Как принимать и продавать алкоголь в 1С:Розница через ЕГАИС

Принять алкоголь в 1С:Розница нельзя «просто документом поступления»: сначала в программу загружается входящая ТТН из ЕГАИС, вы сверяете её с фактом, по крепкому алкоголю сканируете каждую акцизную марку, и только после подтверждения создаётся поступление товаров. Поставка, которую подтвердили «на глаз» без сверки марок, оседает в системе расхождением — и всплывает при первой же сверке остатков.

Разберём весь путь бутылки: от входящей накладной в разделе ЕГАИС до продажи на кассе, журнала учёта и инвентаризации. Пути приведены для 1С:Розница 2.3 с интерфейсом «Такси».

Что настроить до первой поставки

ЕГАИС — это внешняя система, и 1С:Розница общается с ней не напрямую, а через УТМ (универсальный транспортный модуль). Это отдельная программа на компьютере, которая слушает порт localhost:8080 и работает с криптоключом. Пока УТМ не запущен и не отвечает, ни одна ТТН в базу не загрузится.

Минимальный набор, без которого работа не начнётся:

• 🔌 УТМ установлен и запущен. Проверить связь можно, открыв в браузере адрес http://localhost:8080 — должна открыться домашняя страница модуля.
• 🔑 КЭП на аппаратном носителе (JaCarta SE или РуТокен ЭЦП 2.0) с действующим сертификатом. У сертификата есть срок — за истечением следите заранее.
• 🧷 Подключён и настроен обмен с ЕГАИС в разделе Администрирование → настройки обмена: указан адрес УТМ, выбрана организация и магазин.
• 📷 2D-сканер штрихкода, читающий PDF417 — это формат акцизной марки. Обычный одномерный сканер марку не прочитает.
• 🧾 Касса (ФР) с поддержкой работы с ЕГАИС — она печатает слип с QR-кодом по итогу продажи.

Как загрузить входящую ТТН и оформить поступление

Поставщик отгружает товар и формирует на вас ТТН прямо в ЕГАИС. Она приходит в УТМ, а оттуда — в базу. Весь документооборот живёт в разделе ЕГАИС, в журнале входящих ТТН.

Порядок действий при поставке:

1. В разделе ЕГАИС нажмите получение входящих документов (обмен с ЕГАИС) — программа заберёт новые ТТН из УТМ.
2. Откройте входящую ТТН. Сверьте позиции и количество со вскрытой паллетой или коробками.
3. Для крепкого алкоголя отсканируйте марки (см. следующий раздел).
4. Выберите ответ на накладную: подтвердить, оформить акт расхождений или отказать полностью.
5. На основании подтверждённой ТТН создайте Поступление товаров в разделе Закупки — этот документ уже делает движения по складу и ценам в 1С.

Входящая ТТН проходит несколько состояний, и важно понимать, на каком она сейчас: пока магазин не ответил, товар числится «в пути» и его нельзя продавать.

Отдельная ситуация — возврат уже принятого алкоголя поставщику: бой, пересортица, обнаруженный брак. Он оформляется не обычным возвратом, а исходящей ТТН в разделе ЕГАИС — тем же механизмом, что и приёмка, только в обратную сторону. По крепкому алкоголю в исходящую накладную попадают конкретные марки возвращаемых бутылок, поэтому их тоже сканируют. После того как поставщик примет исходящую ТТН, остаток спишется с вашего регистра.

Акцизные марки и помарочный учёт при приёмке

С 1 июля 2018 года крепкий алкоголь учитывается помарочно: ЕГАИС знает каждую конкретную бутылку по номеру её федеральной специальной марки (ФСМ). Это 3-й регистр ЕГАИС — помарочный остаток.

На практике это значит, что при приёмке крепкого алкоголя мало сверить количество — нужно отсканировать марку с каждой бутылки. Программа сверяет считанные марки с тем перечнем, который поставщик указал в ТТН:

• ✅ все марки совпали — ТТН можно подтверждать;
• ❓ марка есть в коробке, но её нет в накладной — бутылку приняли «не ту», оформляется расхождение;
• 🚫 марка не читается сканером — бутылку физически нельзя продать, такую позицию из приёмки исключают.

