Заявка покупателя в 1С от звонка до закрытия: настройка, резерв, оплата и контроль

Заявку покупателя в 1С принимают документом «Заказ клиента » в 1С:Управление торговлей 11 (Продажи → Оптовые продажи → Заказы клиентов) или «Заказ покупателя» в 1С:УНФ. В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельного заказа нет — там заявку фиксируют «Счётом покупателю». От выбора документа зависит, сможете ли вы резервировать товар и следить за статусами.

Если заявок десяток в неделю и склад простой, хватит счёта в Бухгалтерии. Если заявок много, товар нужно держать под клиента, а руководитель хочет видеть, что не отгружено и не оплачено, — принимайте заявки заказами в УТ или УНФ.

Где принимать заявки в разных конфигурациях 1С

Пути отличаются, а возможности — ещё сильнее. Сводка по трём самым распространённым программам:

💡 В Бухгалтерии счёт не держит остаток: два менеджера легко выставят счета на один и тот же последний товар. Если такое уже случалось, это сигнал переходить на заказы.

Дальше по тексту основной пример — УТ 11. Где в УНФ иначе, скажу отдельно.

Настройка перед приёмом заявок: справочники, статусы, склады

Без подготовки заказ превращается в тот же счёт, только длиннее. Настройку делают один раз, обычно администратор или старший менеджер.

Включите заказы и статусы

В УТ 11 откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи. Там включают использование заказов клиентов и статусов заказов. В последних релизах раздел содержит несколько флажков про заказы: просмотрите их все, а не только верхний.

Статусы заказа клиента в УТ заданы программой, свои добавить нельзя:

• 🟡 На согласовании — заказ создан, цены и условия ещё обсуждают. Резерв не ставится.
• 🔵 К обеспечению — условия согласованы, товар нужно обеспечить: зарезервировать или заказать у поставщика.
• 🟢 К выполнению — можно отгружать.
• ⚪ Закрыт — заказ завершён или отменён, остатки по нему больше не учитываются.

В УНФ иначе: состояния заказа покупателя — это справочник, и туда можно добавить свои этапы, например «Ждём предоплату» или «Передан в сборку».

Заполните справочники, без которых заказ не провести

1. Партнёры и контрагенты. В УТ это два разных справочника: партнёр — «кто покупает» с точки зрения менеджера, контрагент — юрлицо или ИП с реквизитами. У одного партнёра может быть несколько контрагентов.
2. Соглашения с клиентами. Если в настройках включены соглашения, в них задают вид цен, валюту и порядок оплаты. Типовое соглашение подставляется всем, индивидуальное — конкретному клиенту.
3. Виды цен. Именно «Виды цен» — так справочник называется в УТ. В Бухгалтерии аналог называется «Типы цен», не путайте при переходе между программами.
4. Склады. Если отгрузка идёт с нескольких складов, проверьте, что у каждого заполнены ответственные и включено нужное резервирование.

Как оформить заказ клиента вручную: пошагово

Заявка пришла по телефону или почтой. Порядок в УТ 11:

1. Откройте Продажи → Оптовые продажи → Заказы клиентов и нажмите Создать.
2. Выберите клиента (партнёра). Программа подставит контрагента и соглашение, если они единственные. Если вариантов несколько — выберите вручную.
3. Проверьте организацию и склад. Ошибка в складе — частая причина того, что «товар есть, а резерв не ставится».
4. На вкладке Товары добавьте позиции. Быстрее всего — кнопкой подбора: в форме подбора видны остатки и цены, можно набрать сразу несколько строк.
5. Проверьте цены и скидки. Ручную скидку лучше давать через ручные скидки документа, а не перебивать цену: так она видна в отчётах.
6. Укажите желаемую дату отгрузки и, если нужно, адрес доставки.
7. Установите статус. Если клиент ещё думает — «На согласовании». Если всё решено — «К обеспечению» или сразу «К выполнению».
8. Нажмите Провести и закрыть.

Номер заказа, который присвоила 1С, назовите клиенту. По нему потом проще найти документ, чем по фамилии.

То же в УНФ

В УНФ откройте Продажи → Заказы покупателей, создайте документ, выберите контрагента, договор и заполните товары. Состояние выбирается из вашего справочника. Резерв в УНФ ставится колонкой резерва в табличной части или командой заполнения резерва.

Если работаете в Бухгалтерии 3.0

Создайте документ в Продажи → Счета покупателям. Заполните контрагента, договор, товары и цены, распечатайте или отправьте счёт. Учтите: счёт не делает проводок и не влияет на остатки. Это просто зафиксированное предложение.

Заявки с сайта и маркетплейсов: автоматическая загрузка

Вбивать заказы руками имеет смысл до нескольких десятков в день. Дальше нужна загрузка.

