Вложения в 1С:ЗУП 3.1: скан приказа, заявление или справка прямо в карточке сотрудника

Чтобы прикрепить файл в 1С:ЗУП 3.1, откройте нужный документ или карточку сотрудника и нажмите кнопку со скрепкой в командной панели формы. Откроется список присоединённых файлов: там выбираете Добавить и указываете файл с диска, со сканера или из шаблона. Файл можно и просто перетащить мышью из проводника в этот список.

Вложение остаётся привязанным к объекту. Скан подписанного приказа живёт внутри документа «Приём на работу», копия диплома — в карточке сотрудника, больничный от работника — в документе «Больничный лист». Число вложений видно прямо на кнопке-скрепке, поэтому сразу понятно, где файлы уже есть.

Включение работы с файлами в ЗУП: что проверить до первой загрузки

В типовой ЗУП 3.1 присоединённые файлы работают «из коробки». Скрепка есть в карточке сотрудника, в кадровых документах, в документах начислений и в большинстве справочников. Отдельно «включать сервис» обычно не нужно.

Настраивать стоит другое — где лежат файлы и какие ограничения действуют. Эти параметры собраны в Администрирование → Общие настройки, в группе про работу с файлами. Название группы в разных релизах слегка отличается, но ищите блок со ссылками на настройки работы с файлами и на тома хранения.

Что там задаётся:

• 📦 Место хранения — внутри информационной базы или в томах на диске.
• 📏 Максимальный размер файла — всё, что больше, программа не примет.
• 🚫 Запрещённые расширения — список типов файлов, которые загружать нельзя (исполняемые, скрипты).
• 🗂️ Тома хранения — каталоги на диске или в сети, куда пишутся файлы, если выбрано хранение в томах.

Как прикрепить файл к документу или карточке сотрудника

Порядок одинаковый для документа, справочника и карточки работника. Разница только в том, к какому объекту вы привязываете файл.

Добавление файла с компьютера

1. Откройте объект: например, Кадры → Сотрудники и карточку нужного человека, или документ в журнале Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.
2. Запишите объект, если он новый. К незаписанному документу вложение не прикрепить: программе не к чему его привязать.
3. Нажмите кнопку со скрепкой. Откроется список присоединённых файлов этого объекта.
4. Нажмите Добавить и выберите вариант «файл с диска».
5. Укажите файл в стандартном окне выбора. После загрузки он появится в списке с именем, размером и датой.

Второй путь быстрее: перетащите один или несколько файлов из проводника прямо в открытый список вложений. Сразу пачкой удобно грузить, например, сканы всех страниц паспорта.

Сканирование прямо в 1С

Если к рабочему месту подключён сканер, выберите в меню Добавить вариант со сканера. При первом запуске программа предложит установить компонент сканирования и выбрать устройство.

Полезные настройки сканирования:

Сохранение печатной формы как вложения

Частый сценарий в ЗУП: сформировали приказ или расчётный листок и хотите сохранить именно ту версию, что ушла на подпись. Откройте печатную форму, нажмите Сохранить и в окне сохранения выберите вариант прикрепить к документу, а не сохранить на компьютер. Формат — PDF или XLSX.

Так в документе остаётся «снимок» формы на дату печати. Если потом документ перепроведут, сохранённый файл не изменится.

Создание файла по шаблону

Вариант «из шаблона» создаёт новый файл по заготовке: например, бланк заявления в Word. Шаблоны хранятся в общем справочнике файлов. Пункт полезен, если отдел кадров часто прикладывает однотипные документы и хочет единое оформление.

Где хранятся прикреплённые файлы: в базе или в томах на диске

Это главное решение по вложениям, и принимать его лучше до того, как отдел кадров начнёт массово сканировать.

Прикинуть объём просто. Скан одного листа в PDF при 300 dpi весит примерно 150–400 КБ. Личное дело на 15 листов — около 3–5 МБ. На 500 сотрудников это 1,5–2,5 ГБ только кадровых сканов, без больничных и заявлений.

Как настроить тома

1. В настройках работы с файлами отметьте хранение в томах на диске.
2. Откройте список томов и создайте том: укажите путь для Windows и, при необходимости, для Linux-сервера.
3. Задайте предельный размер тома. Когда он заполнится, программа начнёт писать в следующий том по порядку.

