Возврат товара от покупателя в 1С: от чека до проводок

Принять возврат в 1С — значит провести его двумя путями. В день продажи, пока кассовая смена открыта, возврат оформляют чеком возврата прихода прямо на кассе. Если смена закрыта или товар вернул оптовый покупатель, нужен отдельный документ: в 1С:Бухгалтерии 3.0 это «Возврат товаров от покупателя», в 1С:Управлении торговлей 11 — «Возврат товаров от клиента».

Типичная ситуация: покупатель приносит кофемашину через неделю, кассир пробивает чек возврата, а бухгалтер в конце месяца видит, что остаток на складе не сходится и выручка завышена. Причина почти всегда одна: на кассе возврат прошёл, а в учётной базе его не оформили. Ниже порядок, при котором касса, склад, выручка и НДС сходятся.

Когда покупатель вправе вернуть товар и какие бывают возвраты

Прежде чем открывать 1С, определите, какой у вас случай. От этого зависит документ, срок возврата денег и налоговые последствия.

Часть непродовольственных товаров надлежащего качества обмену и возврату не подлежит. Перечень утверждён Постановлением Правительства № 2463. Туда входят, например, технически сложные товары с гарантийным сроком, парфюмерия, предметы личной гигиены.

Налоговая сторона одинакова для всех вариантов с НДС. Продавец уменьшает выручку и принимает к вычету НДС с возвращённого товара. Основание — п. 5 ст. 171 НК РФ. Вычет заявляют не позднее одного года с момента возврата (п. 4 ст. 172 НК РФ). Документ для вычета — корректировочный счёт-фактура, который выставляет сам продавец.

Что настроить в 1С до первого возврата

Возвраты ломаются не на самом документе, а на подготовке. Проверьте пять вещей заранее.

1. Функциональность розницы. В 1С:Бухгалтерии откройте Главное → Функциональность, вкладку Торговля, и убедитесь, что включена розничная торговля. Без неё не будет отчётов о розничных продажах и розничных складов.
2. Подключение ККТ. Касса должна быть подключена в разделе Администрирование → Подключаемое оборудование. Тогда чек возврата пробивается из 1С, а не руками на кассе.
3. Договор с покупателем. У оптового покупателя договор в документе возврата должен совпадать с договором реализации. Иначе возврат закроет не ту задолженность.
4. Цены и себестоимость. Документ возврата берёт себестоимость из исходной реализации, если он создан на её основании. Ввод вручную даёт расхождение в себестоимости.
5. Права кассира. Решите, кто может пробивать чек возврата. В рабочем месте кассира ограничьте возвраты старшим кассиром или администратором смены.

Возврат в день продажи на кассе

Если покупатель вернул товар до закрытия смены, всё решается на кассе. Это самый простой случай.

В УТ 11 и 1С:Рознице через рабочее место кассира

1. Откройте рабочее место кассира (РМК).
2. Найдите исходный чек продажи: по номеру, сумме или времени.
3. Создайте на его основании чек на возврат. Программа сама подставит товары, цены и способ оплаты.
4. Оставьте в чеке только возвращаемые позиции и количество.
5. Пробейте чек. Касса напечатает документ с признаком расчёта «возврат прихода».

Если исходного чека в базе нет, возврат оформляют без основания. Но тогда цену и способ оплаты придётся вводить вручную. Ошибиться здесь легко.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

В БП нет полноценного рабочего места кассира, поэтому многое зависит от способа загрузки продаж.

• 📥 Продажи загружаются из кассовой программы. Чек возврата приходит вместе с продажами. В отчёте о розничных продажах за день выручка будет уже за минусом возврата.
• ✍️ Отчёт о розничных продажах заполняется вручную. Отразите в нём продажи дня без возвращённого товара, если возврат был до закрытия смены. Сумма отчёта должна совпасть с отчётом о закрытии смены ККТ.

Отчёт о розничных продажах находится в разделе Продажи → Розничные продажи. Если он за этот день уже проведён, возврат оформляют так же, как возврат в последующие дни.

Возврат товара от покупателя после закрытия смены

Смена закрыта, отчёт о продажах проведён, выручка отражена. Теперь возврат — отдельная хозяйственная операция со своим документом.

Документ в 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте исходную реализацию: Продажи → Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) для оптовой продажи или отчёт о розничных продажах для розницы.
2. Нажмите Создать на основании и выберите «Возврат товаров от покупателя».
3. Проверьте шапку: организацию, склад, на который вернётся товар, контрагента и договор.
4. В табличной части оставьте только возвращаемые позиции. Количество не может превышать проданное.
5. Проверьте вкладку со счетами учёта: товар должен вернуться на тот же счёт, с которого списан.
6. Проведите документ и откройте проводки кнопкой ДтКт.
7. Внизу документа зарегистрируйте корректировочный счёт-фактуру, если продажа была с НДС.

Документ создаётся на основании реализации именно ради себестоимости. Программа сторнирует ту себестоимость, по которой товар списали при продаже. Если ввести возврат с нуля, себестоимость возьмётся по текущей средней и разойдётся с исходной.

Документ в УТ 11

В УТ 11 после закрытия смены оформляют «Возврат товаров от клиента». Его тоже удобнее вводить на основании исходного документа продажи: реализации для оптового клиента или чека для розничного. Хозяйственная операция в шапке для розницы — возврат от розничного покупателя.

