Приём заказов покупателей в 1С: от звонка до отгрузки
Содержание
Чтобы принимать заказы в 1С, сначала включите их в настройках программы, а потом оформляйте документ: в «1С:Управление торговлей 11» это «Заказ клиента
» (Продажи → Заказы клиентов), в «1С:Рознице» — «Заказ покупателя» (Продажи → Заказы покупателей). Заказ фиксирует, что и по какой цене хочет купить клиент, резервирует товар и служит основанием для счёта, оплаты и отгрузки.
Пока заказ не отгружен, он ничего не списывает со склада и не создаёт выручку. Это «обещание» клиенту, которое 1С помогает выполнить: показывает, хватает ли товара, что оплачено и что ещё не отгружено.
Подготовка: как включить заказы в УТ 11 и Рознице
По умолчанию в чистой базе заказы могут быть выключены, и пункта в меню просто нет. Включает их пользователь с правами администратора.
| Программа | Где включить | Что отметить |
|---|---|---|
| УТ 11 | НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи | флажок «Использовать заказы клиентов» |
| Розница 2.x | Администрирование → Продажи (раздел настроек продаж) | флажок использования заказов покупателей |
В УТ 11 в той же группе настроек есть дополнительные параметры заказов: использование статусов, соглашений с клиентами, контроль оплаты. Если включить только базовый флажок, заказ будет работать в упрощённом виде — без согласования и этапов.
Перед первым заказом проверьте справочники:
- 📦 Номенклатура — у товаров заполнены единицы измерения и ставка НДС.
- 💰 Виды цен — есть хотя бы одна розничная или оптовая цена, и цены установлены документом «Установка цен номенклатуры».
- 🏬 Склады — для каждого склада указано, кто за него отвечает; в Рознице склад привязан к магазину.
- 👤 Партнёры и контрагенты (УТ) или Карты лояльности / покупатели (Розница) — без клиента заказ в УТ не записать.
- 🤝 Соглашения с клиентами (УТ, если включены) — они подставляют вид цен, условия оплаты и скидки.
В УТ 11 партнёр и контрагент — разные сущности. Партнёр — «кто покупает» (компания или человек), контрагент — юрлицо для документов. У одного партнёра может быть несколько контрагентов.
Рабочее место менеджера и кассира
Скорость приёма заказа зависит от того, как настроена форма. Менеджер, который каждый раз ищет товар по всему справочнику, тратит на заказ втрое больше времени.
Что настроить менеджеру в УТ 11
- Значения по умолчанию. В персональных настройках пользователя укажите организацию, склад и подразделение. Они будут подставляться в каждый новый заказ.
- Подбор товаров. В табличной части заказа есть кнопка «Подобрать товары». Окно подбора показывает остатки и цены — заказ собирается без переключения в отчёты.
- Список заказов. В форме списка настройте отбор «Менеджер» по себе и сортировку по дате отгрузки. Так видно, что горит сегодня.
- Права. Менеджеру нужно право создавать заказы, но не обязательно — менять цены вручную. Ручное изменение цены ограничивают через профили групп доступа.
Что нужно кассиру в Рознице
В «1С:Рознице» заказ покупателя оформляют, когда товара нет на полке, его надо привезти со склада или покупатель вносит предоплату. Кассиру нужны права на документ «Заказ покупателя» и на работу в рабочем месте кассира (РМК).
- 🧾 Предоплату по заказу пробивают чеком через ККТ — продавец обязан выдать кассовый чек при получении денег, в том числе аванса.
- 📞 Если заказ принимает продавец в зале, а оплату — кассир, удобнее, чтобы заказ создавал продавец, а кассир находил его по номеру или телефону покупателя.
Предоплата за товар, который выдадут позже, — это отдельный расчёт с признаком «предоплата». При выдаче товара пробивают второй чек. Если пробить один чек на всю сумму в момент выдачи, кассовая дисциплина будет нарушена.
