Новый работник в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от карточки до первой зарплаты

Чтобы принять сотрудника в 1С, нужны два действия: создать карточку в справочнике Сотрудники и провести документ Прием на работу. В ЗУП 3.1 оба лежат в разделе Кадры, в Бухгалтерии 3.0 — в разделе Зарплата и кадры. Без проведённого приёма человек не попадёт в начисление зарплаты, табель и отчёт ЕФС-1, даже если карточка заполнена идеально.

Ниже порядок, который работает для обеих программ: что собрать заранее, какие поля карточки реально влияют на расчёт, как заполнить вкладки приёма, проверить результат и правильно посчитать первую, неполную зарплату нового работника.

Что подготовить до оформления сотрудника в 1С

Карточку проще заполнить за один раз, чем возвращаться к ней после первого расчёта. Соберите данные до того, как открывать программу.

Отдельно проверьте настройки самой базы. Они делаются один раз, но без них документ приёма будет выглядеть иначе, чем в инструкциях.

• 🏢 Подразделение и должность. Если их нет в справочниках, создайте заранее. Иначе придётся заводить «на лету» из формы приёма и легко ошибиться в названии.
• 📊 Штатное расписание. В ЗУП включается в Настройка → Кадровый учет. При включённом штатном расписании приём делают на позицию, и оклад подтягивается из неё.
• 🕐 График работы. Пятидневка 40 часов обычно уже есть. Для сменщиков и неполного дня нужен свой график с заполненным производственным календарём.
• 💰 Виды начислений. Оплата по окладу создаётся по умолчанию. Сдельщина, часовая ставка, надбавки — в Настройка → Начисления.

В Бухгалтерии 3.0 загляните в Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. Если кадровый учёт стоит в варианте «Упрощенный», документа Прием на работу не будет: работника принимают прямо в карточке. Для приказов и печатных форм выберите «Полный».

Карточка сотрудника: какие поля влияют на расчёт

Где создать карточку

В ЗУП карточка сотрудника связана с физическим лицом. Одно физлицо может иметь несколько сотрудников: основное место, внутреннее совместительство, работа в другой организации группы. Личные данные (паспорт, ИНН, СНИЛС) хранятся у физлица, а должность и оклад — у конкретного сотрудника.

Обязательный минимум

1. ФИО и дата рождения. Программа сама предложит пол по отчеству — проверьте, особенно для иностранцев.
2. ИНН и СНИЛС. СНИЛС нужен для ЕФС-1 и персонифицированных сведений. Ошибка в одной цифре — отказ фонда.
3. Гражданство и статус налогоплательщика. Для иностранцев от статуса зависит ставка НДФЛ и тариф взносов.
4. Удостоверение личности. Вид документа, серия, номер, дата выдачи.
5. Адреса. Регистрация обязательна для ряда отчётов и печатных форм.

Дубли физлиц

Если человек уже работал в организации или в другой организации этой базы, не создавайте его заново. При вводе ФИО или ИНН ЗУП показывает совпадения — выберите существующее физлицо. Дубль ломает расчёт стандартных вычетов, лимитов по взносам и ЕФС-1: для фонда это один человек, а в базе — два.

Документ «Прием на работу» и приказ Т-1

Документ открывают двумя способами:

• из карточки сотрудника — ссылка или кнопка Оформить документ → Прием на работу;
• из журнала: в ЗУП — Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Прием на работу, в БП — Зарплата и кадры → Кадровые документы → Создать → Прием на работу.

Есть и групповой вариант — Прием на работу списком, удобный для сезонного набора.

Вкладка «Главное»

• Организация — особенно внимательно, если в базе несколько юрлиц.
• Дата приема — первый рабочий день по договору, а не дата подписания.
• Подразделение и должность (или позиция штатного расписания).
• Вид занятости — основное место работы, внешнее или внутреннее совместительство.
• Количество ставок — для половины ставки укажите 0,5.
• Испытательный срок — число месяцев, если он установлен. По ТК РФ общий предел — 3 месяца, для руководителя и главбуха — 6 месяцев.
• График работы — от него зависит норма дней и часов для расчёта оклада.

Вкладка «Оплата труда»

Здесь задают плановые начисления. Для типичного офиса это одна строка Оплата по окладу с суммой. Надбавки, доплаты за вредность, районный коэффициент добавляются дополнительными строками.

Способ расчёта аванса задаётся тут же:

Вкладка «Трудовой договор»

Номер и дата договора, срок (бессрочный или срочный с датой окончания), условия. Эти данные попадают в печатную форму договора.

Печать

После проведения в меню Печать доступны приказ о приёме по форме Т-1 и трудовой договор. Т-1 — унифицированная форма, её можно заменить своей, но большинство организаций печатают её.

Начисления, вычеты и выплата новому работнику

Плановое начисление из приёма — только часть картины. Остальное вносится отдельными документами.

Стандартные вычеты на детей

В ЗУП заявление вводят в разделе Налоги и взносы — документ заявления на вычеты по НДФЛ. В БП — в карточке сотрудника, ссылка Налог на доходы.

С 2025 года вычеты на детей: 1 400 ₽ на первого, 2 800 ₽ на второго, 6 000 ₽ на третьего и каждого следующего. Вычет действует, пока доход с начала года не превысит 450 000 ₽.

Доход с прежнего места работы

Если человек пришёл в середине года, его прежний доход нужен, чтобы правильно остановить вычеты по лимиту в 450 000 ₽. Возьмите у него справку о доходах и суммах налога и внесите суммы помесячно туда же, где хранятся данные для вычетов. Без этого программа будет давать вычет дольше, чем положено.

