Как оформить приём сотрудника в 1С: от карточки до сведений в СФР

Приём сотрудника в 1С оформляют документом «Приём на работу». В 1С:ЗУП 3.1 путь — Кадры → Приёмы, переводы, увольнения, кнопка Создать → Приём на работу. В 1С:Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Кадровые документы → Создать → Приём на работу. Перед этим в базе заводят самого сотрудника, выбирают подразделение и должность, а в документе указывают дату приёма, вид занятости, оклад и условия трудового договора.

Порядок в обеих программах один, отличаются только детали. ЗУП ведёт полноценный кадровый и зарплатный учёт — с графиками, видами начислений, штатным расписанием. Бухгалтерию выбирают, когда сотрудников немного (до 60) и расчёт зарплаты простой. Ниже разберём оформление для ЗУП 3.1, по ходу отмечая, где Бухгалтерия ведёт себя иначе.

Что подготовить перед оформлением приёма

Приём пройдёт без остановок, если справочники и настройки заполнены заранее. Проверьте три вещи.

• 🏢 Организация и подразделение. В карточке организации (Настройка → Организации) должны быть реквизиты и код по ОКТМО. Подразделение, куда берёте человека, заводят в Настройка → Подразделения.
• 📋 Штатное расписание и должности. Если в Настройка → Кадровый учёт включён флажок «Ведётся штатное расписание», должность в документе выбирают не из справочника должностей, а из позиции штатного расписания — и позиция должна быть открыта (есть свободная ставка). Без штатного расписания хватает справочника Настройка → Должности.
• ⏰ График работы. Нужен хотя бы один график (Настройка → Графики работы сотрудников), иначе табель и расчёт не поймут, сколько человек отработал.

От самого работника при оформлении понадобится пакет документов — он закреплён статьёй 65 ТК РФ. Сверьтесь по списку, чтобы не пришлось дооформлять задним числом.

Создаём карточку сотрудника

Сотрудник в 1С — это не то же самое, что физическое лицо. Физлицо хранит паспорт, ИНН, СНИЛС, адрес. Сотрудник — это связка «физлицо + организация»: один человек может быть сотрудником в двух юрлицах, но физлицо у него одно. Поэтому перед созданием нового сотрудника проверьте, нет ли этого физлица в базе, иначе получите задвоение данных и расхождения в отчётности.

Откройте Кадры → Сотрудники, нажмите Создать. Введите ФИО. Если человек с такими данными уже есть, программа предложит выбрать существующее физлицо — соглашайтесь, не создавайте новое.

Заполните в карточке:

1. Дату рождения, ИНН и СНИЛС — без них не сформируются отчёты в СФР и ФНС.
2. Гражданство и статус застрахованного лица (по ссылке «Страхование»). Для иностранцев статус влияет на ставку НДФЛ и на взносы — ошибка здесь тянется в каждый расчёт.
3. Паспортные данные и адрес — по ссылкам в карточке.

Если человек устраивается впервые и СНИЛС у него нет, его оформляет работодатель: страховой номер присваивает СФР по заявлению. До получения номера сотрудника в базе завести можно, но перед сдачей персонифицированной отчётности СНИЛС придётся внести — иначе сведения не примут.

В Бухгалтерии 3.0 путь к справочнику — Зарплата и кадры → Сотрудники, набор полей проще, но логика «физлицо → сотрудник» такая же.

Оформляем документ «Приём на работу»

Это главный документ. Он создаёт запись о начале работы, фиксирует условия оплаты и становится основанием для приказа. Создайте его из журнала Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать → Приём на работу. Если нанимаете сразу нескольких человек на одинаковых условиях, удобнее Приём на работу списком.

Заполните шапку и вкладки:

1. Дата приёма — день, с которого человек приступает к работе. Её же потом перенесут в трудовой договор.
2. Подразделение, должность, вид занятости. Вид занятости выбирают из трёх вариантов: основное место работы, внутреннее совместительство, внешнее совместительство. Для совместителя это обязательное поле — от него зависит и оплата, и отчётность.
3. График работы — тот, по которому человек будет работать. Для неполного времени заводят отдельный график, а не уменьшают оклад «на глаз».
4. Вкладка «Оплата труда» — начисления (обычно «Оплата по окладу») и их размер. Здесь же районный коэффициент и северная надбавка, если организация в соответствующей местности.
5. Вкладка «Трудовой договор» — номер, дата, срок, условие об испытании.

Проверьте, что дата приёма и дата трудового договора согласованы с фактическими документами на бумаге. Расхождение всплывёт при проверке трудовой инспекцией.

Срочный договор, совместительство и ГПХ: что меняется

Основной случай — бессрочный трудовой договор на полную ставку. Остальные варианты отличаются парой полей или вовсе оформляются другим документом.

Для дистанционного работника отдельного вида занятости нет — особенности прописывают в самом трудовом договоре, а в 1С он оформляется как обычный сотрудник.