Как оформить заказ клиента пошагово
Разберём на примере УТ 11. В Рознице логика та же, полей меньше.
Шаг 1. Шапка заказа
Откройте Продажи → Заказы клиентов и нажмите «Создать». Заполните:
- Клиент — партнёр. Контрагент и соглашение подтянутся автоматически, если они единственные.
- Организация и склад — откуда будет отгрузка.
- Желаемая дата отгрузки — по ней потом планируют сборку и доставку.
- Соглашение — если оно задаёт вид цен, цены в строках заполнятся сами.
Шаг 2. Товары
Добавьте строки вручную или через «Подобрать товары». В каждой строке проверьте:
- количество и единицу (штуки, упаковки);
- цену и скидку — если цена пустая, значит, по виду цен из соглашения она не установлена;
- вариант обеспечения (о нём — в разделе про резерв).
Шаг 3. Условия оплаты
На закладке с условиями оплаты укажите порядок: предоплата, оплата после отгрузки или частями. Пример: заказ на 120 000 ₽, предоплата 30 % = 36 000 ₽, остаток 84 000 ₽ — через 10 дней после отгрузки. Эти суммы потом видны в графике платежей и в контроле дебиторки.
Шаг 4. Запись, проведение, счёт
Нажмите «Провести». Документ получит номер, а резервы и обязательства отразятся в учёте. Счёт клиенту распечатайте из заказа (кнопка «Печать») или создайте документ «Счёт на оплату» на основании заказа, если нужен отдельный счёт с другим сроком.
Шаг 5. Отгрузка
Когда товар готов, создайте на основании заказа документ «Реализация товаров и услуг». Строки, цены и контрагент перенесутся из заказа. Частичная отгрузка допустима: отгрузите 40 из 50 штук — оставшиеся 10 останутся в заказе к выполнению.
Резервирование товаров под заказ
Резерв нужен, чтобы товар, обещанный одному клиенту, не продали другому. В УТ 11 резервом управляет колонка «Вариант обеспечения» в строках заказа.
| Вариант обеспечения | Что происходит | Когда выбирать |
|---|---|---|
| Отгрузить | товар отгружается со свободного остатка | товар на складе, отгрузка скоро |
| Резервировать на складе | остаток закрепляется за заказом | товар есть, отгрузка через несколько дней |
| К обеспечению | товара нет, нужна закупка или перемещение | под заказ клиента |
| Обособленно | товар закупается и хранится именно под этот заказ | спецзаказ, уникальная позиция |
| Не обеспечивать | строка не участвует в обеспечении | услуги, черновой заказ |
Для массового выбора есть команда «Заполнить обеспечение» над табличной частью: программа сама проставит варианты по наличию на складе.
Как проверить резерв:
- 🔎 в окне подбора товаров видно свободный остаток — это остаток минус резервы;
- 📊 в отчётах по остаткам товаров в разделе
Склад и доставкаесть колонки резерва; - 📝 в самом заказе после проведения обеспечение отражается по строкам.
Резерв, который никто не снимает, «съедает» склад. Если заказ отменили, а резерв остался, свободный остаток будет меньше фактического. Отменённые строки отмечайте флажком «Отменено» с причиной отмены — резерв по ним снимается.
Причины отмены ведутся отдельным справочником. Через месяц-два по ним видно, почему срываются заказы: нет товара, дорого, долго.
Статусы заказа и контроль выполнения
Если в настройках включены статусы, заказ клиента в УТ 11 проходит этапы. Набор зависит от того, какие дополнительные возможности включены.
| Статус | Что значит | Что делать |
|---|---|---|
| Не согласован | заказ записан, но ещё обсуждается | уточнить состав и цены |
| Согласован | клиент подтвердил условия | выставить счёт, ждать оплату |
| К обеспечению | можно резервировать и заказывать товар | закупить или переместить |
| К отгрузке | товар готов, условия оплаты выполнены | создать реализацию |
| Закрыт | заказ выполнен или закрыт вручную | ничего, это архив |
Пока заказ не согласован, его нельзя отгрузить. Это защищает от ситуации, когда склад собрал товар по черновику менеджера.
