Файлы в карточке документа 1С:ДО: вложения, сканы, версии

Чтобы прикрепить файл в 1С:Документооборот, откройте карточку документа, найдите в ней область «Файлы» и нажмите «Добавить» — или просто перетащите файл мышью из проводника в эту область. Если карточка новая и ещё не записана, программа сначала попросит её записать: файл всегда привязывается к уже существующему документу.

Типичная ситуация: секретарь регистрирует входящий договор, контрагент прислал его в Word, а подписанный экземпляр пришёл бумагой. В одну карточку нужно положить и редактируемый файл, и скан с подписями. Оба файла легко прикрепить за минуту, а потом править договор, не теряя прежних редакций.

Порядок действий одинаков для внутренних, входящих и исходящих документов в актуальных редакциях 1С:Документооборот 3.x. Работа с файлами в программе построена на общих механизмах платформы 8.3, поэтому и кнопки, и поведение во всех видах карточек совпадают.

Где в карточке документа находятся файлы и что проверить заранее

Файлы в 1С:ДО живут не отдельно, а внутри карточки: у документа есть список прикреплённых файлов, у каждого файла — своя карточка с версиями, подписями и историей.

Перед первой загрузкой проверьте три вещи:

• 🔐 Права. Добавлять файлы может тот, у кого есть право изменять карточку. Если документ доступен только для чтения, кнопки добавления будут неактивны.
• 🧩 Клиент. В тонком клиенте всё работает сразу. В веб-клиенте браузеру нужно расширение для работы с файлами — без него загрузка и открытие файлов в редакторе ограничены. Программа сама предложит его установить при первой попытке.
• 📁 Рабочий каталог. При редактировании файл копируется на компьютер пользователя, в рабочий каталог. Его путь и предельный размер настраиваются в персональных настройках работы с файлами. Если на диске мало места, редактирование может не начаться.

Как прикрепить файл к новой карточке документа

Основной файл документа — тот, ради которого карточка создавалась: текст договора, приказа, письма. Его удобнее прикрепить сразу при регистрации.

Способ 1. Кнопка «Добавить»

1. Создайте документ в нужном списке и заполните обязательные реквизиты: вид документа, заголовок, организацию.
2. Запишите карточку. Если сразу нажать добавление файла в незаписанной карточке, программа предложит записать её сама — согласитесь.
3. В области «Файлы» нажмите «Добавить» и выберите вариант загрузки с диска.
4. В окне выбора укажите файл и нажмите «Открыть».
5. Файл появится в списке. Нажмите «Записать» или «Записать и закрыть».

Способ 2. Перетаскивание

Самый быстрый путь: выделите файл в проводнике Windows и перетащите его прямо в область «Файлы» открытой карточки. Можно перетащить сразу несколько файлов — каждый станет отдельным вложением.

Способ 3. Новый файл по шаблону

Если в организации настроены шаблоны файлов (бланк приказа, типовой договор), выберите в меню «Добавить» создание файла по шаблону. Программа создаст копию шаблона внутри карточки, и вы сразу откроете её на редактирование. Исходный шаблон не меняется.

Шаблоны бывают и на уровне всего документа: шаблон документа может заранее содержать нужные файлы. Тогда при создании карточки по такому шаблону файлы подтянутся автоматически.

Дополнительные вложения и скан-копии

У карточки нет ограничения «один документ — один файл». В неё кладут всё, что относится к документу: приложения, спецификации, протокол разногласий, скан подписанного оригинала.

Несколько вложений

Повторяйте добавление для каждого файла или перетащите группу файлов одним движением. Чтобы в списке не запутаться:

• 📝 давайте файлам говорящие имена: Договор_поставки_редакция_контрагента.docx, Договор_поставки_скан_подписанный.pdf;
• 📎 приложения называйте с номером: Приложение_1_Спецификация.xlsx;
• 🗂 не кладите в карточку архивы с десятком файлов внутри — искать по содержимому архива программа не сможет, а коллеге придётся его распаковывать.

Скан с бумажного оригинала

1. Включите сканер и убедитесь, что он виден в Windows.
2. В карточке документа в области «Файлы» выберите в меню «Добавить» вариант со сканера.
3. При первом запуске программа предложит установить компоненту сканирования — подтвердите установку.
4. В настройках сканирования выберите устройство, разрешение и формат результата.
5. Отсканируйте страницы. Многостраничный документ сохраните одним файлом, а не набором картинок.

Ориентиры по настройкам скана:

Если сканер не поддерживается компонентой, отсканируйте документ штатной программой сканера в PDF и прикрепите получившийся файл обычным способом.

