Приёмка алкоголя по ЕГАИС: от входящей ТТН до постановки на баланс

Приёмка алкоголя в 1С:Розница идёт через ЕГАИС: поставщик отгружает товар и присылает товарно-транспортную накладную (ТТН) в систему, вы запрашиваете её в разделе ЕГАИС и либо подтверждаете, либо оформляете акт расхождения. Весь обмен в программе проходит через УТМ — универсальный транспортный модуль со своим ключом ГОСТ.

Разберём цепочку по шагам: что настроить до первой поставки, как получить входящую ТТН, сверить её с фактом, отсканировать марки на крепком алкоголе, провести документ и распечатать справки. В конце — разбор частых ошибок и ответы на вопросы, которые возникают при первой приёмке.

Что проверить до первой поставки

ЕГАИС работает не из самой 1С напрямую, а через программу-посредник — УТМ. Она ставится на компьютер, где воткнут крипто-ключ (JaCarta или Рутокен) с действующим сертификатом ГОСТ. 1С:Розница только отправляет и забирает документы по сети. Поэтому перед приёмкой убедитесь, что служба Транспортный модуль запущена, а сертификат не просрочен.

Адрес УТМ в 1С задаётся в карточке организации или в настройках обмена с ЕГАИС. По умолчанию модуль слушает порт 8080 на том же ПК — http://localhost:8080. Если УТМ стоит на отдельной машине (кассовый сервер), указывайте её IP вместо localhost.

Для крепкого алкоголя нужен 2D-сканер, который читает и PDF417 (старые федеральные специальные и акцизные марки), и DataMatrix (новый единый образец). Подключается он в разделе Администрирование → Подключаемое оборудование. Обычный одномерный сканер, который стоит на кассе под обычные штрихкоды товара, марку ЕГАИС не считает — нужен именно двумерный.

Ещё одна вещь, которую проверяют до первой поставки, — реквизиты организации. У покупателя должен быть указан ФСРАР-ИД (идентификатор в системе Росалкогольрегулирования), именно по нему поставщик адресует вам накладную. Если ИД в карточке организации не совпадает с тем, что знает поставщик, ТТН до вас просто не дойдёт.

Как получить входящую накладную из ЕГАИС

Накладная не появляется в 1С сама — её нужно запросить у системы. Откройте раздел ЕГАИС (в типовой 1С:Розница это отдельный раздел панели; название пункта обмена может отличаться по релизу) и выполните получение новых документов. 1С обратится к УТМ, заберёт пришедшие от поставщика ТТН и покажет их в списке входящих.

Каждая входящая ТТН — это отражение отгрузки у поставщика. В ней есть:

• 🏭 реквизиты отправителя и получателя (по ФСРАР-ИД);
• 📦 позиции алкогольной продукции с кодами вида продукции и алкокодами;
• 🔢 количество по каждой позиции в штуках (для маркированного) и в декалитрах;
• 📄 справки к ТТН — разделы А и Б, подтверждающие легальность партии.

Откройте нужную накладную двойным кликом. Пока вы её не обработали, товар висит «в пути»: по данным ЕГАИС он уже отгружен поставщиком, но на ваш остаток ещё не встал.

Сверка накладной с фактической поставкой

Главная задача на этом шаге — сверить то, что приехало физически, с тем, что указано в ТТН. Пройдитесь по позициям и сравните количество бутылок (или декалитров для разливного) построчно.

Возможны три исхода:

Если всё сходится — оформляете акт подтверждения, и вся партия встаёт на баланс. Если расхождение по количеству — в акте расхождения указываете фактически принятое число, и на баланс встанет только оно; остальное останется у поставщика. Нельзя подтверждать накладную, если фактическое количество не совпадает с ней: лишний товар повиснет на остатках ЕГАИС, а недостачу потом не списать «чисто».

Акт отказа применяйте, когда партия целиком не ваша или полностью бракованная. После отказа товар возвращается на баланс отправителя.

Сверку удобно вести в два прохода. Сначала пересчитайте грузовые места и крупные позиции по накладной, не вскрывая всё подряд, — так сразу видно явные недопоставки. Затем переходите к маркам: именно здесь вскрываются мелкие расхождения, которые по количеству мест не заметны, — пересорт по конкретным бутылкам или подмена одной позиции другой того же объёма.

Сканирование марок на крепком алкоголе

С помарочным учётом каждую бутылку крепкого алкоголя нужно подтвердить по её марке. При приёмке вы сканируете марку с каждой бутылки (или с коробки, если поставка идёт агрегированными упаковками с кодом), и 1С сверяет считанные коды с теми, что перечислены в ТТН.

Порядок простой:

1. Встаньте в позицию накладной и запустите сканирование марок.
2. Считайте DataMatrix или PDF417 с каждой бутылки по этой позиции.
3. Программа отмечает совпавшие марки; расхождение (марки нет в ТТН или она лишняя) подсветит.
4. Повторите по всем маркированным позициям.

