Вложения в документах и справочниках 1С: добавление, хранение и тома на диске

Чтобы прикрепить файл в 1С, откройте документ или карточку справочника и нажмите кнопку со скрепкой «Присоединенные файлы» в командной панели формы. В открывшемся списке выберите Создать → Файл с диска или просто перетащите файл мышью из проводника. Цифра рядом со скрепкой покажет, сколько вложений уже есть у объекта.

Типичная ситуация: поставщик прислал скан договора и акт сверки, и их хочется держать прямо в поступлении, а не в папке «Сканы_2» на рабочем столе. Механизм присоединенных файлов есть во всех типовых конфигурациях на БСП: Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА и ERP. Кнопка и порядок работы в них одинаковые, различается только набор объектов, к которым можно прикреплять.

Как устроены вложения: скрепка, список файлов и права

Прикрепить файл можно к любому объекту, у которого разработчик включил эту возможность. В типовых конфигурациях это почти все документы и основные справочники: контрагенты, договоры, номенклатура, сотрудники, основные средства.

Что видит пользователь:

• 📎 Кнопка со скрепкой в командной панели формы. Если её нет на панели, загляните в меню Ещё — команда может быть спрятана туда.
• 🔢 Счётчик рядом со скрепкой — число прикреплённых файлов. По нему сразу видно, есть ли у документа скан.
• 📂 Форма списка файлов — отдельное окно со всеми вложениями объекта, их размером, автором и датой изменения.

Добавлять файлы можно только в записанный объект. У нового документа сначала нажмите Записать, иначе программе не к чему привязать вложение.

Права на вложения следуют правам на сам объект. Кто может изменять документ, тот может добавлять и удалять его файлы. Кто только читает документ, увидит файлы, но не сможет их менять.

Где 1С хранит прикреплённые файлы: база или тома на диске

Есть два способа хранения, и выбор между ними влияет на размер базы, скорость и резервное копирование .

По умолчанию файлы пишутся в базу. Пока вложений немного, это удобно: всё в одном месте, одна резервная копия. Когда сканы первички начинают прибывать сотнями в месяц, база разбухает. Скан на 2 МБ, приложенный к 300 документам в месяц, даёт около 600 МБ за месяц и примерно 7 ГБ за год.

Тома решают эту проблему. В базе остаётся только карточка файла со ссылкой, а сам файл лежит в каталоге на диске. База остаётся компактной, обновление и выгрузка идут быстрее.

Файлы из томов не попадают в выгрузку .dt и в копию базы . Каталоги томов нужно включить в резервное копирование отдельно. Иначе после сбоя у вас будет база с карточками файлов, которые никуда не ведут.

Как настроить хранение файлов в томах

Настройка делается один раз администратором. Обычным пользователям она не нужна.

Шаг 1. Подготовьте каталог

1. Создайте папку на сервере, например D:\1C_Files\Buh.
2. Для клиент-серверной базы укажите сетевой путь вида \\srv-1c\1C_Files\Buh, а не локальный путь с компьютера пользователя.
3. Дайте права на чтение и запись учётной записи, от которой работает сервер 1С (по умолчанию это USR1CV8). Для файловой базы права нужны каждому пользователю, который работает с базой.

Шаг 2. Включите хранение в томах

1. Откройте Администрирование → Общие настройки.
2. В группе, отвечающей за файлы, установите флажок хранения файлов в томах на диске.
3. Перейдите по ссылке «Тома хранения файлов».

Шаг 3. Создайте том

В списке томов нажмите Создать и заполните карточку:

• Наименование — понятное имя, например «Сканы бухгалтерии».
• Полный путь Windows — путь из шага 1. Если сервер 1С работает на Linux, заполните поле для Linux.
• Максимальный размер — предел в мегабайтах. Когда том заполнится, программа перейдёт к следующему по порядку. Ноль означает отсутствие ограничения.
• Порядок заполнения — очередность, если томов несколько.

Запишите том. С этого момента новые файлы пойдут на диск.

Шаг 4. Перенесите старые вложения

Файлы, добавленные до включения томов, остаются в базе. Включение флажка их не переносит. Для переноса рядом с настройками томов есть отдельная команда переноса файлов из базы в тома; в разных версиях БСП её название может немного отличаться. Запускайте перенос вечером: на больших объёмах он идёт долго и нагружает сервер.

Ограничения на сами файлы

В тех же настройках работы с файлами задаются:

• 📏 максимальный размер одного файла — его стоит поднять, если бухгалтерия прикладывает многостраничные сканы в высоком разрешении;
• 🚫 список запрещённых расширений — по умолчанию туда входят исполняемые файлы (exe, bat, cmd и подобные). Расширять его разумно, сужать нет.