Как следить за десятками заказов
- 📋 Список заказов с колонками статуса, суммы, оплаты и отгрузки — основной рабочий экран. Сохраните настройку отборов: «мои», «к отгрузке на завтра».
- 💳 Состояние оплаты. В списке и в отчётах по расчётам с клиентами видно, сколько оплачено по заказу и сколько ещё ждать.
- 🚚 Остаток к отгрузке. Частично отгруженный заказ не закроется сам, пока по нему есть невыполненные строки.
Старые зависшие заказы закрывают обработкой закрытия заказов. Найти её проще всего через поиск по разделу Продажи по слову «закрытие». Перед массовым закрытием отфильтруйте заказы по дате, чтобы не закрыть свежие.
Автоматизация приёма заказов: сайт, маркетплейсы, обмены
Вручную оформлять 5–10 заказов в день нормально. При 50–100 заказах в день менеджеры начинают ошибаться при перебивке, и приём стоит автоматизировать.
Заказы с интернет-магазина
УТ 11 и Розница умеют обмениваться с сайтом по формату CommerceML: на сайт выгружаются товары, цены и остатки, обратно загружаются заказы. Настройка находится в разделе интеграции с другими программами (НСИ и администрирование → Интеграция с другими программами в УТ 11).
Что настроить в обмене:
- Какие склады и виды цен уходят на сайт.
- Как сопоставлять покупателей: новый партнёр на каждый заказ или поиск по телефону и e-mail.
- Расписание: обмен каждые 5–15 минут, чтобы остатки на сайте не устаревали.
- Какой статус получает загруженный заказ — обычно «Не согласован», чтобы менеджер проверил его перед резервом.
Если артикулы на сайте и в 1С не совпадают, заказ загрузится с пустыми строками или не загрузится вовсе. Сначала наведите порядок в артикулах, потом включайте обмен.
Маркетплейсы и CRM
Для маркетплейсов обычно используют готовые модули интеграции от партнёров 1С или сервисы-посредники. Заказы с маркетплейса попадают в 1С тем же документом заказа клиента, отдельным партнёром на каждую площадку.
Если продажи ведут в CRM, интеграция переносит в 1С уже согласованный заказ. Главное правило — один источник правды по ценам и остаткам: цены и остатки живут в 1С, CRM их только читает.
Розница и центральная база
Когда магазины работают в Рознице, а опт и закупки — в УТ 11, базы связывают синхронизацией данных. Тогда заказ, принятый в магазине на отсутствующий товар, видят закупщики в центральной базе. Состав передаваемых объектов задаётся в настройках синхронизации, его стоит проверить на тестовом заказе до запуска.
Частые ошибки при приёме заказов и как их избежать
- ❌ Заказ проведён на неправильный склад. Резерв встал на склад, откуда никто не отгружает, а нужный склад показывает товар свободным. Решение — склад по умолчанию в настройках пользователя.
- ❌ Цена в заказе ручная, а не из вида цен. Клиент получил одну цену в заказе, другую в счёте после перезаполнения. Ограничьте ручную правку цен правами.
- ❌ Заказы не закрываются годами. Висят частично отгруженные заказы с «хвостом» в 1–2 штуки, резерв держится. Раз в месяц разбирайте список невыполненных заказов.
- ❌ Реализация создана не на основании заказа. Отгрузка прошла, а заказ остался открытым, резерв — висеть. Отгружайте только через «Создать на основании».
- ❌ Один клиент — пять партнёров. Так бывает после загрузки заказов с сайта без поиска по телефону. Настройте сопоставление в обмене и объедините дубли.