Сканируйте марки сразу в торговом зале или на приёмке, не откладывая: если подтвердить ТТН без сверки, несканированные марки всё равно встанут на остаток, а на кассе продать их не получится — касса запросит марку из 3-го регистра и не найдёт движения.

Продажа алкоголя через кассу: марки, возраст, время

Продажа идёт из рабочего места кассира (РМК). Крепкий алкоголь пробивается только через сканирование марки — кассир подносит сканер к ФСМ, касса считывает её и формирует запись о розничной продаже в ЕГАИС. По итогу чека печатается слип с QR-кодом; по этому коду покупатель может проверить легальность бутылки на сайте check.egais.ru.

Перед тем как товар попадёт на кассу, его нужно передать в торговый зал — это перемещение с 1-го регистра (склад) на 2-й (торговый зал) документом в разделе ЕГАИС. Пока бутылка на складском регистре, касса её не продаст.

Законодательные ограничения, которые магазин обязан соблюдать (ФЗ № 171-ФЗ):

Касса, как правило, сама блокирует пробитие крепкого алкоголя в запрещённое время, если в её настройках задан региональный график. Проверьте график продаж по вашему региону — он может быть строже федерального.

Ещё одна деталь розницы — вскрытая тара. Если бутылку вскрыли для продажи порциями (бар, кафе при магазине), её вскрытие тоже фиксируется в ЕГАИС отдельным документом, иначе марка так и останется «на остатке» и будет мешать сверке. Для обычной продажи закрытой бутылки через кассу вскрытие оформлять не нужно — его закрывает сам чек розничной продажи.

Отчётность: ЕГАИС, журнал учёта и декларация по пиву

Главный отчёт за вас формирует сама система: розничная продажа крепкого алкоголя фиксируется в ЕГАИС в момент пробития чека, отдельную декларацию по рознице маркированной продукции сдавать не нужно.

Что остаётся на магазине:

1. Журнал учёта объёма розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции. В 1С:Розница он заполняется автоматически на основании чеков — выгрузите его из раздела ЕГАИС и сверьте с кассовыми данными.
2. Декларация по пиву и пивным напиткам. Поскольку пиво не фиксируется в ЕГАИС помарочно, объём его розничной продажи декларируется ежеквартально в Росалкогольтабакконтроль (бывший Росалкогольрегулирование). 1С формирует данные для декларации по оборотам пива за период.

Инвентаризация и контроль остатков алкоголя

Две системы учёта — ваша 1С и ЕГАИС — должны сходиться. Расхождение означает, что где-то продажа или приёмка прошла мимо регистра, и при проверке это вопрос к магазину.

Порядок сверки:

1. Запросите из ЕГАИС остатки по 1-му и 3-му регистрам — в разделе ЕГАИС есть запрос остатков.
2. Сравните их с остатками в 1С по тем же номенклатурным позициям.
3. Крепкий алкоголь сверяйте помарочно: ЕГАИС показывает конкретные марки на остатке, которых физически в зале быть не должно, если бутылка продана.

Если расхождение подтвердилось, его выравнивают двумя документами из раздела ЕГАИС:

• Акт постановки на баланс — когда бутылка физически есть, а в ЕГАИС её нет (например, пересорт при приёмке).
• Акт списания — когда в ЕГАИС бутылка числится, а фактически её нет (бой, недостача, списание с остатка).

Касса и фискальный регистратор: что должно совпасть

Для продажи алкоголя одного только фискального регистратора мало — связка должна работать целиком:

• Фискальный регистратор печатает фискальный чек и, для алкоголя, слип ЕГАИС с QR-кодом. Модель ФР должна поддерживать работу с ЕГАИС.
• 2D-сканер подключён к рабочему месту кассира и читает марку PDF417. Без него крепкий алкоголь не пробить.
• Онлайн-передача в ОФД настроена — чек уходит оператору фискальных данных, как и по любому товару.
• УТМ доступен в момент продажи — именно он формирует документ розничной продажи в ЕГАИС.

Если УТМ в момент пробития недоступен, часть касс разрешает продажу с последующей дофиксацией, а часть — блокирует. Опирайтесь на регламент вашего кассового ПО, а не на «пробьём, потом разберёмся»: непереданные в ЕГАИС продажи — это тоже расхождение.

Частые ошибки при работе с алкоголем

Частые вопросы