Если поставка приходит коробками с агрегированным кодом, достаточно считать код коробки — внутри него уже зашиты марки отдельных бутылок, и система развернёт их сама. Это заметно быстрее, чем доставать и сканировать каждую бутылку поштучно, но коробка должна быть целой: при вскрытой упаковке придётся идти по маркам вручную.

Пиво, пивные напитки, сидр, пуаре и медовуху сканировать не нужно — они не подлежат помарочному учёту и принимаются объёмно, по количеству. Для них достаточно сверить число единиц или литраж. При этом розничная продажа пива всё равно фиксируется в журнале учёта — но это уже про продажу, а не про приёмку.

Считанные и подтверждённые марки формируют помарочный остаток — тот самый регистр, по которому потом списывается каждая проданная бутылка на кассе.

Тара, разливной товар и возвратная упаковка

Сам ЕГАИС тарой не оперирует — он учитывает алкоголь по алкокодам и объёму. Поэтому возвратная тара (кеги под разливное пиво, оборотная стеклотара) в накладной ЕГАИС не фигурирует как отдельная строка маркировки.

В 1С её удобно вести отдельной номенклатурой с видом «Тара» и приходовать обычным поступлением товаров — тем же документом, которым вы отражаете приёмку для товарного учёта. Разливное пиво из кега при этом учитывается по объёму: на приход ставится литраж из ТТН, а продажа идёт в разлив.

Если поставщик передаёт кеги как возвратную тару с залоговой стоимостью, заведите их как возвратную тару и отразите залог отдельной суммой — это уже вопрос товарного учёта, а не ЕГАИС. На помарочный и объёмный остаток ЕГАИС тара не влияет.

Проведение приёмки и печать справок к ТТН

После отправки акта подтверждения (или расхождения) дождитесь квитанции из ЕГАИС — она приходит тем же запросом новых документов. Пока не пришла подтверждающая квитанция, приёмка не завершена: товар не считается принятым окончательно. Квитанция означает, что система зафиксировала поступление и товар встал на ваш складской остаток ЕГАИС — так называемый регистр №1.

Чтобы продавать алкоголь в рознице, его переводят со складского остатка (регистр №1) в торговый зал (регистр №2) актом постановки на баланс в торговом зале. Пока товар на регистре №1, касса его «не видит» для продажи. Логика простая: регистр №1 — это «склад» по версии ЕГАИС, регистр №2 — «прилавок», и для крепкого алкоголя ещё ведётся регистр №3, помарочный, где числится каждая конкретная марка. При продаже бутылки на кассе списывается и остаток регистра №2, и соответствующая марка с регистра №3.

Перемещать на баланс торгового зала весь приход сразу не обязательно — можно переводить партиями, по мере выкладки в зал. Главное помнить: то, что не переведено на регистр №2, продать легально нельзя.

Из входящей ТТН печатаются сопроводительные документы:

• 📄 сама товарно-транспортная накладная ;
• 📑 справка к ТТН, раздел А — сведения о производителе или импортёре;
• 📑 справка к ТТН, раздел Б — движение партии по цепочке организаций.

Справки А и Б сопровождают алкоголь и подтверждают легальность партии, их держат вместе с накладной. Печать доступна из формы самой входящей ТТН после её обработки.

Параллельно с ЕГАИС отразите поступление в товарном учёте 1С — документом поступления товаров. Так приход попадёт и в остатки склада, и в закупочные цены, и в последующую продажу на кассе. Это два разных контура: ЕГАИС отвечает за государственный учёт оборота, товарный документ — за ваш складской и финансовый.

На практике эти контуры держат в соответствии: номенклатуру ЕГАИС (по алкокоду) сопоставляют с карточкой товара в 1С один раз, при первой поставке позиции. Дальше повторные поставки той же бутылки распознаются автоматически — программа подставляет уже знакомый товар. Если сопоставление сбилось, новая позиция приедет «нераспознанной», и её придётся привязать к карточке вручную, иначе товарный приход не сойдётся с данными ЕГАИС по количеству.

Что делать при расхождениях, отказах и сбоях связи

Большинство проблем при приёмке — это либо несхождение количества, либо обрыв связи с УТМ. Разберём типичные симптомы.

Отдельный случай — пересорт, когда вместо одной позиции привезли другую. Полностью чужую накладную проще отклонить актом отказа и попросить поставщика переоформить отгрузку, чем «подгонять» расхождениями.

Если остатки в ЕГАИС разошлись с фактом (например, подтвердили лишнее), их выравнивают через акт списания или акт постановки на баланс — но это уже отдельная процедура исправления, которую лучше делать аккуратно и после сверки остатков по регистрам.

Частые вопросы