Файлы и сканы в карточке документа 1С: добавление, хранение, права
Содержание
Чтобы прикрепить документ в 1С, откройте нужный объект (реализацию, договор, карточку контрагента) и нажмите в командной панели формы кнопку со скрепкой. Откроется список присоединённых файлов: там выберите добавление файла с диска, перетащите файл мышью или запустите сканирование. Файл сразу сохраняется в базе и привязывается к этому объекту.
Типичная ситуация: аудитор просит показать подписанный акт к реализации за март. Если сканы лежат в папке на чьём-то компьютере, поиск займёт полдня. Если акт прикреплён к самому документу в 1С, его открывают за два клика. Механизм одинаков для БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и других типовых конфигураций на БСП: он входит в стандартную подсистему «Работа с файлами».
Подготовка: где база хранит прикреплённые файлы
До того как прикреплять документы массово, решите, где они будут лежать физически. От этого зависит размер базы и скорость резервного копирования.
Настройки собраны в разделе Администрирование → Общие настройки, в группе про работу с файлами. Права на неё есть только у администратора.
Вариантов хранения два:
| Способ | Как работает | Когда подходит | Минусы |
|---|---|---|---|
| В информационной базе | Файл пишется внутрь базы вместе с данными | Небольшой объём сканов, файловая база, одна-две организации | База быстро растёт, выгрузка .dt и бэкап становятся тяжёлыми |
| В томах на диске | В базе только запись о файле, сам файл — в папке на сервере | Сотни сканов в месяц, клиент-серверный вариант | Папку тома нужно бэкапить отдельно и синхронно с базой |
Тома хранения настраиваются в одноимённом справочнике по ссылке из той же группы настроек. Для каждого тома задают:
- 📁 полный путь к папке для Windows и, если сервер на Linux, для Linux;
- 📏 максимальный размер тома — когда он заполнится, файлы пойдут в следующий;
- 🔢 порядок заполнения, если томов несколько.
В клиент-серверной базе файлы в том пишет не пользователь, а сервер 1С. Пользователь, от имени которого запущена служба агента сервера (по умолчанию usr1cv8), должен иметь права на чтение и запись в эту папку. Путь указывайте в формате UNC: \\fileserver\1c_files\buh, а не через букву подключённого диска.
В тех же настройках задаются ограничения на загрузку:
- максимальный размер одного файла;
- список запрещённых расширений (
exe,bat,cmd,js,vbsи подобные); - извлечение текста для полнотекстового поиска по содержимому файлов.
💡 Если включить полнотекстовый поиск и извлечение текста, 1С сможет найти договор по фразе из его текста, а не только по имени. Для сканов-картинок это не сработает: текст извлекается из документов Word, PDF с текстовым слоем и подобных форматов.
Как прикрепить файл к документу: пошагово
Порядок одинаков для документа, справочника и большинства других объектов, где разработчик подключил присоединённые файлы.
Шаг 1. Запишите объект
У нового, ещё не записанного документа прикрепить файл нельзя: программе не к чему его привязать. Нажмите «Записать» или «Провести», и только после этого переходите к файлам.
Шаг 2. Откройте список файлов
Нажмите кнопку со скрепкой в командной панели формы. В свежих релизах типовых конфигураций рядом со скрепкой показывается число уже прикреплённых файлов, поэтому видно, есть ли вложения, без открытия списка.
Если кнопки нет в панели, загляните в меню «Ещё» формы: команда может быть спрятана туда настройкой формы.
Шаг 3. Добавьте файл
В списке присоединённых файлов есть несколько способов добавления:
- С диска — обычное окно выбора файла, можно выделить несколько файлов сразу.
- Перетаскиванием — перетащите файлы из проводника прямо в список.
- Со сканера — запуск сканирования, об этом ниже.
- По шаблону — создание нового файла на основе заготовки, например бланка в Word.
Шаг 4. Проверьте карточку файла
Двойной щелчок по строке открывает файл, а карточка файла — его свойства. В карточке стоит проверить:
- 📝 наименование — по умолчанию это имя файла, лучше заменить на понятное («Акт №45 подписанный»);
- 🗂 описание — кто передал, когда, оригинал или копия;
- 🔁 флажок хранения версий — если файл будут править несколько раз.
Шаг 5. Прикрепите печатную форму самого документа
Частый вопрос — как прикрепить к документу его же счёт или акт в PDF. Откройте печатную форму, нажмите кнопку сохранения и в окне сохранения выберите не запись на диск, а присоединение к документу. Отметьте формат (PDF подходит для архива лучше всего) — файл появится в списке вложений.
Как редактировать прикреплённые документы и не потерять правки
Прикреплённый файл можно не только смотреть, но и менять. Здесь чаще всего теряют изменения, потому что путают просмотр и редактирование.
- 👁 Открыть — файл копируется во временную папку только для чтения. Правки, сделанные в Word, в базу не вернутся.
- ✏️ Редактировать — файл занимается за вами, другие видят, что он занят. Правки хранятся в рабочем каталоге на вашем компьютере.
