Оформление приёма на работу в 1С ЗУП и Бухгалтерии

Нового сотрудника оформляют документом «Приём на работу»: в 1С ЗУП 3.1 он лежит в разделе Кадры → Приёмы, переводы, увольнения, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата и кадры → Приёмы на работу (если включён полный кадровый учёт). До проведения документа заводят самого сотрудника, подразделение, должность и график работы — без них поля приёма останутся пустыми.

Приём на работу — это не только карточка в программе. По Трудовому кодексу с работником заключают трудовой договор, а в СФР не позднее следующего рабочего дня подают сведения по форме ЕФС-1. Ниже — как провести приём в ЗУП и в Бухгалтерии, что напечатать и как связать приём с будущими проводками по зарплате.

Что завести до оформления приёма

Документ приёма ссылается на несколько справочников. Если их не заполнить заранее, половину полей придётся создавать «на лету», а это частый источник ошибок в проводках и отчётности.

Минимальный набор перед первым приёмом:

• 👤 Сотрудник — Кадры → Сотрудники. При создании программа предложит либо нового человека, либо уже существующее физлицо. Если сотрудник раньше работал или получал доход в этой базе, выбирайте его из списка физлиц, а не заводите заново — иначе задвоится ИНН и СНИЛС.
• 🏢 Подразделение — Настройка → Подразделения (ЗУП) или Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Подразделения (БП).
• 💼 Должность — справочник должностей; если ведётся штатное расписание, должность берётся из позиции штатки.
• ⏰ График работы — Настройка → Графики работы сотрудников. Пятидневку создают один раз и назначают всем, кто работает по обычной неделе.

Проверьте СНИЛС и ИНН физлица до приёма. Ошибка в этих реквизитах всплывёт при отправке ЕФС-1 и при расчёте НДФЛ, и переделывать придётся с конца цепочки.

Оформление приёма в 1С ЗУП 3.1

ЗУП — основная программа для кадрового и зарплатного учёта, здесь приём разворачивается подробнее всего.

1. Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и нажмите Создать → Приём на работу. Для нескольких человек сразу удобнее Приём на работу списком.
2. Выберите сотрудника. Поля «Физлицо», «ИНН», «СНИЛС» подтянутся из карточки.
3. Укажите дату приёма — это первый рабочий день. Она же попадёт в трудовой договор и в ЕФС-1.
4. Заполните подразделение, должность и график работы.
5. На вкладке «Главное» задайте вид занятости: основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство. От этого зависит норма времени и расчёт отпуска.
6. На вкладке «Оплата труда» добавьте плановое начисление — обычно «Оплата по окладу» или «Оплата по часовому тарифу» — и укажите сумму. Это и есть «план видов начислений», который потом участвует в расчёте зарплаты.
7. При необходимости добавьте надбавки (районный коэффициент, доплаты) той же таблицей начислений.
8. Проведите документ.

Табельный номер программа присваивает автоматически — следующий свободный по порядку. Менять его вручную без необходимости не стоит: по табельному номеру связываются расчётные документы, и путаница в нумерации осложнит сверку. Если сотрудник раньше увольнялся и принимается снова, ему заводят новый документ приёма, а табельный номер обычно присваивают новый.

Испытательный срок указывают прямо в документе приёма — отдельное поле задаёт длительность, и оно же выводится в печатную форму трудового договора. По Трудовому кодексу испытание не может превышать трёх месяцев для рядовых должностей и шести — для руководителей, главных бухгалтеров и их заместителей.

На вкладке с данными о приёме есть ещё два поля, которые влияют на расчёт:

• Условия труда — если рабочее место аттестовано как вредное или опасное, это меняет взносы и право на досрочную пенсию.
• Территориальные условия — для районов Крайнего Севера и приравненных местностей; от них зависит районный коэффициент и северная надбавка.

Для обычного офисного сотрудника оба поля оставляют пустыми или с нормальными условиями труда — тогда взносы считаются по базовому тарифу.

Приём на работу в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии кадровый учёт проще: она рассчитана на небольшой штат без сложной зарплаты. Поведение зависит от настроек.

Откройте Зарплата и кадры → Настройки зарплаты (в разных релизах — Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты) и проверьте два параметра:

• Учёт расчётов по зарплате — «В этой программе». Если выбрано «Во внешней программе», кадровых документов в БП не будет вовсе: зарплата и кадры ведутся в ЗУП.
• Кадровый учёт — «Упрощённый» или «Полный».

При упрощённом учёте отдельного журнала приёмов нет: сотрудника принимают прямо из его карточки кнопкой оформления приёма. При полном появляется журнал Зарплата и кадры → Приёмы на работу с привычными документами.

Дальше логика та же, что в ЗУП: сотрудник, дата, подразделение, должность, оклад. Полей меньше, потому что сложные виды начислений в БП не поддерживаются.

