Входящие ТОРГ-12 и УПД через 1С-ЭДО: от получения до подписи

Принимать накладные в 1С ЭДО проще всего из рабочего места Покупки → ЭДО: Текущие дела (в Бухгалтерии 3.0): нажмите Отправить и получить, откройте входящую накладную или УПД, сопоставьте номенклатуру поставщика со своей, создайте из неё документ поступления, затем подпишите титул покупателя. После подписи поставщик видит, что товар принят, а у вас в базе уже лежит проведённое поступление со счётом-фактурой.

Есть два сценария. Первый — документ поступления создаётся из электронной накладной, это основной путь. Второй — поступление уже введено вручную, и электронный документ нужно привязать к нему, чтобы не задвоить приход. Ниже оба, плюс подключение, роуминг и отказ от подписи.

Что нужно до приёма первой электронной накладной

Без этих пяти вещей входящий документ либо не придёт, либо его не получится подписать.

• 🔑 Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Руководитель получает её в удостоверяющем центре ФНС, сотрудники — свою КЭП физлица плюс машиночитаемую доверенность (МЧД).
• 🛡️ Криптопровайдер на компьютере, где подписывают: КриптоПро CSP или ViPNet CSP с действующей лицензией.
• 🔌 Подключение к сервису 1С-ЭДО — оформляется прямо из программы, отдельной программы-клиента не нужно.
• 🤝 Принятое приглашение с каждым поставщиком. Пока приглашение не принято, документы от этого контрагента не дойдут.
• 🌐 Интернет-поддержка включена в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.

Подключение 1С-ЭДО и настройка роуминга с поставщиками

Включение обмена в Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Администрирование → Обмен электронными документами.
2. Установите флажок обмена электронными документами с контрагентами.
3. Нажмите ссылку подключения к 1С-ЭДО. Откроется помощник.
4. Выберите организацию и сертификат КЭП. Программа проверит, что сертификат читается и криптопровайдер установлен.
5. Укажите, какие сотрудники будут получать и подписывать документы .
6. Подтвердите заявку. Через несколько минут оператор присвоит организации идентификатор участника ЭДО .

Идентификатор выглядит как длинная строка, начинается с префикса оператора. Его вы сообщаете поставщикам, если приглашение они отправляют сами.

Приглашение поставщика

Приглашения хранятся в разделе настроек ЭДО, там же видно их состояние. Порядок такой:

1. Откройте карточку контрагента и проверьте ИНН и КПП. По ним оператор ищет абонента.
2. Отправьте приглашение из 1С или примите входящее, если поставщик пригласил первым.
3. Дождитесь, пока приглашение будет принято второй стороной. Только после этого начнётся обмен.

Роуминг: если поставщик в другом операторе

Поставщик сидит в Диадоке, СБИС или Калуге Астрал, а вы в 1С-ЭДО — это обычная ситуация. Документы ходят через роуминг между операторами.

Как получить входящие накладные и найти их в 1С

Входящие документы загружаются двумя путями:

• ⏱️ Автоматически — по регламентному заданию обмена, если оно включено в файловой базе на рабочем месте или на сервере.
• 🖱️ Вручную — кнопкой Отправить и получить в рабочем месте Покупки → ЭДО: Текущие дела.

В рабочем месте документы разложены по вкладкам «Входящие», «Исходящие» и по действиям, которые от вас ждут: обработать, утвердить, подписать. Новая накладная попадает в группу документов на обработку.

Откройте её двойным щелчком. Вы увидите визуальное представление — то же, что в бумажной ТОРГ-12 или УПД: реквизиты сторон, таблицу товаров, суммы, НДС, подпись продавца. Внизу — кнопки действий с документом.

Что проверить до того, как жать кнопки:

1. Организацию-покупателя. Если у вас в базе несколько организаций, убедитесь, что накладная пришла на нужную.
2. Номер и дату — что такая накладная по договору действительно ожидается.
3. Количество и цены — с заказом или счётом поставщика.
4. Ставку НДС в каждой строке.
5. Статус УПД: 1 — это одновременно счёт-фактура, 2 — только передаточный документ.

Создание документа поступления из электронной накладной

Сопоставление номенклатуры

Поставщик называет товар по-своему: «Бумага А4 SvetoCopy 80г 500л», а у вас в справочнике — «Бумага офисная А4». Программа должна знать, что это одно и то же. Для этого есть сопоставление.

