Как оформить приём сотрудника в 1С:ЗУП 3.1

Приём нового работника в 1С:ЗУП 3.1 оформляется одним документом — Прием на работу в разделе Кадры. Но чтобы он провёлся без ошибок и сотрудник сразу попал в расчёт зарплаты, перед этим должны быть заполнены справочники: подразделение, должность, график работы, а у человека — карточка с паспортом, СНИЛС и ИНН.

Разберём весь путь по порядку — от проверки настроек до подачи ЕФС-1 в СФР. Пути меню даны для интерфейса «Такси» полной версии ЗУП 3.1; в коробочной «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» логика та же, отличаются отдельные названия разделов.

С чего начать: справочники и настройки учёта

Откройте Настройка → Кадровый учет и проверьте, что выбран нужный режим. При обычном кадровом учёте доступны приёмы, переводы, увольнения и кадровые документы; при упрощённом часть из них скрыта. Для полноценного оформления нужен обычный режим.

Дальше заполните то, на что будет ссылаться документ приёма:

• 🏢 Организация — Настройка → Организации. Нужны реквизиты, коды (ИНН, КПП, регистрация в СФР), ответственные лица для печатных форм.
• 🗂 Подразделения — Настройка → Подразделения. Структура, в которую зачисляется работник.
• 💼 Должности — Настройка → Должности. Если ведёте штатное расписание, должность берётся из него.
• 🕒 Графики работы — Настройка → Графики работы сотрудников. Минимум одна пятидневка на 40 часов.

Эти настройки делаются один раз. Для каждого следующего сотрудника вы сразу переходите к карточке.

Заносим человека: карточка физлица и сотрудника

В ЗУП разделены два понятия. Физическое лицо — это человек с его паспортом, СНИЛС, ИНН, адресом; оно одно на все его места работы в базе. Сотрудник — это конкретное трудоустройство (основное место, совместительство). У одного физлица может быть несколько карточек сотрудника.

Создайте карточку: Кадры → Сотрудники → Создать. Укажите ФИО и дату рождения. Если человека с такими данными в базе ещё нет, программа создаст новое физлицо; если есть — предложит выбрать существующее, чтобы не задвоить.

В карточке сотрудника по ссылкам заполните:

1. Личные данные — паспорт, СНИЛС, ИНН, гражданство, адрес. СНИЛС и ИНН нужны для отчётности в СФР и ФНС, без них отчёты не сформируются корректно.
2. Банковские реквизиты — если зарплата идёт на карту, укажите счёт или присоедините к зарплатному проекту.
3. Налог на доходы — здесь вводится заявление на стандартные вычеты (например, на детей) с датой начала.

Документы, которые стоит собрать с работника перед оформлением (ст. 65 ТК РФ), удобно проверить списком.

Оформляем документ «Прием на работу»

Перейдите в Кадры → Приемы, переводы, увольнения и нажмите Создать → Прием на работу (для оформления сразу нескольких человек есть Прием на работу списком).

В документе заполняются вкладки.

Главное. Выберите сотрудника, подразделение, должность и дату приёма. Укажите вид занятости — Основное место работы, Внутреннее или Внешнее совместительство. При необходимости задайте испытательный срок и его длительность. Здесь же выбирается график работы — тот, что вы завели на шаге настроек.

Оплата труда. Здесь задаётся оклад или тариф и постоянные начисления — надбавки, доплаты, районный коэффициент. Это основа для расчёта зарплаты: что укажете, то и попадёт в первое же начисление. Если в организации есть аванс фиксированной суммой или процентом, способ его расчёта тоже задаётся здесь — тогда отдельно настраивать выплату аванса для нового сотрудника не придётся.

Трудовой договор. Номер и дата договора, срок (бессрочный или срочный с датой окончания), условия. Эти поля затем подставляются в печатную форму договора.

Проверьте дату приёма: она не должна быть раньше даты регистрации организации в базе и раньше периода, за который уже закрыта зарплата. После заполнения нажмите Провести.

Настраиваем график и учёт рабочего времени

График, выбранный в документе приёма, определяет норму времени сотрудника: сколько часов и в какие дни он должен отработать. От него считаются оклад за неполный месяц, отпускные, больничные.

