Приёмка маркировки по УПД: от входящего документа до смены владельца кодов в Честном знаке

Принять маркированный товар в 1С — значит подписать титул покупателя во входящем УПД, в котором поставщик перечислил коды маркировки. Как только подпись ушла через оператора ЭДО, ГИС МТ (Честный знак) переводит коды на ваш ИНН. До этого товар в системе маркировки числится за поставщиком, даже если коробки уже стоят у вас на складе.

Поэтому порядок такой: получить УПД по ЭДО → создать по нему поступление → сверить коды Data Matrix с фактом → подписать с расхождениями или без. В 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:Управлении торговлей 11 механизм приёмки устроен одинаково, отличаются только названия документов.

Что настроить в 1С до первой приёмки маркированного товара

Без четырёх условий кнопка проверки кодов либо не появится, либо 1С не сможет сверить коды с ГИС МТ.

• 🔑 КЭП руководителя или сотрудника с МЧД. Нужна для подписи УПД и для авторизации в ГИС МТ. Сертификат должен быть установлен на том компьютере, где работает кладовщик или бухгалтер.
• 📨 Подключённый ЭДО. В Администрирование → Обмен электронными документами включите обмен и создайте учётную запись оператора. С поставщиком должно быть принято приглашение — без этого его УПД до вас не дойдёт.
• 🏷️ Интеграция с ИС МП. В разделе администрирования включите интеграцию и отметьте виды продукции, с которыми работаете: обувь, одежда, молочка, вода, пиво и т.д. В УТ 11 настройка находится в НСИ и администрирование → Настройка интеграции.
• 📦 Номенклатура с признаком маркировки. В карточке товара укажите вид маркируемой продукции. Если признака нет, 1С не будет ждать коды по этой строке, и приёмка пройдёт без проверки.

Ещё одно условие — на стороне Честного знака. Ваша организация должна быть зарегистрирована в ГИС МТ по тем же товарным группам, а оператор ЭДО указан в личном кабинете как используемый. Без этого УПД дойдёт до вас, но смена владельца не произойдёт.

Как подготовить сканер к работе с кодами

Сканер подключают в режиме эмуляции клавиатуры или через подключаемое оборудование 1С. Проверка простая: откройте Блокнот и отсканируйте код с упаковки.

Код маркировки содержит служебный символ-разделитель GS. Если сканер его теряет, 1С получит код без разделителя, и ГИС МТ его не найдёт. В настройках сканера включите передачу GS (обычно это делается сканированием служебного штрихкода из инструкции к модели).

Входящий УПД с кодами: как получить и создать поступление

Поставщик формирует УПД со статусом «счёт-фактура и передаточный документ» и вписывает в него коды маркировки — поштучные или коды транспортных упаковок. Документ приходит в список входящих документов ЭДО.

Пошагово в 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Текущие дела ЭДО (ссылка есть в разделах «Покупки» и «Продажи»).
2. Нажмите «Отправить и получить», чтобы подтянуть новые документы от оператора.
3. Найдите входящий УПД поставщика и откройте его.
4. Сопоставьте номенклатуру: строки поставщика нужно один раз связать с вашими карточками товаров. 1С запомнит соответствие для следующих поставок.
5. Создайте документ поступления по электронному документу. В БП это «Поступление (акт, накладная, УПД)».

В УТ 11 порядок тот же, только создаётся «Приобретение товаров и услуг».

Смешанный УПД: маркированные и обычные строки

В одном УПД часто приходят и маркированные товары, и обычные. Коды проверяются только по строкам, где в карточке номенклатуры стоит признак маркировки. Остальные строки принимаются как в любом поступлении: сверьте количество, цену и ставку НДС.

Заодно проверьте сумму документа. Если цена в УПД не совпадает с договором, это тоже расхождение, и подписывать титул без замечаний не стоит — потом придётся ждать корректировку от поставщика.

Что делать, если кодов в УПД нет

Если в документе поставщика нет ни одного кода, а товар маркированный, — это ошибка поставщика. Принимать такой УПД нельзя: подпись не передаст коды, и продать товар вы не сможете. Отклоните документ с комментарием и попросите переоформить.

Проверка кодов Data Matrix и сверка с фактическим товаром

Как только в поступлении есть маркированные строки, в документе появляется гиперссылка или кнопка проверки маркировки. Она открывает форму проверки и подбора, где 1С сравнивает три источника: что написано в УПД, что сканирует кладовщик и что числится в ГИС МТ.

