Как оформить договор ГПХ в 1С ЗУП и начислить вознаграждение

Договоры ГПХ в 1С ЗУП 3.1 ведутся в разделе Зарплата → Договоры (в том числе авторские). Но журнал по умолчанию скрыт — его нужно включить одним флажком в настройках расчёта зарплаты. Исполнителя оформляют не приказом о приёме, а отдельным документом-договором: это не сотрудник в штате, а физлицо, с которым заключён гражданско-правовой договор на работу или услугу.

Главное отличие от трудового договора — в учёте. По ГПХ нет табеля, отпусков и больничных, вознаграждение облагается НДФЛ и взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ, а взносы на травматизм платят только если это прямо записано в договоре. Дата получения дохода для НДФЛ — день выплаты, а не последний день месяца.

Ниже — весь путь: от включения учёта до сдачи ЕФС-1, срок по которой горит уже на следующий рабочий день после подписания договора.

Включаем учёт договоров ГПХ в настройках

Откройте Настройка → Расчёт зарплаты и нажмите кнопку Настройка состава начислений и удержаний. На вкладке Прочие начисления поставьте флажок «Регистрируются выплаты по договорам гражданско-правового характера (кроме работников)».

После этого в разделе Зарплата появится журнал Договоры (в том числе авторские), а в документах расчёта — возможность начислить вознаграждение подрядчику.

Заводим физлицо и карточку исполнителя

Если человек работает с вами впервые, создайте карточку. Удобнее это делать сразу из документа договора — программа предложит создать нового сотрудника и одновременно запись в справочнике физических лиц.

Заполните ФИО, дату рождения, гражданство, ИНН и СНИЛС, паспортные данные и адрес. Эти реквизиты попадут в 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения и ЕФС-1 — ошибка здесь всплывёт при сдаче отчётности, поэтому сверьте с документами исполнителя.

Если по тому же человеку позже будет новый договор, повторно физлицо не заводят — создают только новый документ договора на существующую карточку. Дубли физлиц ломают персучёт и отчёты по НДФЛ.

Создаём договор ГПХ и выбираем порядок оплаты

Перейдите в Зарплата → Договоры (в том числе авторские) и нажмите Создать. Выберите исполнителя, укажите даты начала и окончания, предмет договора и сумму.

Ключевой реквизит — вид расчётов. От него зависит, когда и каким документом начислится вознаграждение:

Для авторских договоров доступен профессиональный налоговый вычет: если автор не подтверждает расходы документами, применяется норматив в процентах от дохода (размер зависит от вида произведения). Для обычного подряда или услуг такого вычета нет.

Что прописать в договоре, чтобы его не переквалифицировали

Сама 1С не защитит от претензий налоговой и трудовой инспекции — важно, что записано в бумажном договоре. ГПХ переквалифицируют в трудовой, если из текста видны признаки трудовых отношений: подчинение графику, фиксированный оклад за процесс, а не за результат, рабочее место и постоянная функция.

Чтобы договор выглядел как подряд или услуга:

• 📌 опишите конкретный результат или объём работ, а не должность и трудовую функцию;
• 📌 привяжите оплату к результату (акту), а не к отработанному времени;
• 📌 не включайте условия о режиме работы, отпуске, подчинении правилам внутреннего распорядка;
• 📌 укажите срок выполнения, а не бессрочность «до увольнения».

Регулярные однотипные договоры с одним человеком каждый месяц — первый сигнал для проверяющих. Если работа по сути постоянная, безопаснее оформить трудовой договор.

Акт выполненных работ и начисление вознаграждения

Если договор оформлен с оплатой по актам, начисление делает документ Акт приёмки выполненных работ (создаётся из самого договора или из журнала договоров). Укажите сумму этапа и дату — программа рассчитает НДФЛ и взносы.

Для договора с разовой оплатой отдельный акт в программе не обязателен: вознаграждение начислится автоматически в документе Начисление зарплаты и взносов за месяц, в котором договор завершается. Для ежемесячной оплаты сумма попадёт в это же начисление каждый месяц действия договора.

Проверить результат удобно в расчётном листке физлица (Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок): там видно начисленное вознаграждение, удержанный НДФЛ и сумму к выплате.

НДФЛ и страховые взносы по договору ГПХ

С вознаграждения удерживается НДФЛ по ставке 13% (15% с суммы годового дохода сверх порога). Код дохода в учёте — 2010 для выплат по договорам ГПХ и 2201 и смежные — для авторских. ЗУП проставляет код сам по виду договора.

Дата получения дохода по ГПХ для НДФЛ — день фактической выплаты, а не последний день месяца. Это главное отличие от зарплаты. С 2023 года НДФЛ удерживают при каждой выплате, включая аванс исполнителю: программа фиксирует удержание в момент проведения ведомости.