График работы и учёт отработанного времени

График нужен, чтобы программа знала норму времени: сколько дней и часов сотрудник должен отработать за месяц. Без него не рассчитаются ни оклад, ни отпускные, ни больничный.

Создайте график в Настройка → Графики работы сотрудников (ЗУП) или в разделе настроек зарплаты (БП):

• для обычной недели — пятидневка по 40 часов, выходные суббота и воскресенье;
• для сменного режима — отметьте «По сменам» и задайте шаблон смен;
• для неполного времени — укажите количество часов в день или дней в неделе.

Назначенный при приёме график дальше автоматически попадает в табель. Отдельно табель заполнять не нужно: отклонения (отпуска, больничные, командировки) вводят своими документами, а всё остальное время считается по графику.

Трудовой договор, приказ и другие печатные формы

Из проведённого документа приёма доступны печатные формы — кнопка Печать в верхней командной панели.

Что обычно печатают:

• Трудовой договор — основной документ, его подписывают обе стороны. В форму подтягиваются должность, оклад, график, испытательный срок и дата начала работы.
• Приказ о приёме (форма Т-1) — с ноября 2021 года приказ стал необязательным: по статье 68 ТК РФ достаточно трудового договора. Но многие организации печатают Т-1 по привычке и для внутреннего документооборота — форма в программе осталась.
• Карточка Т-2 — личная карточка работника, печатается из карточки сотрудника.

Отдельный шаг, про который забывают: ознакомить работника с локальными актами (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате) до подписания договора — этого требует статья 68 ТК РФ. В 1С этот факт не фиксируется, но без него приём юридически неполный.

Трудовой договор или ГПХ — это разные вещи

Документом «Приём на работу» оформляют именно трудовые отношения. Если с человеком заключается договор гражданско-правового характера (подряд, оказание услуг), приём на работу не оформляют: исполнитель по ГПХ не числится в штате, ему не положены отпуск и больничный, а учёт его вознаграждения идёт отдельными документами начисления.

Путать эти два варианта опасно: если по сути отношения трудовые (постоянная работа, подчинение распорядку, рабочее место), а оформлен ГПХ, трудовая инспекция переквалифицирует договор и доначислит взносы. Приём на работу — для штатных сотрудников, ГПХ — для разовых и проектных работ.

Как приём связан с проводками по зарплате

Сам документ «Приём на работу» бухгалтерских проводок не формирует — это кадровое событие, а не хозяйственная операция. Проводки появятся позже, когда вы начислите зарплату документом «Начисление зарплаты и взносов» (ЗУП) или «Начисление зарплаты» (БП).

Чтобы будущие проводки встали на нужный счёт затрат, настраивают способ отражения зарплаты. Он может быть задан:

• на уровне организации или подразделения — тогда вся зарплата идёт на один счёт (например, 26 или 44);
• на уровне конкретного начисления или сотрудника — если разные люди относятся на разные счета.

Типовые проводки, которые сформируются при расчёте зарплаты принятого сотрудника:

Счёт затрат в первой проводке — не жёстко 26. Производственный персонал обычно относят на 20, торговый — на 44, администрацию — на 26. Задайте способ отражения до первого начисления, иначе зарплата повиснет на счёте по умолчанию и проводки придётся переразносить.

Плановое начисление, которое вы добавили при приёме на вкладке «Оплата труда», — это и есть связка кадрового документа с расчётом: именно оно подскажет программе, сколько начислить в конце месяца.

Подача сведений о приёме в СФР

Приём влечёт обязательную отчётность. С 2023 года ПФР и ФСС объединены в СФР (Социальный фонд России), а форма СЗВ-ТД вошла в состав ЕФС-1.

При приёме подают подраздел 1.1 формы ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности):

• срок — не позднее следующего рабочего дня после заключения трудового договора или издания приказа;
• в ЗУП отчёт формируется в Отчётность, справки → 1С-Отчётность, в разделе отчётов в СФР;
• программа подхватывает кадровое мероприятие «Приём» из проведённого документа, отдельно его переписывать не нужно.

Если сотрудник ведёт бумажную трудовую книжку, запись в неё вносят отдельно, вручную — программа её не печатает.

Типичные ошибки при приёме сотрудника

Ошибки приёма всплывают не сразу, а при первом начислении зарплаты или при сдаче отчётности. Самые частые:

• Задвоение физлица. Нового человека завели заново, хотя он уже есть в базе. Итог — два НДФЛ-регистра на одного человека. Перед приёмом ищите физлицо по ИНН или СНИЛС.
• Не заполнен способ отражения зарплаты. Проводки уходят на счёт по умолчанию. Настройте отражение до начисления.
• Неверный график. При 0,5 ставки забыли указать размер ставки — оклад начислился на полную норму.
• Приём проведён задним числом. ЕФС-1 ушла с опозданием. Проводите приём датой фактического выхода.
• Пустая должность при включённом штатном расписании. Нужная позиция не заведена в штатке — добавьте её до приёма.