Перевести уже накопленные файлы из базы в тома можно штатными средствами: в списке томов есть команды обслуживания, включая перенос файлов и проверку целостности. Перед переносом сделайте резервную копию базы — операция затрагивает все вложения разом.

Тома не входят в выгрузку .dt. Если копируете базу на другой компьютер или в тестовую среду, каталоги томов переносите отдельно, иначе в копии файлы будут числиться, но не откроются.

Редактирование и версии прикреплённого файла

Вложение можно не только смотреть, но и править прямо из 1С. Двойной клик открывает файл на просмотр во внешней программе: PDF — в просмотрщике, DOCX — в Word.

Для правки файл берут в работу:

1. Выделите файл в списке и выберите редактирование. Файл помечается как занятый вами, остальные видят его только на чтение.
2. Внесите изменения во внешней программе и сохраните.
3. Вернитесь в 1С и завершите редактирование. Программа загрузит изменённый файл обратно и освободит его.

Если в карточке файла включено хранение версий, при каждом завершении редактирования создаётся новая версия. Старые не пропадают: их можно открыть и сравнить, а при необходимости сделать текущей одну из прежних.

Если файл «завис» в статусе занятого — сотрудник уволился или ушёл в отпуск, — освободить его может администратор из списка файлов. Изменения, которые человек не загрузил обратно в 1С, при этом теряются.

Права доступа к вложениям и защита персональных данных

Отдельных прав на каждый файл в ЗУП не назначают. Доступ к вложению следует за доступом к объекту-владельцу: кто может открыть документ, тот видит его файлы. Кто может документ изменять, тот может добавлять и удалять вложения.

Отсюда практические выводы:

• 👤 Скан паспорта в карточке сотрудника увидит любой, у кого есть доступ к этой карточке. Если расчётчик видит всех сотрудников, он увидит и все сканы.
• 🏢 Ограничение по организациям и подразделениям работает и для файлов: включите ограничение доступа на уровне записей в Администрирование → Настройки пользователей и прав, и вложения чужих подразделений тоже скроются.
• 🔐 Удаление вложений доступно тем, кто может менять объект. Если важно, чтобы сканы не пропадали, не давайте рядовым пользователям права на изменение закрытых кадровых документов.

Сканы паспортов, СНИЛС, медицинских справок и больничных — персональные данные работника. Работодатель обязан ограничить к ним доступ кругом лиц, которым они нужны по работе, — этого требуют закон о персональных данных и глава 14 Трудового кодекса. На практике это значит: не прикладывайте медицинские документы туда, где их видит половина бухгалтерии, и настройте группы доступа до массовой загрузки.

Если в базе включена электронная подпись, вложение можно подписать или зашифровать прямо из списка файлов. Подпись хранится вместе с файлом, а при изменении файла после подписания она становится недействительной.

Массовая загрузка и автоматизация вложений

Прикладывать по одному файлу к 300 карточкам вручную долго. Варианты ускорить работу:

1. Перетаскивание пачкой. Открыли карточку, выделили в проводнике все сканы сотрудника, бросили в список вложений. Для десятков сотрудников это самый быстрый путь без программиста.
2. Сканер с подачей. Многостраничное сканирование в один PDF через компонент 1С экономит время на склейке файлов.
3. Обработка загрузки. Если сканы названы по табельному номеру или СНИЛС (000123_pasport.pdf), программист пишет внешнюю обработку : она разбирает имя, находит сотрудника и прикладывает файл. Для этого в типовой конфигурации есть программный интерфейс библиотеки стандартных подсистем, модуль РаботаСФайлами. Обработка подключается через дополнительные отчёты и обработки, конфигурацию снимать с поддержки не нужно.
4. Синхронизация с облаком. В подсистеме работы с файлами есть синхронизация присоединённых файлов с облачным сервисом по протоколу WebDAV. Её настраивают в тех же общих настройках, если компания хранит документы в корпоративном облаке.
5. Кабинет сотрудника . Если подключён сервис 1С:Кабинет сотрудника, часть заявлений и подтверждающих документов приходит от работников в электронном виде и не требует ручного сканирования.

Почему файл не прикрепляется: частые ошибки и решения

Отдельно о веб-клиенте. Чтобы открывать вложения на редактирование и загружать их обратно без лишних окон, браузеру нужно расширение для работы с 1С:Предприятием. Без него просмотр и загрузка работают, а редактирование превращается в ручное скачивание и повторную загрузку.

Частые вопросы