Авиабилет из командировки в 1С:Бухгалтерии: авансовый отчёт, сборы, НДС и валюта

Авиабилет, который сотрудник купил сам, принимают в 1С:Бухгалтерии 3.0 документом Авансовый отчёт (Банк и касса → Авансовые отчеты), на вкладке Прочее: сумма билета идёт в дебет счёта затрат (26, 44 или 20) с кредита 71.01, а НДС, выделенный в маршрутной квитанции, — на 19.04 и затем к вычету. Если билет покупала организация через агентство, авансового отчёта нет: услугу вводят документом поступления от агента.

Частая ошибка — провести весь билет одной строкой «без НДС» или, наоборот, принять к вычету НДС по сервисному сбору агента вместе с билетом. Тариф перевозчика и сбор агентства — это две разные услуги от двух разных продавцов, и в 1С их разносят разными строками.

Что нужно на руках до ввода в 1С

Электронный билет сам по себе — запись в системе бронирования. Бухгалтеру нужен его бумажный след.

📄 Обязательный комплект для командировки:

• 🧾 маршрутная квитанция электронного билета — форма утверждена приказом Минтранса № 134; в ней фамилия пассажира, рейс, дата, тариф, сборы и итог;
• 🎫 посадочный талон — подтверждает, что полёт состоялся; для электронной регистрации подойдёт распечатка или электронный талон, но лучше со штампом досмотра или справкой авиакомпании;
• 💳 документ об оплате — чек, слип, выписка по карте, если в квитанции не указана форма оплаты;
• 📑 приказ о командировке или служебная записка — по правилам вашей организации.

Если посадочный талон потерян, перелёт подтверждают справкой перевозчика о факте полёта. Без подтверждения расход в налоговом учёте придётся доказывать, а НДС к вычету инспекция, скорее всего, снимет.

Где в квитанции смотреть НДС

НДС к вычету по билету возможен, только если он выделен отдельной строкой в маршрутной квитанции. Это требование статьи 171 НК РФ и правил ведения книги покупок: билет регистрируют в книге как бланк строгой отчётности.

Ставку берите из самого документа, не угадывайте:

Авансовый отчёт по авиабилету: пошагово

Ниже вариант, когда деньги сотруднику выдали под отчёт или он купил билет со своей карты, а потом отчитался.

Шаг 1. Создайте авансовый отчёт

1. Откройте Банк и касса → Авансовые отчеты и нажмите Создать.
2. Укажите Физическое лицо — сотрудника, который летал.
3. На вкладке Авансы выберите документ выдачи денег: расходный кассовый ордер или списание с расчётного счёта. Если сотрудник платил своими деньгами, вкладку оставьте пустой — образуется перерасход, который потом вернут сотруднику.

Шаг 2. Заполните вкладку «Прочее»

Авиабилет — услуга, а не товар, поэтому вкладка Товары не подходит. Добавьте строку на вкладке Прочее:

1. В колонке документа расхода — «Маршрутная квитанция», её номер и дату.
2. Сумма — стоимость билета по квитанции.
3. % НДС и НДС — ровно как в квитанции.
4. Счёт затрат — 26 (управленческие), 44 (торговля) или 20 (производство), в зависимости от того, чьи это расходы.
5. Субконто: статья затрат с видом Командировочные расходы — от этого вида зависит, попадёт ли расход в налоговый учёт по правильной строке.
6. Поставьте флажок СФ и укажите поставщика — авиакомпанию-перевозчика. Программа создаст запись для книги покупок.

Шаг 3. Проведите и проверьте проводки

Пример: билет Москва — Казань за 15 400 ₽, в квитанции НДС 10% — 1 400 ₽. Аванс 20 000 ₽ выдан из кассы.

Проверка: 14 000 + 1 400 = 15 400; 20 000 − 15 400 = 4 600. Возврат остатка оформляют отдельным приходным кассовым ордером — сам авансовый отчёт деньги в кассу не возвращает.

Откройте Результат проведения (кнопка Дт/Кт в форме документа) и убедитесь, что НДС ушёл на 19.04, а не остался в стоимости на 26.

Тариф, сборы перевозчика и сервисный сбор агента

В итоговой сумме билета смешаны три разных вида платежей. Их путают чаще всего.

✈️ Тариф и сборы перевозчика (топливный сбор, сбор за бронирование) — это одна услуга авиакомпании. НДС в квитанции обычно посчитан уже на них, поэтому всё это одна строка в авансовом отчёте.

🏢 Аэропортовые сборы — тоже в маршрутной квитанции, отдельными кодами. Их включают в стоимость проезда той же строкой: отдельно по ним вычет не выделяют, если в квитанции нет отдельного НДС.

🧳 Сервисный сбор агентства или сайта-продавца — отдельная услуга другого лица. Для неё нужен свой документ: чек, квитанция агента или счёт-фактура.

