Приёмка товара от поставщика в 1С: от склада до закрытия месяца

Принимать товар в 1С нужно документом поступления: в 1С:Бухгалтерии 3.0 это Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом «Товары», в 1С:Управлении торговлей 11 — «Приобретение товаров и услуг» в разделе Закупки. В документе указываете поставщика, договор, склад, номер и дату накладной поставщика, табличную часть с фактическим количеством — и проводите.

Всё остальное — подготовка склада, расхождения с накладной, пересортица, печать актов и проверка перед закрытием периода — нужно, чтобы остатки на складе в программе совпадали с полкой, а НДС к вычету не потерялся. Пошаговая инструкция для склада и бухгалтерии ниже.

1. Что настроить до первой приёмки товара

Пустая база с одним складом «Основной» годится для учёбы, но не для работы. Перед первой поставкой проверьте пять вещей.

• 🏬 Склады. В БП 3.0 — Справочники → Товары и услуги → Склады. Заведите каждое место хранения отдельно: основной склад, розничный магазин, склад брака. Тип склада («Оптовый», «Розничный», «Неавтоматизированная торговая точка») влияет на то, по какой цене учитывается товар.
• 👤 Материально ответственное лицо. Указывается в карточке склада и попадает в печатные формы.
• 📦 Номенклатура и виды номенклатуры. Товары для перепродажи и материалы должны относиться к разным видам: от вида зависит счёт учёта — 41.01 для товаров, 10.01 для сырья и материалов.
• 🧾 Счета учёта номенклатуры. Проверьте настройку в Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры. Ошибка здесь тиражируется во все поступления.
• 🤝 Контрагент и договор. Договор с видом «С поставщиком», валюта и порядок расчётов — от них зависят счета 60.01/60.02.

В УТ 11 подготовка шире. Склады ведутся в справочнике «Склады и магазины» раздела НСИ и администрирование. Ключевая настройка карточки склада — ордерная схема при поступлении. Если она включена, приёмка делится на два документа: кладовщик фиксирует факт прихода, менеджер — финансовую сторону.

2. Документ поступления товара: заполняем по шагам

Разберём основной сценарий в БП 3.0 — поставщик привёз товар с бумажной УПД.

Создание документа

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите вид «Товары» (если в поставке есть и услуги — «Товары, услуги, комиссия»).
3. В шапке заполните:
   • Номер и дата поставщика — из его накладной, а не номер, который присвоит 1С;
   • Контрагент и Договор;
   • Склад — куда реально лёг товар;
   • Организация — если в базе их несколько.
4. Проверьте ссылку НДС в шапке: сверху или в сумме, как в документе поставщика. Если суммы на копейки расходятся с бумагой, причина обычно здесь.

Табличная часть

1. Добавляйте строки кнопкой Добавить или Подбор — подбор быстрее, если позиций много.
2. Количество ставьте фактическое, пересчитанное на складе, если расхождений нет. Если есть — смотрите раздел 3, там своя логика.
3. Цена и ставка НДС — как в УПД. Сумму программа пересчитает сама.
4. Колонку «Счета учёта» проверьте глазами на первой строке. Должно быть 41.01 (или 10.01 для материалов) и 19.03 для НДС.

Счёт-фактура

Если у поставщика УПД со статусом 1, в нижней части документа после проведения введите номер и дату счёта-фактуры и нажмите Зарегистрировать. Без этого вычет НДС в книгу покупок не попадёт.

При УПД со статусом 2 счёт-фактура не регистрируется — это просто первичный документ.

Что сформирует проведение

Вычет по последней проводке делает не сам документ поступления, а документ «Формирование записей книги покупок» при закрытии квартала. Если вычет заявляется сразу, в поступлении стоит соответствующий флажок под табличной частью.

Поступление по электронной УПД

Если поставщик работает через ЭДО, документ создавать руками не нужно. Входящий документ появляется в Текущие дела ЭДО. При его обработке программа предлагает сопоставить номенклатуру поставщика с вашей — один раз, дальше она запоминает соответствие. После подписания создаётся готовое поступление: склад и счета проверьте перед проведением.

3. Недостача, излишек, пересортица при приёмке товара

Расхождения — главная причина, почему складской учёт расходится с полкой. Порядок действий зависит от того, когда их обнаружили и согласен ли поставщик.