Способ выплаты зарплаты

В карточке или в отдельной настройке укажите, как платить: через кассу, на карту по зарплатному проекту или на личный счёт. Для зарплатного проекта номер лицевого счёта вводят вручную или загружают из банка — от этого зависит, попадёт ли работник в ведомость в банк.

Иностранные работники

Для иностранцев проверьте статус в карточке: временно пребывающий, временно проживающий, постоянно проживающий, высококвалифицированный специалист, ЕАЭС. От статуса зависят ставка НДФЛ и тариф взносов. Уведомление в МВД о заключении договора с иностранцем подаётся в течение 3 рабочих дней — это отдельная обязанность, 1С его автоматически не отправит.

Как проверить, что прием оформлен правильно

Пять минут проверки сразу после проведения спасают от перерасчётов в конце месяца.

1. Отчёт по штатным сотрудникам. В ЗУП — Кадры → Кадровые отчеты, отчёт «Штатные сотрудники». Новичок должен быть в нужном подразделении, на нужной должности, с правильной датой приёма.
2. Личная карточка Т-2. Печатается из карточки сотрудника. Если в ней пустые поля паспорта или адреса — значит, что-то не внесено.
3. Плановые начисления. В карточке сотрудника откройте раздел с начислениями: оклад и аванс должны совпадать с договором.
4. Табель. Сформируйте табель за текущий месяц: дни до даты приёма должны быть пустыми, после — по графику.
5. ЕФС-1. Мероприятие «Прием» должно попасть в сведения о трудовой деятельности.

Отправка ЕФС-1 о приеме

Сведения о приёме подают в СФР (до 2023 года — ПФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В ЗУП документ создают в разделе Кадры → Электронные трудовые книжки, кнопка Заполнить подтягивает все проведённые приёмы и увольнения, ещё не отправленные в фонд. В БП подраздел 1.1 ЕФС-1 формируют из Отчеты → Регламентированные отчеты.

Первая зарплата принятого сотрудника

Принятому не с первого числа программа считает оклад пропорционально отработанному времени по графику. Ничего вручную корректировать не надо, если дата приёма и график внесены верно.

Пример расчёта

Оклад 60 000 ₽, пятидневка, в месяце 22 рабочих дня. Работник принят так, что отработал 12 из них. Детей нет.

Если в этом месяце работнику выплатили аванс, он вычтется из суммы к выплате в ведомости. Страховые взносы начисляются сверху и на сумму «на руки» не влияют.

Где посчитать

• ЗУП 3.1: Зарплата → Начисление зарплаты и взносов → Создать, затем Заполнить. Новый сотрудник попадёт в документ автоматически.
• Бухгалтерия 3.0: Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Начисление зарплаты, затем Заполнить.

В Бухгалтерии документ сразу формирует проводки. Для офисного сотрудника на общей системе типично так:

Счёт затрат берётся из способа отражения зарплаты. Его можно указать в начислении, в подразделении или у конкретного сотрудника — у сотрудника приоритет выше.

Аванс в первый месяц

При способе «Расчетом за первую половину месяца» работник, принятый 20-го, в ведомость на аванс не попадёт — и это правильно. При фиксированной сумме программа предложит полный аванс, даже если человек отработал два дня. Такую сумму уменьшите прямо в ведомости или временно поменяйте аванс документом изменения оплаты.

Связь с Бухгалтерией, банком и СФР

Приём в одной программе часто должен «доехать» до других систем.

ЗУП и Бухгалтерия в одной связке

Если зарплату считают в ЗУП, а учёт ведут в БП, настройте синхронизацию: Администрирование → Синхронизация данных в обеих базах. Сотрудники, физлица и подразделения переходят из ЗУП в БП автоматически. Начисления передаются документом Отражение зарплаты в бухучете, который в БП становится проводками.

Не заводите нового работника в обеих базах вручную — синхронизация создаст второго, и в БП появятся дубли с разными ссылками.

Зарплатный проект

При зарплатном проекте новичку нужен лицевой счёт. Для этого в ЗУП и БП есть документ заявки на открытие лицевых счетов: его выгружают файлом для банка или отправляют через DirectBank. Ответ банка с номерами счетов загружают обратно — номер появится в карточке, и сотрудник попадёт в ведомость в банк.

Регламентированная отчётность

Через 1С-Отчетность ЕФС-1 отправляется прямо из программы. Если сервиса нет, отчёт выгружают файлом и отправляют через своего оператора ЭДО.

Ошибки при приеме сотрудников в 1С

• ❌ Дата приема попала в закрытый период. Например, человек фактически вышел 28-го, а провели в следующем месяце после расчёта зарплаты. Придётся пересчитывать прошлый месяц — ЗУП предложит это сам в следующем начислении.
• ❌ Не тот вид занятости. Внутреннего совместителя ошибочно провели как основное место — появляется второй сотрудник «основным», и ЕФС-1 уходит с неверными сведениями.
• ❌ Не тот график. Работник на 0,5 ставки, а график полный: оклад посчитается по полной норме.
• ❌ Исправление проведённого приёма после ЕФС-1. Изменение даты или должности в уже отправленном мероприятии требует корректирующих сведений в фонд, а не просто перепроведения.
• ❌ Приём удалён вместо отмены. Если ошиблись с организацией, а начислений ещё не было, документ можно отменить проведение и пометить на удаление. Если начисления уже были — сначала отмените их.

Частые вопросы