Приёмка товара от поставщика в 1С: накладная, склад, расхождения и себестоимость

Принять поставку в 1С — значит провести документ поступления по данным поставщика и отдельно подтвердить, что товар физически пришёл на склад. В 1С:Бухгалтерии 3.0 это один документ: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). В 1С:Управлении торговлей 11 при ордерной схеме их два: «Приобретение товаров и услуг» для расчётов и «Приходный ордер на товары» для склада.

Частая ошибка — вбивать в 1С то, что насчитал кладовщик, а не то, что написано в накладной. Так делать нельзя. Документ поставщика заносят как есть, а расхождения оформляют отдельно — иначе не сойдутся взаиморасчёты, акт сверки и книга покупок.

Какие документы поставщика нужны для приёмки

Перед вводом в 1С проверьте, что пришло вместе с товаром. От этого зависит, нужно ли регистрировать счёт-фактуру отдельно.

Что сверить на бумаге до ввода:

• ✅ реквизиты поставщика и покупателя — ИНН и КПП совпадают с карточкой контрагента;
• ✅ номер и дата — их потом ищут при сверке, опечатка здесь стоит дорого;
• ✅ ставка НДС по каждой строке;
• ✅ подписи и печать на бумажном экземпляре, если он бумажный.

Как оформить поступление товара в 1С:Бухгалтерии 3.0

В БП нет разделения на финансовый и складской документ. Поступление одновременно увеличивает остаток на складе и долг перед поставщиком.

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите Товары (накладная, УПД).
3. Если с поставщиком был заказ или счёт, удобнее ввести документ на основании счёта — строки заполнятся сами.

Шаг 2. Заполните шапку

1. Номер и дата входящего документа — ровно как в накладной. Внутренний номер 1С присвоит сама.
2. Дата документа в 1С — дата фактического получения товара, а не дата отгрузки у поставщика.
3. Контрагент и договор — договор с видом «С поставщиком».
4. Склад — куда реально пришёл товар.
5. НДС — по ссылке с типом цен выберите, как указан налог в накладной: «Сумма включает НДС» или «НДС сверху».

Шаг 3. Заполните табличную часть

Добавьте строки кнопкой Добавить или через Подбор. Для каждой строки проверьте количество, цену, ставку НДС и итог по строке. Итог документа должен совпасть с накладной до копейки.

Колонки со счетами учёта подставляются из регистра «Счета учета номенклатуры» (раздел Справочники). Товар для перепродажи уходит на 41.01, материалы — на 10.01. Если счёт подставился неверно, исправьте настройку один раз, а не каждую строку руками.

Шаг 4. Зарегистрируйте счёт-фактуру

Внизу документа введите номер и дату счёта-фактуры (или УПД со статусом 1) и нажмите Зарегистрировать. Флажок отражения вычета в книге покупок датой получения ставят, если вычет берут сразу, а не переносят.

Шаг 5. Проведите и проверьте

Нажмите Провести и закрыть. Откройте документ снова и посмотрите движения кнопкой Показать проводки (значок «Дт/Кт»). Если по договору была предоплата, в проводках должен появиться зачёт аванса.

Ордерная схема в УТ 11: деньги отдельно, склад отдельно

Ордерная схема нужна, когда бухгалтерия и склад работают в разное время. Документ поставщика приходит раньше товара. Или товар уже на складе, а накладная задержалась. Каждая сторона оформляет свою часть, и программа показывает разницу.

Как включить

1. НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка.
2. Включите использование ордерных складов.
3. В карточке нужного склада отметьте ордерную схему при поступлении и укажите дату, с которой она действует.

Дату начала ордерной схемы ставьте на начало следующего периода, а не задним числом — иначе старые проведённые поступления потребуют приходных ордеров, и остатки «поплывут».

Как идёт приёмка

Порядок может быть любым: сначала накладная, потом ордер, или наоборот. Приходный ордер оформляют в разделе Склад и доставка, выбирая распоряжение на поступление — им служит приобретение или заказ поставщику .

Кладовщик вносит то, что пересчитал. Если количество в ордере и в приобретении разное, это и есть расхождение, которое дальше нужно закрыть документом.

Недостача, излишки и брак: приёмка с расхождениями

Принцип один для всех конфигураций: поступление заносят по документу поставщика, расхождение фиксируют актом. По акту либо поставщик исправляет свои документы, либо вы выставляете ему претензию.

Что делать в каждом случае

Как это выглядит в УТ 11

При ордерной схеме расхождение видно сразу: ордер не совпал с приобретением. На основании приобретения вводят «Акт о расхождениях после приемки». В акте выбирают, что делать с каждой строкой: отнести на поставщика, оформить претензию или принять по факту. После согласования программа даёт ввести исправление приобретения.

Как это выглядит в БП 3.0

Отдельного складского документа нет. Поэтому после поступления по накладной недостачу, обнаруженную при приёмке, списывают с 41.01 на 94 и сразу относят на претензию к поставщику. Удобнее всего это сделать операцией, введённой вручную, с приложенным актом.

Серии, сроки годности и характеристики при поступлении

Эти данные ведут в УТ 11, КА 2 и ERP. В 1С:Бухгалтерии 3.0 характеристик и серий нет — разные размеры или партии заводят отдельными позициями номенклатуры.

Что включить заранее

1. НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура — включите характеристики и серии.
2. В виде номенклатуры задайте, используются ли серии и какая политика учёта серий: только на складе, на складе и в себестоимости, со сроком годности или без.
3. Для характеристик выберите, общие они для вида номенклатуры или индивидуальные для каждого товара.

Когда их заполнять

• 🏷️ Характеристика (цвет, размер) — в строке приобретения. Это часть самого товара.
• 📦 Серия и срок годности — при ордерной схеме обычно в приходном ордере, потому что их видит кладовщик на упаковке. Без ордерной схемы — в самом приобретении.

Если серия обязательна, а её не указали, документ не проведётся. Это защита, а не сбой: без серии позже нельзя будет отгрузить товар по правилу «первым истекает — первым отгружается».

Проводки поступления и влияние на себестоимость

Себестоимость товара по ФСБУ 5/2019 складывается из цены поставщика без возмещаемого НДС и затрат на доставку и приведение в состояние для продажи. Поэтому важно, куда попадёт транспортный счёт.

Типовые проводки при приёмке товара в БП 3.0:

Как довести доставку до себестоимости

• БП 3.0 — документ «Поступление доп. расходов» в разделе Покупки. В нём указывают, какое поступление дорожает, и способ распределения: по сумме или по количеству.
• УТ 11 — документ поступления услуг с распределением на товары. Сама себестоимость окончательно считается при закрытии месяца, поэтому до него отчёты по валовой прибыли показывают предварительную цифру.

Пример. Пришли 100 коробок по 500 ₽ без НДС, доставка — 3 000 ₽ без НДС. Себестоимость коробки: (50 000 + 3 000) / 100 = 530 ₽.

Ошибки при приёмке поставки в 1С и как их исправить

Если период уже закрыт

Не открывайте старое поступление, чтобы поправить цену. Изменение в закрытом квартале ломает сданную декларацию по НДС и уже рассчитанную себестоимость.

В БП 3.0 для этого есть «Корректировка поступления» с видом «Исправление в первичных документах» или «Корректировка по согласованию сторон». Первый — для технической ошибки поставщика, второй — для изменения цены или количества по договорённости. Корректировку вводят на основании исходного поступления.

Частые вопросы о приёмке товара