Сам документ не выдаёт деньги. Он возвращает товар на склад и уменьшает выручку. Деньги — отдельный шаг, о нём ниже.

Что сформирует документ: проводки

Пример. В марте продали товар за 12 200 ₽, в том числе НДС 22% — 2 200 ₽. Себестоимость — 7 000 ₽. В апреле того же года покупатель вернул товар полностью.

Проверка: выручка без НДС уменьшилась на 10 000 ₽ (12 200 − 2 200), себестоимость — на 7 000 ₽. Финансовый результат по сделке ушёл на 3 000 ₽ вниз, как и должно быть.

Если товар продали в прошлом году, отчётность которого уже сдана, сторно не годится. Выручку прошлого года не трогают. Возврат отражают через прочие доходы и расходы текущего периода: обычно себестоимость возвращённого товара — Дт 41 Кт 91.01, сумма возврата покупателю — Дт 91.02 Кт 62. В 1С:Бухгалтерии это зависит от того, закрыт ли период: проверьте проводки после проведения.

Не проводите возврат датой продажи, чтобы «спрятать» его в старом периоде. Если период закрыт и отчётность сдана, вы получите расхождение с поданными декларациями.

Какой документ выбрать: короткая подсказка

Как вернуть покупателю деньги

Документ возврата товара деньги не выдаёт. Задолженность перед покупателем появляется на счёте 62 и закрывается отдельным документом. Выбор документа зависит от того, как покупатель платил.

Деньги обычно возвращают тем же способом, каким покупатель платил. Покупатель, оплативший картой, получает деньги на карту.

Возврат наличных после закрытия смены

1. Примите от покупателя заявление на возврат с указанием причины и паспортных данных.
2. Пробейте чек возврата прихода на ту же сумму.
3. Оформите выдачу наличных из кассы. Если чек пробивается из 1С, документ выдачи и чек связаны.
4. Проверьте по ОСВ счёта 62, что задолженность перед покупателем закрыта.

Срок — 3 дня для товара надлежащего качества и 10 дней для товара с недостатком. Задержка грозит неустойкой в пользу покупателя: 1% цены товара за каждый день просрочки по ст. 23 Закона «О защите прав потребителей».

Возврат маркированного товара

Обувь, одежда, молочная продукция, вода, шины, лекарства — у всего этого есть код маркировки DataMatrix. Код живёт в ГИС МТ «Честный знак». При продаже он выбывает из оборота, при возврате его надо вернуть в оборот. Иначе вы не сможете продать этот товар снова.

Розничный возврат

• 📷 Сканируйте код с упаковки при пробитии чека возврата. Не вводите количество вручную: в чеке должен быть именно тот код, который выбыл при продаже.
• 🔍 Проверяйте совпадение. Если код не значится в продажах вашей организации, ГИС МТ не вернёт его в оборот.
• 📡 Ждите передачи через ОФД. Чек возврата с кодами уходит в ОФД, оттуда в ГИС МТ. Код возвращается на ваш баланс автоматически, отдельного документа в ГИС МТ при розничном возврате не нужно.

Если этикетка повреждена или код не читается, товар продают только после перемаркировки. Новый код заказывают в ГИС МТ, наносят на товар и сообщают в систему о перемаркировке. В УТ 11 и 1С:Рознице для этого есть документы в разделе работы с маркировкой.

Возврат от организации

Когда товар возвращает юрлицо или ИП, коды должны вернуться через ЭДО. Обычно это корректировочный документ (УКД) или документ возврата с перечнем кодов. Пока покупатель не подпишет его, коды висят на балансе покупателя в ГИС МТ.

Корректировочный счёт-фактура и НДС при возврате

С 2015 года при возврате счёт-фактуру выставляет продавец, а не покупатель. Правило одинаково для всех покупателей — плательщиков НДС и неплательщиков, для принятого и не принятого на учёт товара.

1. В документе возврата нажмите ссылку регистрации корректировочного счёта-фактуры внизу формы.
2. Проверьте сумму: она совпадает с НДС по возвращённым позициям.
3. Для вычета запустите Операции → Закрытие периода → Регламентные операции НДС и сформируйте записи книги покупок.
4. Убедитесь, что корректировочный счёт-фактура попал в книгу покупок за квартал возврата.

Для розничных возвратов от физлиц корректировочный счёт-фактуру не выставляют. Основанием для вычета служат документы возврата и чек возврата. В 1С:Бухгалтерии вычет по таким возвратам попадает в книгу покупок при формировании записей книги покупок, если документ возврата оформлен правильно.

Как проверить, что возвраты учтены верно

Возвраты удобно сверять раз в месяц, до закрытия периода. Три отчёта закрывают почти все расхождения.

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 с детализацией по контрагентам. Кредитовое сальдо у розничного покупателя или у клиента после возврата значит, что деньги ещё не выданы.
• 📦 Ведомость по товарам на складах или ОСВ по счёту 41. Возвращённый товар должен появиться на складе той же датой.
• 🧾 Отчёт о продажах в разделе Продажи → Отчёты. Сравните выручку за месяц с суммой отчётов о закрытии смен ККТ за вычетом возвратов.

В УТ 11 для анализа удобен отчёт «Валовая прибыль предприятия»: возвраты уменьшают продажи и себестоимость в разрезе номенклатуры. Так видно, какие товары возвращают чаще всего.

Частые вопросы