Как ввести сервисный сбор

Добавьте вторую строку на вкладке Прочее:

• поставщик — агентство;
• сумма — по чеку агента, например 600 ₽;
• НДС — только если он выделен в документе агента; если агент на УСН, ставьте «Без НДС»;
• счёт затрат и статья — те же, командировочные расходы.

НДС по авиабилетам: вычет и книга покупок

Вычет НДС по командировочным расходам на проезд прямо разрешён пунктом 7 статьи 171 НК РФ. Условия:

• ✅ расход связан с деятельностью, облагаемой НДС;
• ✅ НДС выделен в маршрутной квитанции отдельной строкой;
• ✅ авансовый отчёт утверждён, а расход принят к учёту.

В 1С вычет делают в конце квартала:

1. Операции → Регламентные операции НДС → Создать → Формирование записей книги покупок.
2. Нажмите Заполнить. Билет появится строкой с поставщиком-перевозчиком и суммой с вкладки «Прочее».
3. Проведите документ. Проводка: Дт 68.02 Кт 19.04.

Если строка не появилась, сначала откройте созданный счёт-фактуру полученный по билету: проверьте, что дата и номер совпадают с квитанцией, а код вида операции — для расходов на командировки (23). Ещё одна частая причина — организация применяет УСН: тогда НДС к вычету не принимается вовсе и учитывается в стоимости билета.

Когда билет оплачен в валюте

Валюта в авиабилетах встречается в двух ситуациях, и в 1С они выглядят по-разному.

Сотрудник платил рублёвой картой за границей

Банк сам пересчитал валюту в рубли. В авансовый отчёт вводят рублёвую сумму по выписке или чеку банка, а маршрутную квитанцию в валюте прикладывают как подтверждение. Валютный учёт в 1С здесь не нужен.

Аванс выдан в валюте

Например, сотруднику выдали 500 евро из валютной кассы или он платил валютной корпоративной картой. Тогда:

1. В авансовом отчёте выберите валюту документа — ту же, в которой выдан аванс.
2. Сумму билета вводите в валюте.
3. 1С пересчитает расход в рубли сама.

По ПБУ 3/2006 расходы, оплаченные выданным авансом, в бухучёте признают по курсу на дату выдачи аванса, и курсовая разница по этой части не возникает. Она появляется по перерасходу и по остатку аванса, который сотрудник возвращает, — её 1С отражает на 91.01 или 91.02.

Пример с числами. Аванс 500 € выдан при курсе 100 ₽ за евро. Билет стоит 420 € без НДС. Остаток 80 € сотрудник вернул в валютную кассу, когда курс был 103 ₽.

Курс на дату утверждения отчёта на сумму расхода в этом примере не влияет: всё покрыто авансом.

Билеты, купленные организацией через агентство

Многие компании не дают сотрудникам покупать билеты самим, а работают по договору с агентством или сервисом деловых поездок. Схема в 1С тогда другая.

1. Оплата агенту — Списание с расчётного счёта с видом операции «Оплата поставщику»: Дт 60.02 Кт 51.
2. После перелёта агент присылает отчёт или УПД с реестром билетов. Его вводят документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом Услуги: Дт 26 Кт 60.01.
3. Маршрутные квитанции и посадочные всё равно собирают от сотрудников — это подтверждение поездки.

Вычет НДС по тарифу в этой схеме зависит от того, как агент оформляет документы: если в его документах НДС перевозчика выделен и есть квитанции на сотрудников, вычет возможен; уточните порядок в договоре с агентом.

Билет куплен заранее, перелёт — в следующем месяце

Купленный заранее билет — ещё не расход. В бухучёте до поездки сумма висит на 71.01 (если платил сотрудник) или на 60.02 (если платила организация). Расход признают после поездки: в налоговом учёте по статье 272 НК РФ — на дату утверждения авансового отчёта.

Возврат и обмен авиабилета

Поездку отменили — билет сдают. Учёт зависит от того, кто его покупал.

Сотрудник сдал билет, деньги вернулись ему на карту:

• билет в авансовый отчёт не включайте;
• если отчёт уже проведён — исправьте его, а сотрудник вернёт деньги в кассу или ими зачтут следующий аванс.

Перевозчик удержал штраф за возврат невозвратного тарифа:

• удержанную сумму включите в авансовый отчёт отдельной строкой без НДС;
• счёт — 91.02 «Прочие расходы»; в налоговом учёте это внереализационный расход при наличии приказа об отмене командировки.

Билет обменяли с доплатой:

• новая маршрутная квитанция содержит доплату и свой НДС — вводите её отдельной строкой с её номером;
• старую квитанцию сохраните в отчёте как приложение.

Где ошибаются при учёте авиабилетов

Частые вопросы