Счёт на оплату в 1С: создание, скан-копия и связь с платежом

Под «прикрепить счёт в 1С» обычно понимают два разных действия. Если нужно приложить скан бумажного счёта поставщика к документу — откройте это поступление и нажмите на скрепку «Присоединённые файлы». Если нужно выставить собственный счёт на оплату покупателю — зайдите в Продажи → Счета покупателям и нажмите «Создать».

Эти два сценария часто путают, потому что словом «счёт» называют и бумагу от поставщика, и собственный документ на продажу. Отсюда и разные кнопки: входящий счёт — это файл, который прикрепляют к поступлению, а исходящий — полноценный документ 1С с номером, печатной формой и возможностью отправки контрагенту.

Пути ниже даю для 1С:Бухгалтерии 3.0 с интерфейсом «Такси». В торговых конфигурациях раздел может называться иначе — такие различия отмечу по ходу.

Выставляем счёт на оплату покупателю

Счёт на оплату — это предложение оплатить товар или услугу. Он не формирует проводок и не создаёт задолженности в учёте: это информационный документ, по которому покупатель переводит деньги.

Порядок в 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Продажи → Счета покупателям и нажмите Создать.
2. Выберите Контрагент и Договор. Если договора нет, 1С создаст его автоматически при записи.
3. Заполните табличную часть: номенклатуру, количество, цену. Ставка НДС подставится из карточки номенклатуры или настроек учёта.
4. Проверьте Банковский счёт организации — именно его реквизиты попадут в печатную форму.
5. Укажите Срок оплаты (поле «Оплата до») — он выводится в счёте и используется для контроля просрочки.
6. Запишите документ кнопкой Записать.

Отдельная строка счёта может быть и услугой, и товаром — тип подставляется из карточки номенклатуры. Если по одной позиции НДС считается «сверху», а по другой «в том числе», проверьте настройку Цены включают НДС в шапке документа: она действует сразу на всю табличную часть.

Счёт на основании заказа: когда и где

В 1С:Бухгалтерии отдельного документа «Заказ клиента » нет — счёт выставляют напрямую. Основание в виде заказа появляется в торговых конфигурациях:

В УТ 11 счёт создаётся на основании заказа клиента кнопкой Создать на основании — реквизиты, номенклатура и суммы переносятся из заказа автоматически, вручную ничего перебивать не нужно.

Юридически счёт на оплату не обязателен: платить можно и по договору. Но на практике он удобен — покупатель получает готовые банковские реквизиты и сумму, а вы фиксируете договорённость с конкретным сроком оплаты. Поэтому счёт выставляют почти всегда, даже по разовым сделкам.

Прикрепляем скан входящего счёта к документу

Скан счёта от поставщика привязывают к документу поступления через механизм присоединённых файлов. Он работает почти у любого документа и справочника.

1. Откройте нужный документ — например, Поступление (акты, накладные) или карточку контрагента.
2. Нажмите на значок скрепки в верхней части формы (или Ещё → Присоединённые файлы).
3. В открывшемся окне нажмите Добавить и выберите способ: Загрузить с диска, Сканировать или просто перетащите файл мышью в окно.

Перед массовой загрузкой сканов проверьте, где 1С хранит файлы. По умолчанию присоединённые файлы складываются в саму информационную базу и быстро её раздувают. В разделе Администрирование есть настройки работы с файлами — там хранение переключается на тома на диске. Для файлового варианта базы это особенно важно.

Как подключить сканер

Чтобы кнопка Сканировать заработала, нужен установленный в Windows драйвер сканера с поддержкой TWAIN. При первом запуске сканирования 1С предложит выбрать устройство и задать параметры — разрешение, цветность, формат (обычно PDF или JPG, многостраничный PDF удобен для пачки листов).

Так же прикрепляют не только счета: договоры, акты сверки, доверенности. Файл остаётся привязанным к документу и открывается прямо из 1С.

Как посмотреть и заменить приложенный файл

Если к документу уже прикреплены файлы, скрепка показывает их количество. Откройте окно присоединённых файлов двойным щелчком по строке — скан откроется во встроенном или системном просмотрщике. Там же доступны команды:

• ✏️ редактировать — 1С «занимает» файл на время правки, чтобы коллега не изменил его одновременно;
• 🕓 посмотреть историю версий — если файл правили, сохраняются предыдущие редакции;
• 💾 сохранить на диск — выгрузить скан обратно в файл.

Многостраничный счёт удобнее хранить одним PDF, а не россыпью JPG: так его проще открыть и отправить. Если сканер выдаёт по странице на файл, соберите их в один PDF до загрузки либо включите в параметрах сканирования многостраничный режим.

