Приёмка товара от поставщика в 1С: от бумажной накладной до проводок и акта о расхождениях

Товар принимают в 1С документом поступления: в 1С:Бухгалтерии 3.0 это Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → кнопка Поступление → Товары (накладная, УПД). В документ переносят номер и дату накладной поставщика, склад, договор и строки товара, затем регистрируют счёт-фактуру и проводят. Проводки: Дт 41.01 Кт 60.01 на стоимость и Дт 19.03 Кт 60.01 на НДС.

Типичная картина: водитель привёз 12 коробок, кладовщик расписался в ТОРГ-12 или УПД, бумага легла на стол бухгалтеру. Остаток на складе в 1С появится только после того, как накладную правильно оформить в программе. Пока документа нет, товар для программы не существует: его нельзя продать, а долг перед поставщиком не виден в сверке.

Подготовка: что проверить до ввода накладной

Многие проблемы при поступлении возникают не в самом документе, а в справочниках. Перед первым вводом пройдитесь по списку.

• 🏢 Контрагент. Найдите поставщика по ИНН, а не по названию. Дубль «ООО Ромашка» и «Ромашка ООО» потом разваливает сверку по счёту 60.
• 📄 Договор. Вид договора — «С поставщиком». Если у поставщика несколько договоров, выбирайте тот, по которому шла оплата, иначе аванс не зачтётся.
• 📦 Номенклатура. Вид номенклатуры «Товары», а не «Услуги» и не «Материалы», если вы перепродаёте позицию. От вида зависит счёт учёта.
• 🧾 Счета учёта. В БП 3.0 они задаются в Справочники → Счета учёта номенклатуры. Для товаров на складе — 41.01.
• 🏬 Склад. Если складов несколько, договоритесь, на какой приходуется товар. Перенос потом — это лишний документ перемещения.
• 💰 Ставка НДС в карточке номенклатуры. Она подставится в строку по умолчанию, но решает всё равно накладная поставщика.

Как оформить поступление товаров по накладной в 1С

Путь к документу зависит от программы. В Бухгалтерии и в УТ документ называется по-разному, но логика одна.

Дальше — порядок для Бухгалтерии 3.0.

Шаг 1. Шапка документа

1. В поле Накладная № и от введите номер и дату с бумаги поставщика. Это входящие реквизиты, по ним потом ищут документ при сверке.
2. В поле от в верхней строке (дата самого документа 1С) ставьте дату фактического получения товара. Если накладная от 28-го, а товар приехал 2-го числа следующего месяца — документ в 1С датируется 2-м числом.
3. Выберите Контрагента и Договор.
4. Выберите Склад.
5. Проверьте ссылку с режимом НДС («НДС в сумме» или «НДС сверху»). Она должна совпадать с тем, как поставщик посчитал накладную.

Шаг 2. Табличная часть «Товары»

Добавьте строки кнопкой Добавить или Подбор. По каждой строке сверьте с бумагой четыре поля: количество, цену, ставку НДС и итоговую сумму.

Если строк много, используйте загрузку из файла: у табличной части есть команда Загрузить, она принимает таблицу Excel с колонками номенклатуры, количества и цены.

Шаг 3. Счёт-фактура

Под табличной частью введите номер и дату счёта-фактуры и нажмите Зарегистрировать. Если поставщик прислал УПД со статусом 1, это одновременно и первичный документ, и счёт-фактура — вводите реквизиты УПД.

Без зарегистрированного счёта-фактуры НДС останется на 19.03 и не попадёт в книгу покупок.

Шаг 4. Проведение и проверка

Нажмите Провести и закрыть. Сразу откройте Дт/Кт в документе и убедитесь, что товар ушёл на 41.01, а не на 10 или 20. Ошибка на этом этапе обходится дешевле всего.

Цены поставщика, доставка и себестоимость товара

Себестоимость товара в 1С — это цена из накладной без НДС (для плательщиков НДС) плюс расходы, которые вы решили включать в стоимость запасов. Такой порядок позволяет ФСБУ 5/2019: фактическая себестоимость включает затраты на доставку до места продажи.

Доставка отдельным счётом

Если транспортную компанию оплачивают отдельно, в БП 3.0 создайте ещё один документ поступления с видом операции «Дополнительные расходы» (в том же меню кнопки Поступление). В нём:

1. Укажите перевозчика, договор и сумму услуги.
2. На закладке Товары заполните строки из основного поступления — проще всего командой заполнения по документу поступления.
3. Выберите способ распределения: по сумме или по количеству.

Пример. Пришло два товара: А на 60 000 ₽ и Б на 40 000 ₽ без НДС. Доставка 6 000 ₽, перевозчик без НДС. При распределении по сумме:

По количеству распределяйте, когда товар однородный и стоимость доставки зависит от веса или числа мест, а не от цены.

