Приёмка входящих накладных ЕГАИС в 1С: от УТМ до регистров

Принять ЕГАИС в 1С — это не «провести поступление товаров ». Приход алкоголя фиксирует поставщик, когда отгружает партию и списывает её со своего регистра. На вашей стороне задача другая: загрузить входящую ТТН из ЕГАИС, сверить её с фактом по складу и отправить ответный документ — подтверждение, акт расхождения или отказ. Пока вы это не сделаете, товар числится «в пути» и у вас, и у отправителя.

Весь обмен идёт через УТМ — универсальный транспортный модуль, отдельную программу на вашем компьютере. 1С не ходит в ЕГАИС напрямую: она кладёт документы в УТМ, а он подписывает их ключом и отправляет. Поэтому до приёмки нужно, чтобы работали три вещи: крипто-ключ с действующим сертификатом, запущенный УТМ и настроенная связь 1С с ним.

Ниже — порядок приёмки накладной ЕГАИС в розничном магазине и на складе: от проверки инфраструктуры до фиксации остатков на регистрах и сканирования марок.

Что должно работать до первой приёмки

Приёмка не состоится, если хотя бы одно звено цепочки отключено. Проверьте их по порядку.

• 🔑 Крипто-ключ (JaCarta ГОСТ или Рутокен ЭЦП 2.0) вставлен, сертификат организации действует. Если сертификат просрочен — ни загрузить, ни подтвердить ТТН не получится.
• 🖥️ УТМ запущен и отвечает. Проверка — откройте в браузере на этом же компьютере адрес транспортного модуля (по умолчанию http://localhost:8080). Должна открыться домашняя страница УТМ с данными организации и датой последнего обмена.
• 🔗 1С знает адрес УТМ. В настройках обмена с ЕГАИС указывается тот же адрес (http://localhost:8080 для локального модуля или http://IP:порт, если УТМ стоит на другом ПК сети).

В 1С:Рознице и 1С:Управлении торговлей блок настроек находится в разделе, который так и называется — ЕГАИС (в УТ он может входить в НСИ и администрирование). Там задаётся организация, её ИД в ЕГАИС, адрес УТМ и расписание автоматической загрузки документов.

Один УТМ обслуживает одно место осуществления деятельности — по сути, один адрес с отдельным ключом. Если у вас несколько магазинов или складов, то и транспортных модулей столько же, у каждого свой ключ и своя входящая очередь накладных. Поставить все кассы на один УТМ по сети можно, но накладные при этом всё равно приходят на тот ключ, на который их отправил поставщик, — проверяйте, что обмениваетесь с нужным модулем.

Как загрузить входящие ТТН из ЕГАИС

Накладные приходят в УТМ сами — поставщик отправляет ТТН, когда делает отгрузку. Ваша 1С забирает их из модуля по расписанию либо по кнопке обмена.

Откройте рабочее место обмена с ЕГАИС (в разделе ЕГАИС — список входящих ТТН) и запустите обмен. Программа опрашивает УТМ и подтягивает новые накладные. Каждая ТТН получает статус, по которому видно, на каком она этапе:

Накладная ЕГАИС делится на две части. Раздел А — это справки к ТТН: данные о производителе или импортёре каждой позиции. Раздел Б — справки о движении: с какого регистра поставщик списал товар. Обе части загружаются в 1С автоматически вместе с документом, вручную их заполнять не нужно.

Если ТТН долго не приходит, проверьте не 1С, а сам УТМ: на его домашней странице видно дату и время последнего успешного обмена с ЕГАИС. Нулевой или устаревший обмен означает, что проблема в модуле или в ключе, а не в учётной системе.

Сопоставление алкокодов с номенклатурой 1С

В накладной ЕГАИС товар идёт не вашими артикулами, а алкокодами — кодами из классификатора ЕГАИС. Чтобы приход встал на вашу номенклатуру, каждый алкокод надо связать с карточкой товара в 1С.

Работает это так:

1. Товар, который вы уже принимали раньше, 1С узнаёт по алкокоду и подставляет номенклатуру автоматически.
2. Новую позицию (алкокод встретился впервые) программа пометит как несопоставленную — её нужно связать с номенклатурой вручную: выбрать существующую карточку или создать новую прямо из строки ТТН.
3. Сопоставление запоминается. В следующей накладной от любого поставщика этот же алкокод подставится сам.

