Приём на работу в 1С:ЗУП 3.1 — от карточки до приказа Т-1 и ЕФС-1

Чтобы принять сотрудника в 1С ЗУП 3.1 , создайте его карточку в Кадры → Сотрудники, а затем оформите документ «Прием на работу» в журнале Кадры → Приемы, переводы, увольнения. В документе указывают дату, подразделение, должность, вид занятости, оклад и аванс. После проведения сотрудник попадает в расчёт зарплаты, а из документа печатаются приказ Т-1 и трудовой договор.

Есть три способа оформить приём. Один человек — документ «Прием на работу» из журнала или прямо из карточки. Пять новичков в один день — документ «Прием на работу списком», он экономит время на однотипных полях. Совместитель внутри организации — отдельный сотрудник на того же физлица. Ниже пошаговая инструкция для кадровика и бухгалтера на примере одного работника.

1. Подготовка: справочники и карточка нового сотрудника

Документ приёма опирается на справочники. Если их не заполнить заранее, придётся прерываться и создавать элементы на ходу. Проверьте:

• 🏢 Организация — реквизиты, ИНН/КПП, регистрация в СФР (бывший ФСС, с 2023 года объединён с ПФР в Социальный фонд).
• 🗂️ Подразделения — отдел, куда принимаете человека.
• 👔 Должности — нужная должность в справочнике.
• 🕘 Графики работы сотрудников — пятидневка 40 часов, сменный график и т.д.
• 💰 Начисления — вид оплаты, например «Оплата по окладу» (создаётся программой при начальной настройке).

Если ведёте штатное расписание (флажок в Настройка → Кадровый учет), позиция должна быть утверждена. Тогда в приёме вы выбираете не должность, а позицию штатного расписания, и оклад с графиком подставятся из неё.

Создаём карточку сотрудника

1. Откройте Кадры → Сотрудники и нажмите Создать.
2. Введите ФИО полностью. Поле «Наименование» заполнится само; его меняют, только если в организации есть полные тёзки.
3. Укажите дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС.
4. Заполните паспорт: раздел «Документ, удостоверяющий личность» — вид, серия, номер, кем и когда выдан.
5. Добавьте адрес регистрации, фактический адрес и телефон.
6. Нажмите Записать.

Физическое лицо программа создаёт автоматически вместе с сотрудником. Отдельно в справочник «Физические лица» заходить не нужно.

Сразу после записи в карточке станут доступны ссылки «Налог на доходы» (статус налогоплательщика, вычеты), «Выплаты, учет затрат» (зарплатный проект или касса) и другие. Способ выплаты лучше указать до первой ведомости.

2. Создаём документ «Прием на работу» и заполняем вкладку «Главное»

Документ можно открыть двумя путями:

На вкладке «Главное» заполните:

1. Организация и Сотрудник — если открывали из карточки, они уже стоят.
2. Подразделение и Должность (или Позиция штатного расписания).
3. Дата приема — первый рабочий день по договору, а не дата подписания бумаг.
4. Вид занятости: основное место работы, внешнее или внутреннее совместительство.
5. Количество ставок — 1, 0,5 и т.д. От ставки зависит норма времени.
6. График работы. При неполной ставке выберите или создайте график с сокращённой нормой — иначе табель покажет полную норму, а оклад посчитается целиком.
7. Испытательный срок — флажок и число месяцев. Помните: по ТК испытание не больше трёх месяцев для обычных работников и шести для руководителя и главбуха.

Номер и дату документа программа ставит сама. Номер в документе 1С — это и есть номер приказа о приёме, который выйдет в печатной форме Т-1.

Вкладка «Трудовой договор»

Здесь указывают реквизиты договора: номер, дату, характер работы. Для срочного договора поставьте флажок срочности, дату окончания и основание. Условия труда, если по спецоценке они вредные, тоже отмечают здесь — от класса условий зависят доптарифы взносов.

3. Оплата труда: оклад, плановые начисления и аванс

Вкладка «Оплата труда» определяет, как ЗУП будет начислять зарплату каждый месяц. Ошибка здесь вылезет только при расчёте, поэтому заполняйте внимательно.

Начисления. В таблице добавьте вид начисления (например, «Оплата по окладу») и сумму. Если работник получает надбавку за стаж или классность, добавьте её отдельной строкой. Для почасовой оплаты выберите почасовое начисление и укажите тариф за час.