- ✅ Закончить редактирование — изменённый файл записывается в базу, блокировка снимается.
- 🔓 Освободить — снять занятость без сохранения изменений.
Если включено хранение версий, каждое «Закончить редактирование» создаёт новую версию. Старую можно открыть или сделать текущей из списка версий в карточке файла.
Рабочий каталог и действие по двойному щелчку настраиваются в персональных настройках работы с файлами. Если у вас ноутбук с маленьким диском, уменьшите там максимальный размер локального кэша.
Сканеры и почта: как загружать документы без ручного выбора файла
Ручной выбор файла с диска удобен для единичных случаев. При потоке первички выгоднее загружать документы сразу со сканера или из почты.
Сканирование прямо в документ
Команда сканирования в списке файлов работает через компоненту сканирования для Windows и сканеры с драйвером TWAIN. При первом запуске 1С предложит установить компоненту, на это понадобятся права на установку программ.
Перед первым сканом откройте настройки сканирования и выберите:
- сканер из списка обнаруженных устройств;
- разрешение — для архива первички хватает 200–300 dpi;
- цветность — для печатей и подписей лучше цветной режим, для текста хватит оттенков серого;
- формат результата — PDF или многостраничный TIFF, если документ на нескольких листах.
Один многостраничный файл на документ удобнее, чем пять отдельных картинок на каждую страницу акта.
Вложения из электронной почты
Если в базе настроена учётная запись электронной почты и используются взаимодействия, входящие письма загружаются в 1С вместе с вложениями. Письмо можно связать с контрагентом или документом, и его файлы станут доступны из этого объекта.
Обратная сторона: из списка прикреплённых файлов документ отправляется по почте без сохранения на диск — 1С сама сформирует письмо с вложением.
Распознавание первичных документов
В БП 3.0 есть сервис распознавания: вы загружаете скан или фото накладной, сервис распознаёт реквизиты и предлагает создать документ поступления. Исходный скан остаётся прикреплённым к созданному документу. Сервис работает через интернет -поддержку и требует отдельного подключения.
Большие объёмы файлов: как не раздуть базу
Пока файлов десятки, способ хранения никто не замечает. Через год с прикреплёнными сканами в каждой реализации база может вырасти на десятки гигабайт.
Признаки, что пора менять схему хранения:
- 📈 файл базы или таблицы с файлами в СУБД растут быстрее, чем количество документов;
- 🐢 выгрузка в
.dtи обновление конфигурации идут заметно дольше, чем раньше; - 💾 резервные копии перестают помещаться на выделенный диск.
Что делать:
- Создайте том хранения на сервере и проверьте права службы 1С на папку.
- Переключите способ хранения на тома — новые файлы пойдут на диск.
- Перенесите уже накопленные файлы из базы в тома. В БСП для этого есть отдельная команда переноса файлов, она доступна администратору рядом с настройками томов.
- Настройте резервное копирование папки тома тем же расписанием, что и базы.
Восстанавливать базу и том нужно из копий, сделанных в одно время. Если вернуть базу на вчерашний день, а папку оставить сегодняшней, в базе окажутся записи о файлах, которых нет, или наоборот.
💡 Сжимайте сканы до загрузки. Цветной скан A4 в 600 dpi весит в разы больше, чем тот же лист в 300 dpi, а читается одинаково.
Кто видит прикреплённые файлы: права и защита вложений
Доступ к файлу в типовых конфигурациях следует за доступом к объекту, к которому он прикреплён. Если менеджер не видит документы чужой организации или склада по ограничениям на уровне записей, он не увидит и их вложения.
Что важно настроить:
- 👥 Профили групп доступа. Право добавлять и менять файлы входит в роли пользователя вместе с правом на сам объект. Если сотрудник должен только смотреть сканы, давайте ему профиль только с просмотром нужных документов.
- 🚫 Запрещённые расширения. Список блокирует загрузку исполняемых файлов и скриптов. Не очищайте его ради удобства: вложение — частый способ занести вредоносный файл.
- 🔐 Электронная подпись и шифрование. Если в базе настроена работа с ЭП, файл можно подписать или зашифровать прямо из списка файлов. Зашифрованный файл откроет только владелец сертификата, указанного при шифровании.
- 🗄 Права на папку тома. Обычным пользователям доступ к сетевой папке не нужен: файлы через 1С отдаёт сервер. Закройте прямой доступ к папке всем, кроме службы 1С и администратора.
Удалённый файл сначала помечается на удаление, как и любой объект 1С. Окончательно он исчезает после удаления помеченных объектов. Это даёт время вернуть файл, удалённый по ошибке.
Частые проблемы с прикреплёнными документами
Если не помогло
Откройте журнал регистрации (Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации) и отфильтруйте события по времени ошибки и пользователю. Текст ошибки записи файла там обычно подробнее, чем в окне сообщения: видно точный путь и код отказа файловой системы.
Если записи в журнале указывают на файлы, которых нет в томе, используйте проверку целостности тома в списке томов хранения. Она покажет, каких файлов не хватает и какие лежат в папке лишними.