Сверяйте не только наименование, но и ёмкость и крепость: у одного производителя бывает один товар в разной таре, и это разные алкокоды. Привязали алкокод «0,7» к карточке «0,5» — получите пересортицу, которую ЕГАИС не простит при инвентаризации.

Сами алкокоды живут в классификаторе ЕГАИС — едином справочнике продукции, который 1С подтягивает из системы. Если нужной позиции в классификаторе нет, значит, производитель ещё не завёл её в ЕГАИС, и принять такую накладную не получится, пока он это не сделает. Это не ваша ошибка и не ошибка 1С.

Отдельно обратите внимание на маркированную продукцию. Для неё помимо алкокода в накладной идут коды марок — к сопоставлению номенклатуры они не относятся, их проверяют на следующем шаге.

Приёмка с расхождениями: акт расхождения и отказ

Фактическое количество на складе часто не совпадает с накладной: разбили бутылку при перевозке, поставщик ошибся в штуках, пришла лишняя коробка. ЕГАИС позволяет принять ровно столько, сколько реально приехало.

Варианты ответа на ТТН:

Чтобы оформить расхождение, в документе приёмки укажите по каждой позиции фактическое количество. Разницу с накладной 1С рассчитает сама и включит в акт расхождения.

Дальше мяч на стороне поставщика. Акт расхождения вступает в силу только после того, как отправитель его утвердит. Пока он не ответил, принятый с расхождением товар числится в особом состоянии. Если поставщик расхождение отклонит, придётся либо принимать накладную как есть, либо отказываться от неё целиком.

Излишек (приехало больше, чем в ТТН) по правилам ЕГАИС принять расхождением нельзя — на лишние бутылки у поставщика нет справок. Такой товар либо возвращают, либо поставщик присылает отдельную дооформленную накладную.

Подтверждение ТТН, помарочный учёт и регистры остатков

После сверки отправьте ответный акт. С этого момента товар легализуется и встаёт на остаток ЕГАИС.

Остатки в ЕГАИС делятся на два регистра:

• Регистр №1 — склад организации. Сюда приходует подтверждённая накладная.
• Регистр №2 — торговый зал. Отсюда идёт розничная продажа через кассу.

Приёмка всегда заводит товар на регистр №1. Чтобы начать продавать в рознице, его переносят в торговый зал отдельным документом передачи — приёмка этого не делает.

Помарочный учёт. Для маркированной алкогольной продукции (это почти вся крепкая продукция и значительная часть прочей) накладные идут в формате с помарочным учётом. Это значит, что при приёмке надо отсканировать федеральные специальные или акцизные марки (двумерный штрихкод PDF417 на каждой бутылке). Количество отсканированных марок должно совпасть с количеством бутылок в позиции.

Порядок сканирования на приёмке:

1. Откройте позицию с маркированным товаром в документе приёмки.
2. Считайте сканером марку с каждой бутылки — коды попадают в список по позиции.
3. 1С сверяет считанные марки с теми, что указаны в накладной.
4. Расхождение по маркам (не хватает, лишняя, чужая) программа подсветит до отправки акта.

Если уже после подтверждения выяснилось, что товар бракованный или принят ошибочно, «отменить» приёмку задним числом нельзя. Товар уже стоит на вашем регистре, поэтому вернуть его поставщику можно только встречной (возвратной) накладной ЕГАИС — то есть вы сами выступаете отправителем и списываете бутылки со своего регистра обратно.

После успешного подтверждения сверьте остатки: отчёт по остаткам ЕГАИС должен сойтись с тем, что лежит на складе физически. Расхождение между регистром ЕГАИС и фактом — повод для инвентаризации, а не для продаж вслепую.

Частые ошибки приёмки и как их обойти

Большинство сбоев при приёмке — не в 1С, а на стыке с УТМ, ключом и марками. Самые частые разберём отдельно.

Отдельно про сроки: подтвердить входящую ТТН нужно в разумный срок после отгрузки, не откладывая. Чем дольше накладная висит без ответа, тем выше риск, что расхождения уже не удастся согласовать с поставщиком, а товар так и не станет легальным для продажи.

Частые вопросы