Сайт. Стандартный путь — обмен по формату CommerceML. Его поддерживают типовые конфигурации 1С и большинство движков интернет-магазинов, включая 1С-Битрикс. Сайт отдаёт заказы, 1С создаёт по ним заказы клиентов, а обратно на сайт уходят остатки, цены и статусы. В УТ и УНФ узел обмена с сайтом настраивают в разделе администрирования, в группе синхронизации и обмена данными.

Маркетплейсы. Для Ozon, Wildberries и Яндекс Маркета используют встроенные в актуальные релизы УТ и УНФ механизмы интеграции или отдельные коннекторы от партнёров 1С. Заказы покупателей маркетплейса приходят в 1С документами-заказами, дальше работа с ними та же.

Что проверить при настройке любого обмена:

💡 Заведите для сайта отдельный вид цен и отдельное соглашение. Тогда в отчётах продажи с сайта легко отделить от продаж менеджеров.

Резерв товара и контроль остатков по заявке

Резерв — главное, ради чего заявки принимают заказами, а не счетами. Зарезервированный товар не уйдёт другому клиенту.

Как поставить резерв в УТ 11

В табличной части заказа есть колонка варианта обеспечения. Основные значения:

Чтобы не проставлять построчно, выделите строки и используйте команду заполнения обеспечения над табличной частью: она проставит вариант всем выделенным позициям сразу.

Резерв работает только при статусе «К обеспечению» или «К выполнению». В статусе «На согласовании» программа ничего не держит, хоть колонка и заполнена.

Как проверить, хватает ли товара

• 📦 В форме подбора видны свободный остаток и уже зарезервированное количество.
• 📊 Отчёт «Остатки и доступность товаров» показывает, сколько товара на складе и сколько из него свободно.
• 🔁 Если товара нет, по заказу создают заказ поставщику или заказ на перемещение — через Создать на основании.

Оплата и закрывающие документы по заказу клиента

После того как заказ согласован, менеджеру нужно получить деньги и отгрузить. Всё делается от заказа через Создать на основании, чтобы документы были связаны.

Счёт и поступление оплаты

1. На основании заказа создайте Счёт на оплату. Распечатайте его или отправьте клиенту по почте прямо из формы.
2. Оплату бухгалтер или казначей проводит документом Поступление безналичных ДС (из банковской выписки) или Приходный кассовый ордер.
3. В документе оплаты укажите заказ как объект расчётов. Тогда 1С видит, что заказ оплачен, и это отражается в состоянии заказа.

Если оплата пришла без ссылки на заказ, она упадёт на расчёты с клиентом в целом. Деньги учтены, но заказ останется «неоплаченным» — менеджер будет звонить клиенту зря.

Отгрузка

На основании заказа создайте Реализацию товаров и услуг. Программа перенесёт товары и цены. Если отгружаете частично — уменьшите количество в реализации, остаток останется в заказе.

Печатные формы — накладную, УПД, счёт-фактуру — выводят из реализации кнопкой Печать. При обмене через ЭДО документ отправляют из той же формы.

Когда закрывать заказ

Заказ полностью оплачен и отгружен — переводите в «Закрыт». В УТ это можно делать вручную или пакетно, отобрав выполненные заказы в списке. Отменённую заявку тоже закрывайте, не удаляйте: история по клиенту пригодится.

Ошибки при приёме заявок и как их исправить

Менеджеры в первые недели спотыкаются об одно и то же: резерв, оплату без ссылки на заказ и дубли клиентов.

Ещё две ошибки не связаны с программой:

• ❌ Заявки принимают в Excel или мессенджере, а в 1С вносят «потом». Резервов нет, остатки врут, два менеджера продают одно и то же. Правило простое: нет заказа в 1С — нет заявки.
• ❌ Удаление отменённых заказов. Пометка на удаление и удаление стирают историю: невозможно понять, почему клиент ушёл. Отмена — это статус «Закрыт» с комментарием о причине.

Аналитика продаж и контроль исполнения заявок

Руководителю отдела продаж нужны три ответа: что не отгружено, что не оплачено и сколько заработали.

Что не отгружено и не оплачено

Самый быстрый инструмент — сам список заказов клиентов. Настройте отбор по статусу «К выполнению» и по желаемой дате отгрузки меньше сегодняшней. Получите список просроченных заявок. Сохраните отбор, чтобы не настраивать каждый день.

Для денег используйте «Ведомость расчётов с клиентами» в разделе отчётов по продажам. Она показывает долг и предоплату по каждому клиенту, а с группировкой по объектам расчётов — по каждому заказу.

Сколько заработали

• 💰 «Валовая прибыль предприятия» — выручка, себестоимость и прибыль в разрезе клиентов, менеджеров, товаров.
• 📈 «Выручка и себестоимость продаж» — динамика по периодам.

Чтобы отчёты по менеджерам были честными, в каждом заказе должен быть заполнен ответственный менеджер. Его подставляет программа по пользователю, но при передаче клиента поле правят вручную.

Ежедневный ритуал менеджера

Частые вопросы