Страховые взносы по единому тарифу (на ОПС, ОМС и ВНиМ) начисляются автоматически. С 2023 года вознаграждения по ГПХ облагаются и взносами на ВНиМ — исполнители по таким договорам получили право на оплату больничных при соблюдении условий по стажу и взносам за прошлый год.

Взносы на травматизм (на обязательное соцстрахование от несчастных случаев) по ГПХ начисляются только если обязанность платить их прямо прописана в договоре. Если такого условия нет — в карточке договора флажок начисления травматизма не ставьте.

Разберём на цифрах. Вознаграждение по договору — 50 000 ₽, травматизм не предусмотрен:

• НДФЛ 13%: 50 000 × 13% = 6 500 ₽ — удерживается при выплате;
• к выплате исполнителю: 50 000 − 6 500 = 43 500 ₽;
• страховые взносы по единому тарифу 30% (в пределах базы): 50 000 × 30% = 15 000 ₽ — платит заказчик сверх вознаграждения;
• итоговые затраты работодателя: 50 000 + 15 000 = 65 000 ₽.

Взносы — это расход заказчика, они не уменьшают сумму на руки исполнителю. НДФЛ, наоборот, удерживается из вознаграждения. Все эти суммы ЗУП считает сам, цифры выше нужны для самоконтроля.

Выплата вознаграждения исполнителю

Выплата оформляется ведомостью: Зарплата → Ведомости в банк (или в кассу / на счёт). При заполнении выберите в поле выплаты вариант, относящийся к договорам, — тогда в ведомость попадут суммы по ГПХ, а не только зарплата штатных сотрудников.

Порядок обычный:

1. Создайте ведомость нужного вида (банк, касса, через раздатчика).
2. В поле Выплачивать укажите вариант для договоров (или выберите конкретное физлицо).
3. Нажмите Заполнить — программа подтянет начисленные к выплате суммы за вычетом НДФЛ.
4. Проверьте сумму к перечислению и проведите документ.

При синхронизации с «Бухгалтерией предприятия» расчёты с подрядчиком по ГПХ отражаются на счёте 76.10 (расчёты с физлицами), а не на счёте 70, как зарплата штата. Затраты списываются на тот счёт учёта, что задан для вида начисления (20, 26, 44 и т. п.).

Проверить, сколько ещё должны исполнителю, помогает отчёт по взаиморасчётам: Зарплата → Отчёты по зарплате → Задолженность по зарплате (или полный свод начислений и выплат за период). В нём видно начисленное вознаграждение, выплаченные суммы и остаток долга по каждому физлицу. Если по закрытому договору остаток не нулевой — значит, выплата проведена не полностью или ведомость не заполнилась по этому исполнителю.

Отчётность по договорам ГПХ: что и когда сдавать

Вознаграждение по ГПХ попадает в стандартный набор зарплатной отчётности, но с нюансами по срокам. Самый жёсткий — ЕФС-1.

Разберём по формам:

• ЕФС-1, подраздел 1.1 (бывшая СЗВ-ТД). Сведения о заключении и прекращении договора ГПХ подают в СФР не позднее следующего рабочего дня после подписания или расторжения. В ЗУП форма заполняется из раздела Отчётность, справки. Пропуск срока — повод для штрафа, поэтому подавайте сразу после оформления договора.
• Персонифицированные сведения о физлицах. Ежемесячно, до 25-го числа следующего месяца. Исполнитель по ГПХ включается в отчёт за те месяцы, когда ему начислялось вознаграждение.
• РСВ. Вознаграждение и взносы отражаются в разделе 3 по физлицу с соответствующим признаком.
• 6-НДФЛ. Выплаты и удержанный налог попадают в расчёт по дате выплаты.
• ЕФС-1, раздел 2 (бывшая 4-ФСС). Заполняется только если договор облагается взносами на травматизм.

Перед отправкой проверьте отчёты через встроенную проверку контрольных соотношений — она ловит расхождения между начислениями, удержаниями и выплатами.

Типичные ошибки при оформлении ГПХ в 1С

• ❌ Забыли включить учёт договоров. Без флажка в настройке расчёта зарплаты журнал договоров не появится, а вознаграждение негде начислить.
• ❌ Пропустили срок по ЕФС-1. Подраздел 1.1 на договор ГПХ сдаётся на следующий рабочий день — это чаще всего и забывают, в отличие от квартальных форм.
• ❌ Начислили травматизм без основания. Взносы на несчастные случаи по ГПХ платят, только если это условие есть в договоре; иначе взносы завышаются.
• ❌ Завели дубль физлица. Новый договор по тому же человеку — это новый документ на старую карточку, а не новое физлицо. Дубли ломают персучёт и 6-НДФЛ.
• ❌ Перепутали счёт при синхронизации. Расчёты по ГПХ — счёт 76.10, а не 70; иначе проводки в «Бухгалтерии» встанут неверно.
• ❌ Выплатили аванс без удержания НДФЛ. По ГПХ налог удерживают с каждой выплаты, включая аванс, по дате выплаты.