Цены продажи

Сам документ поступления не меняет цены продажи. В БП 3.0 розничные и оптовые цены назначают документом установки цен номенклатуры, его удобно создать на основании поступления — строки подтянутся из накладной.

Приёмка на ордерном складе в 1С:Управление торговлей 11

В Бухгалтерии 3.0 ордерной схемы нет: документ поступления сразу и приходует товар на склад, и формирует долг перед поставщиком. В УТ 11, КА 2 и ERP складская и финансовая части разделены.

Ордерная схема включается в карточке склада, в блоке ордерной схемы, отдельно для поступления, с датой начала использования. После включения приёмка идёт двумя документами:

Порядок ввода не жёсткий:

1. Сначала ордер. Кладовщик принимает машину по факту, вводит приходный ордер. Менеджер затем оформляет приобретение на основании ордера или по накладной поставщика.
2. Сначала накладная. Менеджер заранее вводит приобретение по документам поставщика, а склад принимает товар ордером по этому распоряжению.

Пока не введены оба документа, товар висит «к поступлению» или «принят, но не оформлен». Остаток в управленческом учёте есть, а стоимость и долг — ещё нет. Это нормальное промежуточное состояние, а не ошибка.

Если фактически пришло не то, что в накладной

Количество у поставщика и на складе расходится постоянно: бой, недовложение, пересорт, лишние коробки. Задача учёта — оприходовать то, что есть, и зафиксировать претензию.

Недостача

Сам акт о расхождениях составляется при приёмке, в присутствии водителя или представителя поставщика. Форма ТОРГ-2 не обязательна: по закону № 402-ФЗ организация вправе утвердить свою форму первичного документа, лишь бы в ней были обязательные реквизиты.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельного документа под недостачу при приёмке нет. Рабочий вариант:

1. Документом поступления оприходуйте фактическое количество по цене поставщика.
2. Разницу до суммы накладной отразите операцией, введённой вручную.

Пример: по накладной 100 шт. по 1 000 ₽ без НДС, НДС 20%. Принято 96 шт. Недостача 4 шт. = 4 000 ₽ плюс НДС 800 ₽.

Долг перед поставщиком на 60.01 составит 119 200 ₽ — это сумма накладной (120 000 ₽) за вычетом НДС по недостающим 4 шт. НДС 800 ₽ по недостающему товару обычно включают в сумму претензии. Поставщик выставляет корректировочный счёт-фактуру — после него сверьте расчёты по 60 и 76.02.

В УТ 11 на ордерном складе расхождение видно сразу: ордер принят на 96, а приобретение — на 100. На основании поступления оформляется акт о расхождениях, который закрывает разницу и формирует претензию поставщику.

Излишек

Товар сверх накладной не ваш, пока поставщик не подтвердит допоставку. До согласования примите его на ответственное хранение : забалансовый счёт 002 операцией, введённой вручную. Когда придёт дополнительная накладная — оформите обычное поступление и спишите сумму с 002.

Пересорт

Пришёл товар другого артикула. Если поставщик согласен, попросите исправленный УПД и вводите поступление по нему. Если нет — оформляйте как недостачу одной позиции и излишек другой.

Какие проводки формирует поступление товаров

Проводки документа поступления в БП 3.0 для плательщика НДС с товаром на складе:

Если организация на УСН или без НДС, проводки по 19.03 не будет — НДС поставщика включится в стоимость товара на 41.01. Для розничного магазина с учётом по продажным ценам дополнительно появится наценка на 42.

Кроме бухгалтерских проводок документ пишет движения в регистры: остатки товаров на складе, партии для расчёта себестоимости, взаиморасчёты с контрагентом. Поэтому отменить проведение «только проводок» нельзя — снимается всё сразу.

Что сверить после ввода:

• 📊 Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по 41.01 с разворотом по складам — товар пришёл туда, куда нужно.
• 📊 Та же ведомость по 60 с разворотом по контрагентам и договорам — долг равен сумме накладной.
• 📊 Книга покупок за квартал — счёт-фактура на месте.

Ошибки при приёмке товара по накладной и как их исправить

Самые частые сообщения и ситуации — в интерактивной подсказке. Выберите свой симптом.

Ещё одна частая путаница — поступление в закрытом периоде. Если накладная пришла задним числом в уже сданный квартал, не правьте старую дату вслепую: при запрете изменения данных 1С этого и не даст. Оформите поступление текущей датой получения документов, а вычет НДС заявляйте по правилам статьи 172 НК РФ — в пределах трёх лет после принятия товара на учёт.

Частые вопросы