Вложения в документах 1С 8.3: скрепка, хранение, подпись и ошибки
Содержание
Чтобы прикрепить файл в 1С:Предприятии 8.3, откройте документ или элемент справочника и нажмите кнопку со скрепкой «Присоединенные файлы» в командной панели формы. В открывшемся списке добавьте файл с диска, по шаблону или со сканера — либо просто перетащите его мышью из папки Windows в этот список. Документ перед этим должен быть записан.
Способов прикрепить файл в 1С несколько. Скрепка подходит для разовых вложений: договор, скан накладной, акт сверки от контрагента. Сканер выручает, когда бумажный оригинал лежит на столе. А готовую печатную форму удобнее сразу присоединить к документу из окна печати, без сохранения на диск. Всё это работает одинаково в Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и других типовых решениях на Библиотеке стандартных подсистем (БСП).
Способы прикрепления файла: что выбрать
| Способ | Когда удобен | Что учесть |
|---|---|---|
| 📎 Скрепка → файл с диска | Файл уже лежит на компьютере | Один или несколько файлов за раз |
| 🖱️ Перетаскивание | Много файлов из одной папки | Тащить в открытый список присоединённых файлов |
| 🖨️ Со сканера | Бумажный оригинал | Нужен сканер с драйвером TWAIN и компонента сканирования |
| 📄 По шаблону | Типовой бланк, который потом заполняют | Шаблоны заранее заводят в базе |
| 🧾 Из окна печати | Нужно сохранить печатную форму документа в PDF | Файл ложится прямо в вложения документа |
Все способы кладут файл в одно место — в список присоединённых файлов объекта. Разница только в источнике.
Как прикрепить файл к документу 1С: базовый порядок
Шаг 1. Запишите объект
Новый документ, который ещё ни разу не записывали, файлов принять не может: у него пока нет ссылки в базе. Нажмите Записать (или Провести и закрыть, а потом откройте документ снова). Для справочников то же самое: сначала сохраните карточку контрагента или сотрудника.
Шаг 2. Откройте список вложений
В командной панели формы найдите значок скрепки. Если файлов ещё нет, значок серый. Когда вложения появятся, рядом отобразится их количество — по нему видно, что к документу что-то приложено, не открывая его.
Если скрепки на панели не видно, загляните в меню Ещё. Иногда кнопку убрали из панели настройкой формы, и её можно вернуть через Ещё → Изменить форму.
Шаг 3. Добавьте файл
- В списке присоединённых файлов нажмите команду добавления.
- Выберите источник: файл с диска, шаблон или сканер.
- Укажите файл в стандартном окне Windows. Можно выделить сразу несколько, удерживая
Ctrl. - Дождитесь, пока файл появится в списке.
Быстрее всего — перетаскивание. Откройте папку в Проводнике, выделите файлы и бросьте их мышью в окно списка. 1С загрузит их без лишних вопросов.
Шаг 4. Работа с прикреплённым файлом
Двойной щелчок открывает файл на просмотр в программе, которая сопоставлена расширению в Windows: PDF — в просмотрщике, DOCX — в Word.
Чтобы изменить вложение, используйте команду редактирования. Файл помечается как занятый вами, другие пользователи видят, кто его взял. После правок нажмите «Закончить редактирование» — новая версия уйдёт в базу. Если передумали, команда «Освободить» снимет отметку без сохранения изменений.
Если в карточке файла включено хранение версий, каждое «Закончить редактирование» создаёт новую версию. Старую можно открыть или сделать текущей. Для договоров с несколькими редакциями это удобнее, чем плодить «Договор_v2_финал_точно.docx».
Печатная форма как вложение
Сформируйте печатную форму (например, счёт или акт), в окне печати нажмите Сохранить. В диалоге выберите формат (PDF, XLSX, DOCX) и вариант «присоединить к документу» вместо сохранения в папку. Готовый файл появится под скрепкой. Так удобно фиксировать, какой именно вариант счёта ушёл клиенту.
Сканирование напрямую в 1С
При первом сканировании программа предложит установить компоненту сканирования. После неё в настройках выбирают устройство, разрешение, цветность и формат. Для документов хватает 200–300 dpi в оттенках серого. Компонента сканирования рассчитана на Windows, поэтому сканируют из клиента на компьютере с Windows.
Где хранятся вложения и как настроить хранилище
По умолчанию прикреплённые файлы хранятся прямо в информационной базе, в табличной части служебного справочника. Для небольшой фирмы это нормально. Но при тысячах сканов база быстро распухает.
Альтернатива — тома хранения файлов: каталоги на диске или сетевом ресурсе, куда 1С складывает сами файлы, а в базе остаются только ссылки на них.
Как включить тома
- Откройте
Администрирование → Общие настройки. - В группе настроек работы с файлами включите хранение файлов в томах на диске.
- Перейдите по ссылке к списку томов и создайте том.
- Укажите полный путь к каталогу и, при желании, максимальный размер тома в мегабайтах.
- Если томов несколько, задайте порядок заполнения: следующий том начинает использоваться, когда предыдущий заполнен.
В клиент-серверной базе файлы в том пишет не компьютер пользователя, а сервер 1С. Поэтому путь указывайте в формате UNC (\\fileserver\1c_files\buh), а права на запись выдайте учётной записи, под которой работает служба сервера 1С (часто это USR1CV8). Диск Z:, подключённый у пользователя, сервер не видит.
Уже загруженные файлы после включения томов остаются в базе. Их переносят отдельно, командой переноса из формы списка томов. Делайте это вне рабочего времени: при большом объёме перенос идёт долго.
