Приём входящих документов в 1С: бумага, сканы, ЭДО и файлы

Принять документы в 1С можно тремя способами. Бумажную накладную или акт вводят вручную документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Электронный УПД от поставщика принимают через Покупки → Текущие дела ЭДО: подписывают, и программа сама создаёт поступление. Файл XML или Excel загружают в документ поступления, чтобы не набивать строки руками.

Порядок описан для 1С:Бухгалтерии 3.0 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси». В 1С:Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации логика та же, отличается только раздел меню: там приём идёт через Закупки.

С чего начинается приём: маршрут входящего документа

Прежде чем что-то вводить, решите, кто и в какой момент отражает документ в базе. Иначе один акт попадёт в 1С дважды: его введёт менеджер по скану, а бухгалтер — по оригиналу.

Рабочая схема для небольшой компании:

• 📨 Получение. Документ приходит по ЭДО, почтой в виде скана или бумагой с курьером.
• 🧾 Регистрация. Один ответственный создаёт поступление в 1С сразу, в день получения.
• 🔍 Проверка. Бухгалтер сверяет суммы, НДС, реквизиты и проводит документ.
• 📁 Оригинал. Когда приходит бумага или подписанный электронный экземпляр, к документу прикладывают файл, бумагу подшивают в папку.

Какой способ выбрать, зависит от того, в каком виде пришёл документ:

Права пользователей на приём документов

Ошибка «Недостаточно прав» чаще всего возникает у нового сотрудника, которому дали доступ «чтобы смотрел». Права настраивают в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Какие группы доступа нужны

В 1С права выдаются не пользователю напрямую, а через группы доступа. Каждая группа опирается на профиль — набор разрешённых действий.

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.
2. Найдите группу, в которую входит сотрудник, и посмотрите её профиль.
3. Для ввода и проведения поступлений подходят профили «Бухгалтер» и «Главный бухгалтер». Профиль «Только просмотр» ничего записывать не даёт.
4. Для работы с ЭДО откройте карточку пользователя и проверьте, что у него есть доступ к учётной записи ЭДО организации. Права на учётную запись ЭДО выдаются в её настройках, отдельно от профиля.
5. Если сотрудник подписывает документы, его сертификат электронной подписи должен быть добавлен в 1С и привязан к этому пользователю.

Ограничение по организациям

Если в базе ведётся несколько организаций и включено ограничение доступа на уровне записей, сотрудник видит только «свои» фирмы. Поступление по чужой организации он не создаст: в поле «Организация» её просто не будет. Нужная организация добавляется в группу доступа на закладке ограничений.

Ручной ввод поступления и прикрепление скан-копий

Это базовый способ, когда документ пришёл на бумаге или сканом.

Создание документа

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите вид операции: Товары, Услуги или Товары, услуги, комиссия. Для УПД, где есть и товары, и работы, берите последний вариант.
3. В шапке укажите номер и дату входящего документа — так, как они напечатаны у поставщика. Номер 1С присвоит сам, он нужен только внутри базы.
4. Выберите контрагента и договор. Если договор один, программа подставит его сама.
5. Заполните табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС. Проверьте, что итог совпадает с бумагой до копейки.
6. Внизу формы в поле счёта-фактуры укажите номер и дату и нажмите Зарегистрировать. Для УПД со статусом 1 счёт-фактура регистрируется тут же. Для УПД со статусом 2 и обычной накладной поле оставляют пустым.
7. Нажмите Провести и закрыть.

После проведения по товарам обычно формируются проводки Дт 41.01 Кт 60.01 на стоимость без НДС и Дт 19.03 Кт 60.01 на сумму налога. Принятие НДС к вычету проверьте отдельно: в зависимости от настроек оно отражается при проведении поступления или регламентными документами по НДС в конце квартала.

Как прикрепить скан

К любому документу 1С можно прикрепить файл : скан, фото, PDF.

1. Откройте записанное поступление.
2. Нажмите кнопку со скрепкой в командной панели формы — откроется список присоединённых файлов.
3. Добавьте файл с диска или, если к компьютеру подключён сканер, отсканируйте прямо из 1С.
4. Закройте окно — у документа в списке появится значок скрепки.

