Приход товара от поставщика в 1С: от справочников до проводок и вычета НДС

Принимать товары в 1С Бухгалтерии 3.0 нужно документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД): кнопка Поступление → вид операции «Товары (накладная, УПД)». В документе указывают поставщика, договор, склад, номер и дату накладной, заполняют таблицу товаров и регистрируют счёт-фактуру. После проведения программа делает проводки Дт 41.01 Кт 60.01 на стоимость и Дт 19.03 Кт 60.01 на НДС.

В 1С:Управление торговлей 11 тот же приход оформляется документом «Приобретение товаров и услуг» в разделе Закупки. Логика одна: правильные справочники до ввода, точные реквизиты накладной и проверка движений после проведения. Ниже всё по порядку, с ошибками, на которых чаще всего спотыкаются при оприходовании.

Каким документом оприходовать товар

Документ зависит от того, что пришло и откуда. Если выбрать не тот вид операции, товар попадёт не на тот счёт или вообще не появится на складе.

Оприходование излишков — не покупка. У него нет поставщика и НДС, поэтому для товара от контрагента его не используют.

Что подготовить в справочниках до ввода накладной

Большинство ошибок при приёме товара заложено не в самом документе, а в справочниках. Пять минут на проверку заранее избавят от перепроведения месяца.

Контрагент и договор

• 🏢 Контрагент — ИНН и КПП как в накладной. Удобнее завести по ИНН: программа подтянет реквизиты из ЕГРЮЛ, если подключена интернет-поддержка.
• 📄 Договор — вид договора «С поставщиком». С видом «С покупателем» договор в поступлении просто не выберется.
• 💱 Валюта и расчёты в у. е. — если цены в договоре привязаны к валюте, отметьте это в договоре сразу. Переделать после проведения оплат сложнее.

Номенклатура

• 📦 Вид номенклатуры — «Товары». От него зависит счёт учёта: товары идут на 41.01, материалы на 10.01. Ошибка в виде номенклатуры — главная причина, почему товар «уходит» в материалы.
• 📏 Единица измерения — та, в которой продаёте. Если поставщик отгружает коробками, а продаёте штуками, пересчитайте количество при вводе.
• 🧾 Ставка НДС — заполняется в карточке, подставляется в документ автоматически.

Склад и счета учёта

Склад заводят в Справочники → Склады. Если в организации розница, тип склада «Розничный магазин» или «Неавтоматизированная торговая точка» меняет порядок учёта, выбирайте его осознанно.

Счета учёта задаются в Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры. Достаточно одной строки на вид номенклатуры «Товары» со счётом 41.01. Тогда не придётся править счёт в каждой строке документа.

Шапка документа поступления: реквизиты накладной

Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление → «Товары (накладная, УПД)». Заполняйте шапку в таком порядке:

1. Накладная № и от — номер и дата из документа поставщика. Это входящий номер, по нему потом ищут документ при сверке.
2. Дата документа — дата фактического получения товара. Обычно совпадает с датой накладной, но если груз ехал три дня, ставьте дату приёмки: право собственности и остатки привязаны к ней.
3. Организация — актуально, если в базе несколько юрлиц.
4. Контрагент и Договор — после выбора контрагента договор подставится сам, если он один.
5. Склад — куда физически пришёл товар.
6. Расчёты — по ссылке открываются счета расчётов (60.01 и 60.02 для аванса) и способ зачёта аванса. По умолчанию аванс засчитывается автоматически, менять это стоит только по указанию бухгалтера.

Цены: НДС в сумме или сверху

По ссылке Цены в шапке задают, как вводить цены. Смотрите на накладную:

• если в колонке «Цена» сумма без НДС, а налог прибавляется ниже — выбирайте «НДС сверху»;
• если цена уже с налогом — «НДС в сумме».

Пример: 10 штук по 1 200 ₽ с НДС 20 % в сумме. Всего 12 000 ₽, из них НДС 2 000 ₽ (12 000 × 20 / 120), стоимость товара 10 000 ₽. Если по ошибке выбрать «сверху», итог станет 14 400 ₽ и не сойдётся с накладной на 2 400 ₽.

Табличная часть: как ввести номенклатуру

Строки добавляют тремя способами. Выбирайте по объёму накладной.

Команда загрузки из файла есть в командной панели таблицы товаров. Перед загрузкой проверьте, что названия или артикулы в файле совпадают с вашими карточками.