Нумерация и печать счёта

Номер счёту присваивается автоматически при записи. В начале номера стоит префикс организации — он разделяет нумерацию, если в базе несколько юрлиц. Префикс задаётся в карточке организации (Главное → Организации) и в общих настройках.

Менять номер вручную без необходимости не стоит: это сбивает сквозную нумерацию и в следующем документе 1С снова предложит свой порядковый номер. Если нужно начать нумерацию заново (например, с нового года), достаточно префикса и годовой периодичности — отдельно «обнулять» ничего не требуется.

По кнопке Печать обычно доступно несколько форм: обычный счёт на оплату и счёт с печатью и подписью. Если по счёту идут услуги, в печатной форме они так и выводятся строками — отдельного «счёта на услуги» заводить не нужно. Перед печатью можно переключить вид формы прямо в окне просмотра.

Печатная форма вызывается кнопкой Печать → Счёт на оплату. Чтобы счёт выходил с логотипом, печатью организации и подписью (факсимиле), загрузите их заранее:

1. Откройте карточку организации в Главное → Организации.
2. Перейдите по ссылке Логотип и печать.
3. Загрузите картинки логотипа, печати и факсимильной подписи руководителя и главного бухгалтера.

После этого в счёте станет доступна печать с готовым оттиском — распечатывать, подписывать и сканировать вручную не нужно.

Повторное выставление и копирование счетов

Одинаковые счета одному и тому же покупателю не нужно набивать заново. В списке Продажи → Счета покупателям встаньте на подходящий счёт и нажмите клавишу F9 (или Создать новый элемент копированием текущего). 1С создаст копию с теми же контрагентом, договором и номенклатурой — останется поменять дату и, при необходимости, суммы.

Это выручает, когда счёт выставляется регулярно (аренда, абонентская плата, подписка): один «эталонный» счёт копируется каждый месяц за пару секунд. Номер при копировании присвоится новый, автоматически.

Если покупатель потерял счёт или вы правите реквизиты до оплаты — не плодите документы. Откройте исходный счёт, внесите изменения и перепечатайте. Новый счёт заводят только когда меняется суть сделки: другая номенклатура, другие суммы, другой договор.

Отправка счёта: почта и ЭДО

Готовый счёт можно отдать покупателю тремя способами.

По электронной почте. Из формы счёта нажмите кнопку отправки (значок конверта) — 1С сформирует письмо с PDF-вложением. Чтобы это работало, в Администрирование → Органайзер должна быть настроена учётная запись почты. Текст письма и подпись подставятся из шаблона.

Выгрузкой в PDF. В окне печати нажмите Сохранить и выберите PDF — файл можно отправить любым мессенджером или приложить к письму вручную. Там же доступны форматы Excel и Word, если покупателю нужен редактируемый вариант.

Через ЭДО. Счёт на оплату — неформализованный документ: единого машиночитаемого формата ФНС для него нет. Через сервис 1С-ЭДО его отправляют как произвольный (неформализованный) электронный документ — фактически тот же PDF, но внутри защищённого канала. Формализованный обмен с подписью предусмотрен для счетов-фактур, УПД и накладных ТОРГ-12, а счёт на оплату идёт свободным вложением.

Связываем счёт с оплатой и реализацией

Поскольку счёт на оплату проводок не делает, связь с деньгами и отгрузкой строится через механизм «ввод на основании». Откройте счёт и нажмите Создать на основании — 1С предложит перенести его данные в один из документов:

• 💳 Поступление на расчётный счёт — когда деньги уже пришли на счёт;
• 🧾 Реализация (акты, накладные) — когда отгружаете товар или оказываете услугу;
• 📄 Счёт-фактура выданный — налоговый документ по этой реализации;
• 💰 Платёжное поручение — если это вы оплачиваете входящий счёт.

Реквизиты — контрагент, договор, суммы, ставки НДС — переносятся автоматически. Это и есть «привязка» счёта к платёжному документу: не ссылка в прямом смысле, а перенос данных , который экономит время и исключает ошибки в реквизитах.

Контроль оплаты удобнее вести из списка Продажи → Счета покупателям: в нём видно состояние каждого счёта — оплачен он или нет, отгружен или нет. Сама же оплата в учёте закрывает задолженность по договору (по методу ФИФО или по конкретному документу расчётов — как настроено в договоре), а не «висит» на счёте, у которого движений нет.

Для входящего счёта поставщика логика зеркальная. Прикрепив скан к Поступлению, вы на его же основании создаёте Платёжное поручение, а когда банк проведёт платёж — Списание с расчётного счёта. Так цепочка «счёт поставщика → оплата → поступление» остаётся связанной: по любому документу видно, откуда он введён и чем закрыт. Проверить взаиморасчёты удобно отчётом по счёту 60 (расчёты с поставщиками) или 62 (с покупателями) в разрезе договоров.

Частые ошибки

Частые вопросы