок скрепки в командной панели формы. Откроется список присоединённых файлов: добавьте в него файл с диска кнопкой создания, перетащите его мышью из папки или получите скан прямо со сканера.

Механизм одинаковый в 1С:Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и других типовых конфигурациях на платформе 8.3: везде работает общая подсистема «Присоединённые файлы» из Библиотеки стандартных подсистем. Поэтому ниже описаны действия в интерфейсе «Такси», которые подходят для любой из этих программ.

Как устроены вложения в 1С

Файл в 1С всегда «висит» на конкретном объекте. Это может быть документ, элемент справочника, бизнес-процесс. Сам по себе, отдельно от владельца, присоединённый файл в типовых конфигурациях не живёт.

Что важно знать до первого вложения:

• 📎 Скрепка показывает счётчик. Если к документу уже приложены файлы, рядом со значком видно их количество. По нулю сразу понятно, что скана нет.
• 🗂 Один объект — много файлов. К одной реализации можно приложить скан накладной, PDF счёта-фактуры и фото подписанного акта. Ограничения по количеству нет.
• 💾 Файл копируется в базу. После добавления 1С хранит собственную копию. Удалили исходник из папки «Загрузки» — в программе вложение останется.
• 🔁 Версии. При редактировании файла через 1С сохраняются его версии, можно вернуться к прежнему варианту.
• 🔐 Подпись и шифрование. Если настроена электронная подпись, вложение можно подписать или зашифровать прямо из списка файлов.

Прикрепить файл к документу: пошагово

Возьмём типовую задачу: приложить скан подписанной товарной накладной к документу реализации в 1С:Бухгалтерии.

Способ 1. Файл с диска

1. Откройте документ. Он может быть проведённым или черновиком: вложение не меняет движения.
2. Если документ новый, сначала запишите его кнопкой Записать. К незаписанному объекту файл не прикрепить — программе не к чему его привязать.
3. Нажмите на значок скрепки в командной панели формы.
4. В открывшемся окне нажмите Создать (или кнопку с плюсом) и выберите вариант загрузки файла с компьютера.
5. Укажите файл в стандартном окне Windows и подтвердите выбор.
6. Файл появится в списке. При необходимости откройте его карточку и заполните описание, например «Накладная с подписью покупателя».

Способ 2. Перетаскивание мышью

Откройте список присоединённых файлов (та же скрепка) и перетащите в него один или несколько файлов из Проводника. Это самый быстрый способ, когда нужно приложить сразу пачку сканов.

В некоторых формах файл можно бросить прямо на скрепку или на форму документа, но надёжнее перетаскивать именно в открытый список вложений.

Способ 3. Сразу со сканера

1. В списке присоединённых файлов выберите в меню создания вариант со сканера.
2. При первом запуске 1С предложит установить компоненту сканирования — согласитесь.
3. Выберите сканер, разрешение и цветность. Для накладных и актов обычно хватает 200–300 dpi в оттенках серого.
4. Отсканируйте страницы. Несколько листов можно собрать в один многостраничный файл (PDF или TIFF) — так скан договора не разлетится на десять картинок.

Способ 4. Из шаблона

Если в базе есть шаблоны файлов (например, типовой бланк служебной записки), новое вложение можно создать копированием шаблона и сразу отредактировать.

Как вложить файл в справочник

К карточкам контрагентов, номенклатуры, сотрудников и физических лиц файлы прикрепляются так же — через скрепку в форме элемента. Типовые примеры:

Где 1С хранит прикреплённые файлы

Это главный вопрос для администратора. От выбора места хранения зависят размер базы, скорость резервного копирования и то, что произойдёт с файлами при переносе.

Настройки работы с файлами в типовых конфигурациях находятся в разделе Администрирование. В БП 3.0 это группа общих настроек, где есть ссылка на настройки работы с файлами. Там выбирают вариант хранения.

Варианты хранения

Пока вложений мало, хранение в базе удобнее. Когда сканов становится тысячи, а база перевалила за десятки гигабайт, файлы переносят в тома.

Как настроить тома хранения

1. В настройках работы с файлами включите хранение в томах на диске.
2. Откройте список томов хранения файлов и создайте том.
3. Укажите полный путь. Для клиент-серверной базы это сетевой путь вида \\fileserver\1c_files\buh, а не буква диска на вашем компьютере.
4. При необходимости задайте максимальный размер тома. Когда он заполнится, 1С начнёт писать в следующий том по порядку.
5. Сохраните настройки.