Если работник трудится по общему для организации режиму (стандартная пятидневка) — достаточно типового графика. Для индивидуальных режимов есть варианты:

• Сменный график — создаётся в Настройка → Графики работы сотрудников с указанием видов смен; подходит для сторожей, продавцов, производства.
• Неполное время — ставка меньше 1 (например, 0,5) задаётся прямо в приёме, в поле количества ставок; график при этом может остаться пятидневным.
• Суммированный учёт — включается в свойствах графика, когда норма считается не по неделе, а за учётный период (месяц, квартал, год).

Стаж, вычеты и районные условия

Чтобы сотрудник сразу считался правильно, донастройте три вещи.

Страховой стаж для больничных. Процент оплаты больничного зависит от общего страхового стажа. В карточке сотрудника откройте ссылку Трудовая деятельность и внесите периоды предыдущей работы — из трудовой книжки или формы СТД-Р. Если стаж не ввести, программа посчитает его только по работе в этой организации и занизит процент оплаты.

Стандартные вычеты по НДФЛ. Вводятся по ссылке Налог на доходы в карточке — заявление на вычеты на детей с датой начала применения и количеством детей. Без этого НДФЛ будет удерживаться с полной суммы.

Районный коэффициент и северная надбавка. Если организация работает в местности с районным регулированием, коэффициент задаётся в учётной политике организации или подразделения, а северная надбавка зависит от «северного» стажа работника. Эти начисления попадут в расчёт автоматически, если территориальные условия заданы корректно.

Понятие «льготное исчисление стажа» для досрочной пенсии (вредные и тяжёлые условия, спецоценка) — отдельная большая тема; в документе приёма оно не настраивается, для него ведётся отдельный учёт позиций списков №1 и №2.

Печатаем приказ и трудовой договор

Из проведённого документа Прием на работу доступна кнопка Печать. Оттуда печатаются:

• Приказ о приёме — унифицированная форма Т-1 (или Т-1а для списочного приёма). С 2013 года унифицированные формы необязательны, организация вправе применять свой бланк, но Т-1 остаётся самой распространённой и формируется в 1С по данным документа.
• Трудовой договор — по условиям, заданным на одноимённой вкладке.

Приказ объявляется работнику под подпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы (ст. 68 ТК РФ). Трудовой договор подписывается в двух экземплярах, один — работнику (ст. 67 ТК РФ).

Подаём ЕФС-1 в СФР — не пропустите срок

Это шаг, про который легко забыть, а штраф за него реальный. При приёме на работу в СФР подаётся отчёт ЕФС-1 — подраздел 1.1 раздела 1 (сведения о трудовой деятельности, бывшая СЗВ-ТД).

Срок жёсткий: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме. То есть провели приём сегодня — отчёт нужно отправить не позднее завтрашнего рабочего дня.

Сформировать его можно в разделе отчётности (через 1С-Отчетность, если она подключена) — программа предложит подать сведения по кадровому мероприятию. Отправляется электронно по ТКС или сдаётся на бумаге, если численность это допускает.

Типичные ошибки при оформлении приёма

Эти промахи всплывают не сразу, а при первом расчёте зарплаты или сдаче отчётности — когда исправлять уже дороже.

• 🔁 Задвоили физлицо. При создании сотрудника программа спрашивает, не выбрать ли существующего человека. Если нажать мимо и создать нового, у работника окажется два физлица с разными данными — и отчёты по НДФЛ и СФР «поедут». Всегда выбирайте существующее физлицо, если ФИО совпало.
• 💸 Приём есть, а зарплаты нет. Документ проведён, но на вкладке Оплата труда не заполнен оклад или стоит ставка 0 — сотрудник не попадёт в начисление. Проверяйте сумму до проведения.
• 👥 Неверный вид занятости. Совместителя приняли как основное место работы — норма времени считается как полная, и начисления завышаются. Для совместителей всегда ставьте соответствующий вид занятости и корректную ставку.
• 📅 Дата приёма расходится с договором. В документе указана одна дата, в трудовом договоре — другая. При проверке трудинспекцией это расхождение бросается в глаза; держите даты согласованными.
• 🕒 Не ввели страховой стаж. Первый же больничный новичка оплачивается по заниженному проценту, потому что программа видит стаж только с даты приёма. Вносите прошлые периоды заранее.

Частые вопросы