Параметры загрузки
В тех же настройках работы с файлами задают:
- 📏 максимальный размер одного загружаемого файла;
- 🚫 запрещённые расширения — список типов, которые нельзя прикрепить (исполняемые
exe,bat,cmd,jsи т. п.); - 🔎 расширения текстовых файлов для полнотекстового поиска по содержимому.
Личные настройки пользователя — рабочий каталог на компьютере и размер локального кэша файлов — находятся в разделе Настройки (персональные настройки работы с файлами). Рабочий каталог — это папка, куда 1С выгружает файл при открытии и редактировании.
Тома хранения нельзя чистить вручную через Проводник. Если удалить или переименовать файл в каталоге тома, ссылка в базе останется, а открыть вложение уже не получится.
Электронная подпись и шифрование вложений
Прикреплённый файл можно подписать электронной подписью и зашифровать, не выходя из 1С. Это удобно для внутреннего согласования: подписанный договор лежит рядом с документом, и подпись проверяется в один клик.
Что подготовить
- Установите криптопровайдер (КриптоПро CSP или ViPNet CSP) и сертификат подписи на компьютер.
- В
Администрирование → Общие настройкиоткройте раздел электронной подписи и шифрования, включите использование подписей. - Проверьте, что программа криптопровайдера есть в списке программ, и добавьте свой сертификат в список сертификатов базы.
Подпись и проверка
Выделите файл в списке присоединённых файлов и в меню электронной подписи выберите «Подписать». Укажите сертификат и пароль. Подпись сохраняется вместе с файлом, а в списке появляется отметка о том, что файл подписан.
Там же доступны:
- ✅ проверка подписи — показывает, действителен ли сертификат на момент подписания;
- 📥 добавление подписи из файла — если контрагент прислал документ и отдельный файл подписи (
.sig,.p7s); - 💾 сохранение вместе с подписью — выгружает файл и подпись для передачи наружу.
Шифрование
Зашифрованный файл может открыть только владелец сертификата, указанного при шифровании. Перед шифрованием добавьте в список получателей себя — иначе прочитать файл потом не сможете даже вы.
Подписанный файл нельзя редактировать: любое изменение сделает подпись недействительной, поэтому 1С блокирует правку. Зашифрованный файл перед редактированием нужно расшифровать.
Ограничения: размеры, форматы, веб-клиент
Тонкий клиент
Полный набор функций: перетаскивание, редактирование с возвратом версии, сканирование, подпись. Ограничения задаются только настройками базы — максимальный размер и запрещённые расширения.
Веб-клиент
Загрузить файл можно и без дополнительных компонентов — через диалог браузера. Но для редактирования с автоматическим возвратом в базу, работы с рабочим каталогом и подписи браузеру нужно расширение для работы с 1С:Предприятием (браузерное расширение платформы). Без него файл придётся скачивать, править и загружать заново.
Сервис 1С:Фреш и облачные базы
В облачных базах тома хранения на своём диске не настроить: файлы хранятся на стороне сервиса. Ограничение по размеру базы задаётся тарифом, поэтому крупные сканы лучше сжимать до загрузки.
Файловая база по сети
Файловую базу
в общей папке открывают многие небольшие фирмы. Прикреплять файлы
так тоже можно, но тяжёлые вложения заметно увеличивают размер файла 1Cv8.1CD, а с ним время запуска и копирования.
Ошибки при прикреплении и открытии файлов
Отдельный случай — файл открывается, но в нём старое содержимое. Обычно это локальный кэш: пользователь открыл файл из рабочего каталога, а не из базы. Очистите рабочий каталог в персональных настройках работы с файлами и откройте вложение снова.
Если нужно прикрепить файл к объекту, где скрепки нет, а дорабатывать конфигурацию не хочется, — приложите файл к связанному документу. Например, скан доверенности можно хранить в карточке контрагента, а не в каждом поступлении.
Как не утяжелить базу вложениями
Вложения — частая причина, по которой база вырастает с 2 до 20 ГБ за пару лет. Несколько правил держат её в форме.
Сжимайте сканы
Цветной скан листа A4 при 300 dpi без сжатия весит около 26 МБ (2480 × 3508 точек × 3 байта). Тот же лист в JPG или PDF с сжатием — порядка 0,5–1 МБ. Разница в 25–50 раз. Поэтому:
- 🖤 сканируйте документы в оттенках серого или чёрно-белом режиме;
- 📐 ставьте 200–300 dpi, а не 600;
- 📄 сохраняйте в PDF или JPG, не в BMP и TIFF без сжатия.
Переводите файлы в тома
Для клиент-серверной базы с активным документооборотом тома — практически обязательный шаг. Резервная копия SQL-базы становится меньше и создаётся быстрее, а каталоги томов копируются отдельно, обычным файловым бэкапом.
При переходе на тома резервная копия базы перестаёт содержать сами файлы. Включите каталоги томов в общий план резервного копирования, иначе после восстановления базы вложения окажутся «пустыми ссылками».
Полнотекстовый поиск по вложениям
Если включён полнотекстовый поиск, 1С извлекает текст из файлов фоновым регламентным заданием. На больших объёмах это нагружает сервер. Планируйте обновление индекса на ночь, а лишние типы файлов уберите из списка текстовых расширений.
Не храните дубли
Один и тот же договор часто прикрепляют к каждому поступлению по нему. Достаточно положить его один раз — в карточку договора или контрагента.