Расхождение выявили сразу, при разгрузке

Правильный путь — акт о расхождении, подписанный водителем или представителем поставщика. Для этого подходит форма ТОРГ-2 или ваша собственная форма акта, утверждённая учётной политикой: унифицированные формы с 2013 года не обязательны.

Дальше варианты:

«Корректировка поступления» создаётся кнопкой Создать на основании из исходного поступления. Вид операции выбирайте по сути: «Исправление в первичных документах» — если ошибка была в самом документе, «Корректировка по согласованию сторон» — если стороны договорились изменить количество или цену.

Пересортица

Пересортица — это когда пришло 10 банок красной краски вместо 10 банок синей при том же количестве. Если товар в накладной один, а на полке другой, сначала решите с поставщиком: замена, возврат или исправление документа.

• 🔁 Поставщик исправил документ — вводите поступление по исправленному.
• 📝 Ошибка в вашем учёте (приняли не тот артикул в программе) — в УТ 11 для этого есть документ «Пересортица товаров» в разделе Склад и доставка. В БП 3.0 отдельного документа нет: пересортицу оформляют инвентаризацией с последующим списанием одной позиции и оприходованием другой.

Расхождения в УТ 11

В УТ 11 после приобретения можно оформить «Акт о расхождениях после приобретения» — он создаётся на основании документа приобретения. Акт фиксирует недостачу, излишек или брак и показывает, кто за них отвечает. По итогам согласования с поставщиком программа помогает сформировать корректировку приобретения.

4. Какие документы распечатать при приёмке

Печать — кнопка Печать в форме поступления. Набор форм зависит от конфигурации и релиза, но для склада обычно нужны:

• 📄 Приходный ордер М-4 — для материалов (счёт 10), подтверждает оприходование на склад;
• 📄 Акт о приёмке товаров — когда товар принимают с участием комиссии или выявлены расхождения;
• 🏷 Ценники и этикетки — для розничного склада, особенно после переоценки;
• 📄 Реестр документов — если склад сдаёт бумаги в бухгалтерию пачкой.

Для товаров (счёт 41) приходный ордер М-4 формально не требуется — основанием служит накладная или УПД поставщика с отметкой о приёмке. Если хотите единообразия, утвердите в учётной политике свою форму приходной накладной.

В УТ 11 при ордерной схеме кладовщик печатает свои формы из приходного ордера на товары, а менеджер — из документа приобретения.

5. Проведение и проверка перед закрытием периода

Проведённое поступление — это ещё не закрытый вопрос. Перед закрытием месяца и квартала сделайте сверку.

Что сверить

1. Остатки по складу. Отчёт Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по 41.01 с группировкой по складам и номенклатуре. Сравните с данными склада или с последней инвентаризацией.
2. Расчёты с поставщиком. ОСВ по 60.01 в разрезе контрагентов и договоров. Отрицательный или подозрительный остаток — признак задвоенного или непроведённого документа.
3. Зарегистрированные счета-фактуры. Отчёт «Журнал учёта счетов-фактур» или ОСВ по 19.03: остаток по 19.03 без счёта-фактуры — повод проверить регистрацию.
4. Висящие документы. Список поступлений с фильтром по непроведённым — их нередко оставляют «до уточнения» и забывают.

Закрытие месяца и запрет изменений

Закрытие проходит обработкой Операции → Закрытие месяца. Перед ней все поступления периода должны быть проведены и сверены.

После сдачи отчётности включите даты запрета изменения: Администрирование → Проведение документов → Даты запрета изменения. Тогда задним числом поступление никто не поправит — ни по ошибке, ни «чтобы сошлось».

6. Чем отличается приёмка в БП 3.0 и УТ 11

Логика одна, но путь и количество документов разные.

Если УТ 11 работает в связке с БП 3.0 через синхронизацию, приёмку вводите только в УТ. В бухгалтерию документы придут при обмене — ручной ввод там же даст задвоение остатков.

7. Частые ошибки при приёмке товара и как их исправить

Ещё одна ошибка, которую не видно в отчётах: дата поступления. Ставьте дату фактического получения товара, а не дату накладной поставщика, если они отличаются. Дата в шапке поставщика — в отдельном поле «от».

8. Частые вопросы