Прикрепляйте скан только к записанному документу. У нового, ни разу не сохранённого документа ещё нет ссылки в базе, и файлу не к чему привязаться.

Приём документов через ЭДО

Электронный документооборот убирает ручной ввод почти полностью. Поставщик отправляет УПД через своего оператора, у вас он появляется в 1С, а после подписания программа создаёт поступление.

Где искать входящие

Все электронные документы , которые требуют действия, собраны в Покупки → Текущие дела ЭДО. Входящие на подпись лежат в отдельной группе. Обновить список с сервера оператора можно кнопкой отправки и получения в той же форме.

Порядок приёма электронного УПД

1. Откройте входящий документ двойным щелчком. Сверху будет печатное представление, как на бумаге.
2. Проверьте контрагента. Если его ещё нет в справочнике, 1С предложит создать по реквизитам из документа.
3. Сопоставьте номенклатуру. Поставщик называет товар по-своему, а у вас в справочнике он записан иначе. Сопоставление делается один раз: при следующих поставках 1С подставит ваш товар сама.
4. Нажмите Подписать. Нужен действующий сертификат КЭП, настроенный в 1С.
5. Откройте созданный документ учёта, проверьте счета учёта и склад, проведите.

Если с документом что-то не так, его не подписывают, а отклоняют с комментарием. Поставщик исправит и пришлёт новую версию. Подписанный документ отклонить уже нельзя — только аннулировать по соглашению сторон.

Какая подпись нужна

Счёт-фактуру и УПД со статусом 1 подписывают квалифицированной электронной подписью — это требование для вычета НДС. Обычную первичку стороны вправе подписывать и неквалифицированной подписью, если так записано в соглашении об ЭДО. Если подписывает не руководитель, а сотрудник, нужна машиночитаемая доверенность в формате ФНС.

Загрузка из файла и ссылки на документы в базе

Не всё приходит через оператора. Часто поставщик пересылает файл по почте, а коллега — ссылку на документ внутри 1С.

Электронный документ в виде XML

Файл XML в формате ФНС — это тот же УПД, только пришедший не через оператора. В списке Поступление (акты, накладные, УПД) есть команда загрузки электронного документа из файла. Выберите XML — 1С разберёт реквизиты и предложит создать поступление, как при приёме через ЭДО. Номенклатуру придётся сопоставить так же.

Такой файл без подписи юридической силы электронного документа не имеет. Он экономит время на вводе, но оригиналом остаётся бумага или документ, подписанный через оператора.

Табличная часть из Excel

Когда накладная на 300 строк пришла в Excel:

1. Создайте поступление и заполните шапку вручную.
2. Над табличной частью «Товары» найдите команду загрузки из файла и выберите таблицу.
3. Укажите, какая колонка файла соответствует номенклатуре, количеству, цене и сумме.
4. Проверьте, что программа распознала все товары. Строки с ненайденной номенклатурой будут подсвечены — создайте позиции или выберите существующие.
5. Сверьте итог с файлом и проведите.

Ссылка на документ внутри базы

Чтобы показать коллеге конкретное поступление, не надо объяснять «третья строка снизу за вторник». В 8.3 у каждого объекта есть навигационная ссылка:

• Ctrl+F11 — получить ссылку на открытый документ. Скопируйте её в мессенджер.
• Shift+F11 — перейти по ссылке. Вставьте полученную строку, и 1С откроет документ.

Ссылка работает только в той же информационной базе. Коллега из копии базы или из другой программы её не откроет. Если ссылка ведёт на документ, к которому у пользователя нет прав, 1С сообщит об ошибке доступа.

Типичные ошибки при приёме и что с ними делать

Ещё две ловушки, которые не дают явной ошибки, но портят учёт:

• 🔁 Двойной ввод. Документ приняли по ЭДО, а потом ещё раз ввели по пришедшей бумаге. Перед ручным вводом отфильтруйте список поступлений по контрагенту и входящему номеру.
• 📅 Не та дата. В поле даты поступления ставят дату ввода, а не дату перехода права собственности. Для товаров это обычно дата отгрузки в накладной, для услуг — дата подписания акта.

Частые вопросы