Работа с прикреплёнными файлами в документах

Добавление: три способа

1. Файл с диска. Скрепка → Создать → Файл с диска, выберите файл. Можно выделить сразу несколько.
2. Перетаскивание. Откройте список вложений и перетащите файлы из проводника прямо в него.
3. Сканирование. Если к компьютеру подключён сканер и в программе выполнена его настройка, в меню Создать появится команда сканирования. Документ попадёт в 1С сразу, без промежуточного сохранения на диск.

Просмотр и редактирование

Двойной щелчок открывает файл в программе, связанной с расширением в Windows: PDF откроется в просмотрщике, XLSX — в Excel.

Если файл нужно изменить, используйте команду редактирования, а не просто открытие:

1. Выделите файл и выберите Редактировать. Файл получит отметку «занят» с вашим именем.
2. Внесите правки и сохраните файл в той программе, где он открыт.
3. Вернитесь в 1С и нажмите Закончить редактирование. Изменения уйдут в базу или том, отметка снимется.

Пока файл занят, другие пользователи видят его только для чтения. Если в карточке файла включено хранение версий, при каждом окончании редактирования создаётся новая версия, а старые остаются доступными.

Печатные формы и почта

Печатную форму можно не распечатывать, а сразу сделать вложением. В окне печати нажмите сохранение, и в диалоге выберите вариант присоединения к документу вместо сохранения на компьютер. Так в поступлении или реализации остаётся PDF той версии, что ушла контрагенту.

При отправке документа по электронной почте из 1С к письму можно добавить и печатные формы, и уже прикреплённые файлы объекта.

Веб-клиент и облако

В браузере для работы с вложениями нужно расширение работы с файлами для 1С:Предприятия. При первом добавлении программа сама предложит его установить. Без расширения загрузка частично работает, но редактировать файлы на месте не получится.

Массовая загрузка вложений и обмен данными

Когда сканы приходят пачками, прикладывать их вручную долго. Есть несколько путей автоматизации.

Загрузка кодом через БСП

В типовых конфигурациях на БСП для программного добавления файла есть функция РаботаСФайлами.ДобавитьФайл. Пример внешней обработки, которая прикладывает файл с диска к документу:

&НаСервере
Процедура ПрикрепитьФайлНаСервере(ДокументСсылка, ПутьКФайлу)

	Файл = Новый Файл(ПутьКФайлу);
	Данные = Новый ДвоичныеДанные(ПутьКФайлу);
	Адрес = ПоместитьВоВременноеХранилище(Данные, Новый УникальныйИдентификатор);

	ПараметрыФайла = РаботаСФайлами.ПараметрыДобавленияФайла();
	ПараметрыФайла.ВладелецФайлов = ДокументСсылка;
	ПараметрыФайла.ИмяБезРасширения = Файл.ИмяБезРасширения;
	ПараметрыФайла.РасширениеБезТочки = Сред(Файл.Расширение, 2);
	ПараметрыФайла.ВремяИзмененияУниверсальное = Файл.ПолучитьУниверсальноеВремяИзменения();

	РаботаСФайлами.ДобавитьФайл(ПараметрыФайла, Адрес);

КонецПроцедуры

Путь к файлу здесь должен быть доступен серверу 1С, ведь код выполняется на сервере. Обычно сканы кладут в общую папку, а обработка находит документ по номеру из имени файла, например Поступление_00123.pdf.

Вложения при обмене данными

Присоединенные файлы хранятся в отдельных справочниках, привязанных к владельцу. Поэтому при синхронизации между конфигурациями (например, УТ и Бухгалтерия) они переносятся не всегда: это зависит от правил обмена. Если скан нужен в обеих базах, проверьте на тестовом документе, дошёл ли он.

В распределённой базе (РИБ) файлы из томов передаются вместе с сообщениями обмена. Большие сканы заметно увеличивают размер пакетов, это стоит учесть при медленном канале.

ЭДО

Документы, полученные через ЭДО, уже содержат исходный файл в электронном документе. Прикладывать их повторно через скрепку не нужно. Скрепка нужна для бумажной первички, которую сканируют вручную.

Ошибки при прикреплении файлов и медленная работа

Большинство проблем сводится к правам, размеру и пути к тому.

Почему база с файлами тормозит

• 🐢 Файлы в базе. Десятки гигабайт сканов внутри базы замедляют резервное копирование, выгрузку .dt и тестирование и исправление. Решение — тома и перенос старых файлов.
• 🌐 Медленная сеть до тома. Если том лежит на NAS в другом здании, открытие каждого скана ждёт сеть. Держите тома рядом с сервером 1С.
• 🗂 Переполненный диск. Когда диск тома заполнен, запись падает. Задайте максимальный размер тома и создайте второй на другом диске заранее.

Частые вопросы