Путь к тому должен быть доступен тому пользователю Windows, от имени которого работает сервер 1С, а не только вам. В клиент-серверном варианте файл записывает рабочий процесс сервера. Если служба запущена от служебной учётной записи (часто USR1CV8), дайте этой записи права на чтение и запись в папку. В файловом варианте доступ нужен каждому пользователю, который добавляет вложения.

Перенос уже накопленных файлов

После включения томов новые файлы пойдут на диск, а старые останутся в базе. Чтобы переложить их, в тех же настройках есть команда переноса файлов между базой и томами. Запускайте её вне рабочего времени: при большом объёме перенос идёт долго и нагружает сервер.

Ограничения на файлы

В тех же настройках администратор может:

• 🚫 запретить загрузку файлов с опасными расширениями (exe, bat, cmd, vbs, js и подобные);
• 📏 ограничить максимальный размер одного файла;
• 🗃 включить или отключить хранение версий.

Ограничение размера защищает от случайной загрузки видео на 2 ГБ, которое потом едет во все копии базы.

Как найти и открыть прикреплённые документы

Внутри объекта

Самый прямой путь — открыть документ и нажать на скрепку. Двойной щелчок по файлу открывает его на просмотр в программе, связанной с этим расширением в Windows: PDF откроется в просмотрщике PDF, docx — в текстовом редакторе.

Из списка вложений файл можно:

• 👁 открыть для просмотра (без изменений);
• ✏️ взять на редактирование — файл помечается как занятый вами;
• 💾 сохранить копию на компьютер;
• 🖨 распечатать;
• 🗑 пометить на удаление.

Редактирование и версии

Когда вы берёте файл на редактирование, 1С кладёт его в рабочий каталог на вашем компьютере и блокирует для других. После правок нажмите команду завершения редактирования — 1С заберёт изменённый файл обратно и, если версии включены, сохранит новую версию.

Если просто закрыть Word и забыть завершить редактирование, коллеги будут видеть файл занятым. Исправленный вариант при этом останется только у вас в рабочем каталоге.

Поиск по всей базе

Найти документ, к которому приложен скан с определённым текстом, помогает полнотекстовый поиск (строка поиска в верхней части окна программы). Чтобы он находил слова внутри вложений:

1. В разделе Администрирование включите полнотекстовый поиск.
2. Убедитесь, что работает регламентное задание извлечения текста из файлов и обновления индекса.
3. Учтите: текст извлекается из текстовых форматов и документов с текстовым слоем. Скан-картинку без распознавания поиск не прочитает.

В списках документов скрепка часто выводится отдельной колонкой. Отсортируйте по ней — и сразу увидите, к каким реализациям сканы ещё не приложены.

Права доступа к вложениям

Права на присоединённые файлы в типовых конфигурациях обычно следуют за правами на сам объект. Кто видит документ, тот видит и его файлы. Кто может изменять документ, обычно может добавлять и удалять вложения.

Настраиваются права в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав, через профили групп доступа. Возможные ситуации:

• 👀 Нужно, чтобы видел, но не менял. Дайте пользователю профиль с правом только на чтение нужных документов. Добавлять файлы он не сможет.
• 🙅 Не видит скрепку вообще. Проверьте, что в его профиле есть роль на работу с присоединёнными файлами. Название роли зависит от конфигурации — ищите в профиле по слову «файл».
• 🔒 Ограничение по организациям. Если включено ограничение доступа на уровне записей (RLS), пользователь не увидит файлы документов чужой организации, потому что не видит сами документы.

Отдельно о персональных данных. Копии паспортов и личных заявлений сотрудников прикладывают только при наличии оснований для их обработки. Доступ к таким вложениям ограничивайте кругом кадровиков, а не всей бухгалтерией.

Ошибки при прикреплении файлов и что с ними делать

Пара ошибок, которые не выдают сообщений, но потом дорого обходятся:

• 🔄 Перенесли базу на другой сервер, а сканы «пропали». Файлы лежали в томах, а перенесли только базу. Скопируйте папку томов и поправьте путь к тому в настройках.
• 📈 База выросла в несколько раз за год. Сотрудники прикладывают цветные сканы по 15 МБ на страницу. Решение — тома, лимит размера и настройка сканера.
• 🧹 Удалили документ — пропали вложения. Присоединённые файлы удаляются вместе с владельцем при удалении помеченных объектов. Нужный скан сначала сохраните на диск.

Частые вопросы