Как проходит сканирование

1. Откройте форму проверки из документа поступления.
2. Сканируйте коды на упаковках подряд. Каждый код отмечается как найденный в документе или как лишний.
3. Если пришла транспортная коробка с кодом агрегата (SSCC), можно отсканировать код коробки. 1С запросит в ГИС МТ её содержимое и отметит все вложенные коды разом.
4. Когда всё отсканировано, проверьте строки с отклонениями: «не найден в документе», «отсутствует фактически», «ошибочный статус в ГИС МТ».
5. Завершите проверку. Результат сохранится в документе поступления.

Не вскрывайте агрегат до приёмки, если собираетесь принимать по коду коробки. Коробку с вынутыми пачками проверять по агрегату бессмысленно — расхождение всплывёт уже при продаже.

Сканировать каждый код или принять без проверки

Законодательство не обязывает покупателя сканировать каждую пачку. Можно подписать УПД сразу, доверяя поставщику. Но тогда все коды из документа перейдут на вас, включая тех, кого физически в коробке нет.

Какие статусы кода проверяет 1С

При сверке 1С запрашивает статус каждого кода в ГИС МТ. Принимать стоит только коды в обороте, владелец которых — ваш поставщик.

Подписание титула покупателя: приёмка полная или с расхождениями

Подпись УПД — момент, когда коды меняют владельца. Сначала 1С проводит поступление, потом подписывает электронный документ.

Без расхождений

1. Проведите документ поступления.
2. В связанном электронном документе нажмите «Подписать и отправить».
3. Выберите сертификат КЭП и подтвердите подпись.

Оператор ЭДО передаёт подписанный документ в ГИС МТ. Обычно смена владельца проходит за минуты, но при нагрузке на систему может занять несколько часов.

С расхождениями

Если при сканировании часть кодов не нашлась или пришло лишнее, оформите приёмку с расхождениями. В форме проверки 1С предлагает два пути:

• ✅ Принять только фактически поступившее. Отсутствующие коды не попадут в подписанный титул и останутся за поставщиком.
• ❌ Отклонить документ целиком. Поставщик получит отказ и должен прислать новый УПД.

При приёмке с расхождениями 1С формирует акт о расхождениях вместе с титулом покупателя. Поставщику остаётся выставить корректировочный документ на недостачу.

Как проверить, что ГИС МТ принял документ, и что делать при ошибках

Подписанный УПД ещё не гарантия, что коды у вас. Проверьте результат одним из способов:

1. В 1С. Откройте форму проверки маркировки повторно или запросите статусы кодов — владельцем должна стать ваша организация.
2. В личном кабинете ГИС МТ. Раздел документов: входящий УПД должен быть в статусе обработанного без ошибок.
3. По коду на упаковке. Отсканируйте любую пачку в мобильном приложении «Честный знак»: оно покажет статус кода.

Частые ошибки после подписи

Возврат поставщику и корректировка после приёмки

Когда коды уже на вас, вернуть товар просто «отменив подпись» нельзя. В ГИС МТ это новая передача кодов — теперь вы выступаете продавцом.

Возврат товара поставщику

1. Создайте документ возврата на основании поступления. И в БП 3.0, и в УТ 11 это «Возврат товаров поставщику».
2. Укажите коды маркировки возвращаемого товара — отсканируйте их или подберите из поступления.
3. Проведите документ и отправьте по ЭДО УПД на возврат.
4. Поставщик подписывает титул покупателя, и коды возвращаются на его ИНН.

Корректировка количества

Если недостачу обнаружили позже, а приёмку подписали полной, поставщик выставляет корректировочный документ (УКД). Вы получаете его по ЭДО, создаёте корректировку поступления и подписываете ответ. Коды недостающих единиц должны быть указаны в УКД, иначе ГИС МТ не узнает, какие именно экземпляры уменьшаются.

Частые ошибки при приёмке маркированного товара

• 🔄 Принимают в 1С и в ЛК одновременно. Два ответа на один УПД — ГИС МТ примет только один.
• 📝 Создают поступление вручную. В ручном документе нет кодов поставщика, сверять нечего.
• 🏷️ Забыли признак маркировки в карточке товара. 1С не просит коды, и приёмка проходит вслепую.
• ⏳ Продают товар до смены владельца. Касса или ЭДО-продажа получит отказ: коды ещё не ваши.
• 📦 Вскрывают агрегат до сканирования. Код коробки уже не отражает её содержимое.

Частые вопросы