Что проверить в каждой строке

• 🔢 Количество — в вашей единице измерения.
• 💰 Цена и сумма — итог документа до копейки равен итогу накладной.
• 🧾 % НДС — совпадает со ставкой в накладной. Если поставщик на УСН и выставил «Без НДС», так и укажите.
• 📒 Счёт учёта — 41.01 для товаров (колонка видна, если включено отображение счетов в форме).

При работе по ЭДО сопоставление делают один раз: программа запоминает, что «Ручка шарик. синяя 0,7» у поставщика — это ваша «Ручка шариковая синяя». Следующие УПД заполнятся без ручной работы.

НДС и дополнительные расходы при приёме товаров

Регистрация счёта-фактуры

Без регистрации счёта-фактуры НДС останется на 19.03 и не попадёт в книгу покупок. Внизу формы поступления есть блок счёта-фактуры:

1. Введите номер и дату счёта-фактуры поставщика.
2. Нажмите Зарегистрировать. Если пришла УПД со статусом «1», номер и дата обычно совпадают с накладной.
3. Проверьте флажок отражения вычета в книге покупок. С ним проводка Дт 68.02 Кт 19.03 сформируется сразу.

Вычет принимают при трёх условиях: товар принят к учёту, есть правильно оформленный счёт-фактура (ст. 169 НК РФ), товар куплен для облагаемых НДС операций (ст. 171–172 НК РФ). Если организация на УСН, счёт-фактуру можно не регистрировать: НДС включается в стоимость товара.

Доставка и другие расходы на приобретение

Транспорт, погрузку или страхование груза включают в стоимость товаров (ФСБУ 5/2019). В БП 3.0 для этого есть отдельный документ Покупки → Поступление доп. расходов:

1. Создайте документ, укажите перевозчика, его договор и сумму услуги.
2. На вкладке «Товары» нажмите Заполнить и выберите поступление, к которому относятся расходы.
3. Выберите способ распределения: по сумме или по количеству.
4. Зарегистрируйте счёт-фактуру перевозчика, если он есть.

Пример распределения по сумме. Доставка 3 000 ₽ без НДС, в поступлении два товара: на 40 000 ₽ и на 20 000 ₽. Первый получит 2 000 ₽ (40 000 / 60 000 × 3 000), второй — 1 000 ₽. Проводки: Дт 41.01 Кт 60.01 по каждой строке.

Если доставку оказал сам поставщик и она стоит строкой в той же УПД, используйте вид поступления «Товары, услуги, комиссия»: услугу внесите на вкладку «Услуги» с отнесением на 41.01.

Проведение поступления и проверка движений

Нажмите Провести, затем кнопку ДтКт («Показать проводки и другие движения документа»). Для типовой закупки на 12 000 ₽ с НДС 20 % в сумме вы увидите:

Кроме проводок проверьте вкладки регистров: там должна появиться запись в книге покупок и движение по партиям или остаткам.

Отчёты для сверки

• Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету 41.01 — приход по складу и номенклатуре.
• ОСВ по счёту 60 с разбивкой по договорам — долг перед поставщиком совпадает с суммой накладной.
• Склад → Ведомость по товарам на складах — количественный остаток.
• Отчеты → Книга покупок — счёт-фактура попал в нужный квартал.

Как то же самое выглядит в УТ 11

В УТ 11 проводок нет, проверяют остатки и взаиморасчёты. После проведения «Приобретения товаров и услуг» откройте отчёт по остаткам товаров на складе и ведомость расчётов с поставщиками в разделе Закупки. Если включена ордерная схема на складе, товар появится в наличии только после приходного ордера: это отдельный документ, который оформляет кладовщик.

Ошибки при приёме товаров в 1С и как их исправить

Если поставщик прислал исправленные документы

Проведённое поступление после сдачи отчётности не правят задним числом. В БП 3.0 используют документ Корректировка поступления, его создают на основании исходного поступления:

• вид «Исправление в первичных документах» — если поставщик исправил техническую ошибку и прислал исправленный счёт-фактуру;
• вид «Корректировка по согласованию сторон» — если изменились цена или количество по договорённости, оформлен корректировочный счёт-фактура.

Возврат брака оформляют документом возврата поставщику, а не удалением строк из поступления.

Частые вопросы