Как редактировать прикреплённый файл в Word и других редакторах

Прикреплённый файл можно открыть двумя способами, и разница между ними принципиальная.

• 👁 Открыть — для просмотра. Файл открывается в программе, связанной с расширением в Windows. Изменения в 1С:ДО не вернутся.
• ✏️ Редактировать — файл «занимается» за вами. Остальные пользователи видят, что файл занят, и не могут его править одновременно с вами.

Цикл редактирования

1. Выделите файл в карточке и нажмите «Редактировать». Он откроется в Word, Excel, LibreOffice — в той программе, что назначена в Windows для этого расширения.
2. Внесите правки и сохраните файл в редакторе обычным образом (Ctrl+S).
3. Закройте редактор.
4. Вернитесь в 1С:ДО и нажмите «Закончить редактирование». Программа поместит изменённый файл в базу и освободит его для других.

Если нужно сохранить промежуточный результат и продолжить работу, используйте команду «Сохранить изменения»: правки попадут в базу, а файл останется занятым за вами. Команда «Освободить» снимает занятость без сохранения правок — используйте её, если открыли файл по ошибке.

Пока вы не нажали «Закончить редактирование» или «Сохранить изменения», правки лежат только в рабочем каталоге на вашем компьютере. Коллеги их не видят, а при сбое диска они пропадут.

Что настроить под себя

В персональных настройках работы с файлами есть параметры, которые экономят время:

• действие по двойному щелчку на файле — открыть сам файл или его карточку;
• программа для сравнения версий — Microsoft Word или LibreOffice/OpenOffice Writer;
• путь к рабочему каталогу и его максимальный размер.

Версии файла: как появляются и как вернуть прежнюю

Каждое завершённое редактирование создаёт новую версию файла. Старые не затираются, а остаются в истории — в этом главное отличие от общей папки на сервере.

Где смотреть историю

Откройте карточку файла (не документа, а именно файла) и перейдите к списку версий. Для каждой версии видно:

• 👤 кто её поместил;
• 🕒 дату и время;
• 📏 размер;
• 💬 комментарий, если автор его оставил.

Как сравнить две редакции

Выделите две версии текстового файла и выберите сравнение. Программа откроет их в редакторе, указанном в настройках, в режиме сравнения правок — удобно, когда контрагент вернул договор «с небольшими изменениями».

Как откатиться

Если последняя правка оказалась ошибочной, выберите нужную старую версию и сделайте её текущей (активной). Новые версии при этом не удаляются: при необходимости к ним можно вернуться тем же способом.

Новая версия без правки в редакторе

Бывает, что новую редакцию прислали отдельным файлом по почте. Не надо прикреплять его вторым вложением с именем Договор_v2: в карточке файла есть команда обновления из файла на диске. Так новая редакция встанет в историю того же файла, и в карточке не будет трёх почти одинаковых договоров.

Какие файлы можно прикрепить: размер, расширения, хранение

Жёсткие ограничения задаёт не платформа, а администратор системы в настройках работы с файлами.

В базе или в томах

При хранении в информационной базе каждый скан увеличивает её размер, а значит — время резервного копирования и обновления. Поэтому в рабочих системах файлы обычно выносят в тома — каталоги на диске сервера. Для пользователя разницы нет: прикрепление выглядит одинаково.

Тома имеют свой предельный размер. Когда текущий том заполнен, программа пишет в следующий. Если свободных томов нет, добавление файлов остановится с ошибкой — это задача администратора, а не пользователя.

Практичные форматы

• 📄 тексты для правки — docx, odt;
• 📊 таблицы — xlsx, ods;
• 🖨 сканы и итоговые версии — pdf;
• 🖼 фото и картинки — jpg, png.

Полнотекстовый поиск находит слова внутри текстовых форматов. Внутри скана-картинки он слов не видит, если документ не распознан. Поэтому подписанный скан полезно дополнить редактируемым файлом той же редакции.

Почему файл не прикрепляется: ошибки и что делать

Большинство проблем с вложениями укладывается в несколько сценариев. Выберите симптом, чтобы увидеть причину.

Если не помогло

1. Попробуйте прикрепить другой небольшой файл, например пустой txt. Если он прошёл — проблема в конкретном файле: размере, расширении, повреждении.
2. Попробуйте то же действие в тонком клиенте, если работаете в браузере, или наоборот. Так вы поймёте, связана ли ошибка с расширением браузера.
3. Перешлите администратору полный текст ошибки и имя файла. Скриншот окна с сообщением ускорит разбор.

Частые вопросы