Оклад, начисления и удержания при приёме

На вкладке «Оплата труда» вы задаёте плановые начисления — то, что человек будет получать каждый месяц, пока условия не изменят. Чаще всего это одна строка «Оплата по окладу» с суммой. Можно добавить надбавки, доплату за совмещение, премию, если она постоянная.

Что важно учесть:

• 💰 Оклад указывают за полную норму времени. Если берёте на 0,5 ставки, не делите оклад пополам вручную — программа сама пересчитает по графику неполного времени. Половинный оклад в поле приведёт к двойному занижению.
• 🧾 НДФЛ отдельно не вводят. Налог удерживается автоматически при расчёте зарплаты по статусу физлица и заявленным вычетам.
• 📉 Постоянные удержания (алименты по исполнительному листу, профсоюзные взносы) в документе приёма не заводят — для них есть отдельные документы, которые вводят после приёма.

В Бухгалтерии 3.0 набор начислений беднее: доступны оклад и несколько типовых видов. Сложные схемы оплаты — почасовая, сдельная, по нескольким видам времени — это уже причина перейти на ЗУП.

Отдельно про первый месяц. Если человек принят не с 1-го числа, за первый неполный месяц зарплата считается не от всего оклада, а по фактически отработанным по графику дням. Делить оклад вручную не нужно — это сделает документ начисления зарплаты, опираясь на дату приёма и график. Ваша задача — правильно указать дату и график в документе приёма.

Проверка, проведение и печатные формы

Заполненный документ проведите кнопкой Провести. После проведения плановые начисления вступают в силу, а сотрудник появляется в списках для расчёта зарплаты.

Если включено штатное расписание, программа не даст принять человека на позицию, где нет свободной ставки, — сначала придётся изменить штатку. Это не придирка 1С, а защита от превышения численности: документ приёма «занимает» ставку, и её остаток виден в отчётах по штатному расписанию.

Из проведённого документа печатают:

• Приказ о приёме на работу — кнопка Печать. Унифицированная форма Т-1 с 2013 года необязательна, но многие организации её сохранили; в 1С она доступна, можно использовать и свой бланк.
• Трудовой договор — печатная форма собирается из данных документа.

Личную карточку по форме Т-2 печатают из карточки сотрудника, а не из документа приёма. С 1 сентября 2021 года ведение формы Т-2 перестало быть обязательным: приказ Минтруда № 320н не требует личной карточки для учёта трудовых книжек. Организация вправе вести её по своей форме или не вести вовсе. В 1С печать Т-2 осталась — если внутренний регламент компании её сохранил.

Сведения в СФР и уведомления после приёма

Оформлением в программе дело не заканчивается — о приёме нужно сообщить в Социальный фонд России (СФР; до 2023 года это были ПФР и ФСС). Подаётся подраздел 1.1 раздела 1 отчёта ЕФС-1 — тот самый, что раньше назывался СЗВ-ТД.

Срок жёсткий: сведения о приёме подают не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Опоздание — это штраф, поэтому ЕФС-1 формируют сразу, в день оформления.

В ЗУП документ со сведениями создают в разделе Кадры → Электронные трудовые книжки (или через рабочее место 1С-Отчётности). Программа подтянет кадровое мероприятие «ПРИЁМ» из проведённого документа. Останется проверить графу с должностью, код выполняемой функции и отправить.

Если работник при приёме выбрал бумажную трудовую книжку, запись в неё вносят вручную, но сведения ЕФС-1 в фонд всё равно подают — бумажный формат не отменяет электронного учёта. Если же он перешёл на электронную трудовую, бумажную больше не ведут.

Кроме ЕФС-1, после приёма могут потребоваться:

• 🪖 Уведомление в военкомат — если приняли военнообязанного или призывника (воинский учёт ведёт работодатель).
• 🌍 Уведомление в МВД — при приёме иностранного работника, в установленный срок.
• 📬 Уведомление прежнему работодателю — если берёте бывшего государственного или муниципального служащего на условиях, подпадающих под антикоррупционные ограничения.

Эти уведомления 1С автоматически не формирует — их готовят отдельно, но знать о них нужно до приёма, а не после.

Частые ошибки при оформлении приёма

• ❌ Создали нового сотрудника вместо выбора существующего физлица. Итог — два комплекта паспортных данных на одного человека и путаница в отчётах. Всегда проверяйте по ФИО и дате рождения.
• ❌ Забыли про срок ЕФС-1. День приёма прошёл, а сведения не отправлены. Отправляйте в тот же день, когда оформили приказ.
• ❌ Половинный оклад для совместителя внесён руками. Программа ещё раз поделит его по графику — человек получит четверть. Оклад ставят полный, долю задаёт график.
• ❌ Неверный статус застрахованного лица у иностранца. Ошибка тянется в НДФЛ и взносы каждый месяц. Статус указывают при создании карточки.
• ❌ Дата договора не совпадает с датой приёма. Формальность, которую проверяет инспекция труда. Сверьте обе даты с бумажными документами.

Частые вопросы