Аванс. Выберите способ расчёта аванса:

Пример. Оклад 60 000 ₽, аванс «процентом от тарифа» 40%. В аванс работник получит 24 000 ₽ до удержания НДФЛ. Если в организации аванс выплачивают без НДФЛ, а налог удерживают при окончательном расчёте, на руки придёт именно 24 000 ₽. При способе «расчетом за первую половину месяца» сумма будет зависеть от отработанных дней, и НДФЛ с аванса ЗУП посчитает сама.

Заработная плата в первый месяц. Принятому не с первого числа ЗУП сама начислит оклад пропорционально отработанным дням по графику. Ничего вручную править не нужно — главное, чтобы дата приёма и график совпадали с реальностью.

4. Дополнительные сведения и файлы к документу приёма

Внизу документа есть поля «Ответственный» и «Комментарий». В комментарий удобно записать, кто согласовал приём или номер служебной записки — потом проще искать.

Сканы подписанного договора, заявления о приёме и копии документов прикрепляют через кнопку с изображением скрепки в командной панели документа или карточки сотрудника. Файлы хранятся в базе и открываются из 1С.

Что ещё обычно дозаполняют после приёма:

• 🧾 Вычеты по НДФЛ — Налоги и взносы → Заявления на вычеты или через ссылку «Налог на доходы» в карточке.
• 🪖 Воинский учёт — сведения в карточке сотрудника, раздел про воинский учёт.
• 👨‍👩‍👧 Родственники и образование — нужны для личной карточки Т-2.
• 🏦 Зарплатный проект — номер лицевого счёта в «Выплаты, учет затрат».
• 📑 Трудовая книжка — отметка, ведёт ли работник бумажную книжку или выбрал электронную. Заявление о выборе тоже регистрируется в ЗУП.

Совместители и иностранцы

Внутренний совместитель в ЗУП — это второй элемент справочника «Сотрудники» на то же физлицо. Программа так считает отдельно табель, оплату и отпуска по каждому месту работы, а НДФЛ — по человеку в целом. При создании второго сотрудника выберите существующее физлицо, а в приёме — вид занятости «Внутреннее совместительство».

Для иностранного работника в карточке заполните гражданство и статус (временно пребывающий, временно проживающий, постоянно проживающий, ВКС). От статуса зависят тарифы взносов и ставка НДФЛ. Уведомление в МВД о заключении договора программа не отправляет за вас — сроки здесь короткие, держите их в своём календаре.

5. Проверка и проведение приёма на работу

Перед проведением пройдитесь по короткому списку проверок:

1. Дата приёма совпадает с датой начала работы в договоре.
2. Вид занятости выбран верно: от него зависит, попадёт ли запись в сведения о трудовой деятельности как основное место или совместительство.
3. Ставка и график согласованы между собой.
4. Сумма оклада совпадает с той, что записана в трудовом договоре и в приказе: в печатные формы попадёт именно она.
5. Способ аванса заполнен.

Нажмите Провести и закрыть. После проведения:

• 📌 сотрудник получит кадровое состояние «Работает» с даты приёма;
• 📌 плановые начисления лягут в регистр и появятся в документе «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма;
• 📌 если в документе стоит флажок отражения в трудовой книжке, появится мероприятие трудовой деятельности для отчёта ЕФС-1.

Если ведётся штатное расписание с контролем, при нехватке свободных ставок программа предупредит или не даст провести документ — в зависимости от настроек контроля. Решение одно: сначала изменить штатное расписание, затем провести приём.

6. Печатные формы: приказ Т-1, договор, Т-2 и отчёт ЕФС-1

Все документы для подписи печатаются из проведённого приёма через кнопку Печать:

Унифицированные формы Т-1 и Т-2 с 2013 года не обязательны: организация вправе утвердить свои бланки. Но большинство кадровиков пользуется ими — они знакомы проверяющим. С приказом работника знакомят под роспись в течение трёх дней со дня фактического начала работы (ст. 68 ТК).

Шаблон договора в стандартной поставке — общий. Свой шаблон с вашими пунктами настраивают в справочнике шаблонов трудовых договоров (ищите его в настройках кадрового учёта) или через внешнюю печатную форму.

Регистрация приёма и отчёт ЕФС-1

Номер приказа фиксируется в журнале Приемы, переводы, увольнения — этот список и есть электронный журнал кадровых приказов. Отбор по организации и периоду даёт готовый реестр для бумажного журнала учёта приказов, если его ведут.

Сведения о приёме нужно передать в Социальный фонд в форме ЕФС-1, подраздел о трудовой деятельности, не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. В ЗУП отчёт создают в разделе Отчетность, справки: команда «Заполнить» подтянет все мероприятия трудовой деятельности за период, включая только что проведённый приём.

7. Частые вопросы по приёму сотрудника в 1С ЗУП