1. В открытом входящем документе запустите сопоставление номенклатуры — программа сама подскажет, если в документе есть несопоставленные строки.
2. Для каждой строки поставщика выберите позицию из своего справочника Номенклатура или создайте новую.
3. Сохраните. Соответствие запоминается: в следующей накладной от того же поставщика эти строки подставятся сами.

Также программа сопоставляет контрагента и договор. Если контрагента с таким ИНН/КПП в базе нет, будет предложено его создать. Договор проверьте отдельно: подставляется основной договор с поставщиком, а не обязательно тот, по которому шла поставка.

Создание учётного документа

После сопоставления создайте документ учёта. Из накладной или УПД формируется Поступление (акт, накладная, УПД) с видом операции «Товары», «Услуги» или «Товары, услуги, комиссия» — в зависимости от содержимого.

Что проверить в созданном поступлении:

• 📦 склад — программа берёт склад по умолчанию;
• 🧾 счёт учёта: 41.01 для товаров, 10.01 или другой субсчёт 10 для материалов;
• 💰 способ отражения НДС и счёт 19;
• 📄 блок счёта-фактуры внизу формы: при УПД со статусом 1 полученный счёт-фактура регистрируется на основании электронного документа.

Проводите документ. Типовые проводки при покупке товара на 120 000 руб. с НДС 20 %:

Проверка: 100 000 + 20 000 = 120 000. Сумма задолженности на счёте 60.01 совпадает с итогом накладной.

Если поступление уже введено вручную

Бывает, что кладовщик оприходовал товар по бумажной копии раньше, чем пришёл электронный документ. Создавать второе поступление нельзя — товар задвоится.

Вместо создания нового документа привяжите электронную накладную к уже существующему поступлению: в действиях со входящим документом выберите вариант сопоставления с имеющимся документом учёта и укажите нужное поступление. Суммы и количества должны совпадать, иначе программа покажет расхождения.

Подписание титула покупателя и подтверждение приёмки

Электронная накладная состоит из двух титулов. Продавец подписал свой при отправке. Ваш — титул покупателя, где указывается, кто и когда принял товар.

1. В карточке входящего документа нажмите кнопку утверждения или подписания — в зависимости от настроек в документе может потребоваться сначала утвердить его, потом подписать.
2. Проверьте поля титула покупателя: дату получения груза, ФИО и должность принявшего, при необходимости — сведения о доверенности.
3. Выберите сертификат и введите пароль, если он установлен на контейнер ключа.
4. Нажмите Отправить и получить, чтобы титул ушёл поставщику.

После этого документ считается принятым обеими сторонами. Изменить его можно только корректировочным или исправительным документом от поставщика.

Отказ от подписи и расхождения в накладной

Если в накладной ошибка — не та цена, лишняя строка, неверный КПП — не подписывайте её. Откажите в подписи с понятной причиной.

1. Откройте входящий документ.
2. Выберите действие отклонения (отказа в подписи).
3. Напишите причину конкретно: «Строка 3: цена 450 руб. вместо 405 руб. по спецификации № 12». Общие формулировки вроде «ошибка в документе» затягивают переписку.
4. Отправьте. Поставщик получит уведомление об уточнении и пришлёт исправленный документ.

Как дальше поступать в зависимости от ситуации:

Хранение и проверка электронных накладных

Электронная накладная и подписи сторон хранятся в информационной базе вместе с документом поступления. Отдельно распечатывать и подшивать бумагу не нужно: юридическую силу имеет электронный документ с подписями.

Сроки хранения:

• 📚 бухгалтерские документы — не менее пяти лет после отчётного года (закон № 402-ФЗ);
• 🧮 документы для налогового учёта — четыре года (Налоговый кодекс РФ).

Что сделать, чтобы архив не подвёл при проверке:

1. Резервное копирование базы . Электронные документы живут в ней. Потеряли базу без копии — потеряли архив. Делайте выгрузку и копию по регламенту, а не «когда вспомнят».
2. Выгрузка пакета документов. Из карточки электронного документа его можно сохранить на диск вместе с файлами подписей — так вы отдаёте документ по требованию налоговой или аудитору.
3. Сверка в конце месяца. Отфильтруйте в рабочем месте ЭДО документы, которые остались в обработке или без подписи. Каждый такой документ — либо незакрытое поступление, либо недополученный вычет НДС.
4. Проверка книги покупок. Счета-фактуры, полученные через ЭДО, должны попасть в книгу покупок того же периода, что и поступление, если вычет заявляется сразу.

Частые вопросы