Как оформить подростка на работу в 1С:Зарплата и Кадры

Несовершеннолетнего принимают тем же документом Приём на работу в разделе Кадры, что и взрослого. Отличий три: сокращённый график рабочего времени, запрет на испытательный срок и расширенный пакет документов (медосмотр, а для 14–15 лет — согласие родителя и органа опеки). Всё это настраивается в 1С, но закон первичен: сначала разбираемся с ограничениями ТК РФ, потом заносим их в программу.

Инструкция под 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП 3.1), интерфейс «Такси». В Бухгалтерии предприятия кадровые документы по подростку оформляются так же — отличаются только названия разделов меню.

Про «налоговые льготы» сразу: отдельных льгот по НДФЛ и страховым взносам для несовершеннолетних нет. Зарплата облагается на общих основаниях. Экономия у работодателя возникает не на налогах, а на фонде оплаты труда — за счёт меньшей нормы рабочего времени.

С какого возраста можно оформить и какие документы собрать

Возраст, с которого разрешён трудовой договор, задаёт ст. 63 ТК РФ:

• 16 лет — общий случай, договор заключается без дополнительных согласий.
• 15 лет — лёгкий труд, если подросток получил основное общее образование либо продолжает учёбу в иной форме.
• 14 лет — лёгкий труд в свободное от учёбы время, только с письменного согласия одного из родителей (попечителя) и органа опеки и попечительства.
• До 14 лет — исключительно в кино, театре, цирке и концертных организациях, с согласия родителя и органа опеки.

До оформления приёма соберите документы. Для несовершеннолетнего список шире обычного.

Согласие органа опеки и родителя (для 14–15 лет) оформляется в свободной письменной форме: кто, кого и на какую работу согласен допустить. Храните его вместе с трудовым договором — именно оно подтверждает законность приёма при проверке.

Отдельно проверьте вид работы. Ст. 265 ТК РФ запрещает труд лиц до 18 лет на вредных и опасных работах, под землёй, на переноске тяжестей сверх норм, в игорном бизнесе, ночных клубах, а также там, где работа связана с алкоголем, табаком и материалами «для взрослых». Если должность попадает под запрет — оформить подростка нельзя в принципе, и никакие настройки 1С этого не изменят.

Заводим сотрудника в 1С:ЗУП

Создаём физлицо и сотрудника до документа приёма.

1. Откройте Кадры → Сотрудники и нажмите Создать.
2. Укажите ФИО и дату рождения. По дате рождения программа понимает, что сотруднику нет 18 лет — не ошибитесь в году.
3. Заполните паспортные данные (для 14-летнего — данные свидетельства о рождении), СНИЛС и ИНН.
4. Внесите адрес и контакты.

При сохранении 1С сама заведёт связанное физлицо. Если такое физлицо уже есть в базе (например, подросток раньше проходил как получатель справки), программа предложит использовать существующую карточку — выберите её, чтобы не плодить дубли.

Настраиваем сокращённый график работы

Это ключевое отличие. Полную 40-часовую неделю несовершеннолетнему ставить нельзя. Нормы задаёт ст. 92 ТК РФ, а максимум одной смены — ст. 94 ТК РФ.

Если подросток работает в свободное от учёбы время в течение учебного года, недельная норма уменьшается ещё вдвое: до 16 лет — не более 12 часов, с 16 до 18 — не более 17,5 часа.

Как уложиться в лимиты на практике:

• 15–16 лет, каникулы: смена максимум 5 часов, неделя 24 часа. Например, 4 дня по 5 часов плюс один день 4 часа — ровно 24 часа.
• 16–18 лет, каникулы: смена максимум 7 часов. Пять дней по 7 часов — ровно 35 часов, предельная неделя.
• Совмещение с учёбой: берите половинные нормы и короткую смену (2,5 или 4 часа), подстраивая рабочие дни под расписание занятий.

Создайте под эти лимиты отдельный график:

1. Перейдите в Настройка → Графики работы сотрудников.
2. Нажмите Создать и задайте понятное имя, например Подросток 24 часа.
3. Выберите способ заполнения (по дням недели) и проставьте часы так, чтобы не превысить ни недельную норму, ни максимум смены из таблицы.
4. Заполните график на год и запишите.

Этот график вы потом подставите в документ приёма. Один раз настроенный график можно переиспользовать для всех подростков с такой же нормой.

Оформляем приём: договор, приказ и испытательный срок

Когда сотрудник и график готовы, оформляем сам приём.

1. Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и создайте документ Приём на работу.
2. Выберите созданного сотрудника и дату приёма.
3. Укажите подразделение и должность.
4. В поле графика работы подставьте сокращённый график, созданный на прошлом шаге.
5. На закладке оплаты труда задайте размер оклада или тарифную ставку по трудовому договору.
6. Поле испытательного срока оставьте пустым. Для лиц до 18 лет испытание не устанавливается (ст. 70 ТК РФ) — это не опция, а запрет.
7. Проведите документ.

Печатные формы приказа о приёме и справок формируются из проведённого документа по кнопке Печать. Трудовой договор с несовершеннолетним составляется по общим правилам, но пропишите в нём сокращённый режим рабочего времени и условия оплаты — это должно совпадать с тем, что вы занесли в 1С.

Как считается зарплата и что с налогами

Оплата труда несовершеннолетнего регулируется ст. 271 ТК РФ: при сокращённой продолжительности рабочего времени труд оплачивается пропорционально отработанному времени. Работодатель вправе за свой счёт доплачивать до полной ставки, но не обязан.

В ЗУП это работает так. Оклад начисляется за норму по графику сотрудника. Раз график у подростка сокращённый, то и начисление идёт по этому укороченному времени. Поэтому в документе приёма указывайте ту сумму оклада, которая прописана в трудовом договоре именно для его режима.

• Платите по минимуму (пропорция) — укажите оклад, рассчитанный от полной ставки по доле нормы.
• Решили доплачивать до полного оклада — зафиксируйте это в договоре и внесите соответствующий размер.

Пример. Полная ставка по должности — 40 000 ₽ за 40-часовую неделю. Подросток 15 лет работает 24 часа в неделю, то есть 24/40 = 0,6 нормы. Пропорциональный оклад = 40 000 × 0,6 = 24 000 ₽. Именно эту сумму имеет смысл внести в документ приёма, если доплат до полной ставки не предусмотрено. Решите доплачивать — указываете 40 000 ₽ и прописываете доплату в договоре.

При сдельной оплате труд несовершеннолетнего оплачивается по установленным сдельным расценкам (ст. 271 ТК РФ); работодатель может доплачивать за счёт собственных средств.

Про МРОТ держите в голове: минимальный размер оплаты труда гарантируется за полную норму рабочего времени. У подростка норма сокращённая, поэтому минимальная зарплата считается пропорционально отработанному времени — требовать полный МРОТ за 24 часа в неделю закон не обязывает.

Теперь налоги и взносы — здесь никаких поблажек:

• НДФЛ удерживается по обычной ставке 13% (15% с суммы свыше порога). Отдельного вычета на самого несовершеннолетнего работника нет.
• Страховые взносы (пенсионное, медицинское, по нетрудоспособности и материнству, на травматизм) начисляются на общих основаниях.
• Взносы и НДФЛ ЗУП считает автоматически при расчёте зарплаты — отдельных настроек под возраст не требуется.

Отпуск, больничный и увольнение подростка

Отпуск. Несовершеннолетнему положен удлинённый ежегодный отпуск — 31 календарный день вместо 28 (ст. 267 ТК РФ). Предоставляется он в удобное для подростка время и может быть взят авансом, не дожидаясь шести месяцев стажа. В 1С оформляется документом Отпуск (раздел Зарплата): программа сама рассчитает средний заработок, но количество дней за год поставьте 31.

Больничный. Оформляется как обычно — документом Больничный лист в разделе Зарплата на основании электронного листка нетрудоспособности. Специального порядка для несовершеннолетних нет.

Увольнение. Сам документ Увольнение создаётся в Кадры → Приёмы, переводы, увольнения. Но до того, как провести его в 1С, учтите ограничение ст. 269 ТК РФ: расторжение договора по инициативе работодателя (кроме случая ликвидации организации) допускается только с согласия государственной инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних. По собственному желанию подросток увольняется в общем порядке — с предупреждением за две недели. При увольнении 1С рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск исходя из удлинённой нормы 31 день, а не 28.

Что изменить в 1С, когда работнику исполнится 18 лет

Ограничения главы 42 ТК РФ действуют только до совершеннолетия. В день, когда сотруднику исполняется 18 лет, они перестают применяться, и оформление нужно привести в соответствие.

• График. Сокращённая норма больше не обязательна. Если переводите на полную ставку, оформите Кадровый перевод в разделе Кадры и подставьте полный график. Без перевода сотрудник продолжит работать по сокращённому графику.
• Оплата. При переходе на полную норму пересмотрите оклад в документе перевода — он должен соответствовать новому режиму.
• Запреты снимаются. Становятся допустимыми сверхурочные, ночные смены, работа в выходные и командировки.
• Отпуск. Удлинённый отпуск в 31 день сохраняется только за периоды работы, отработанные до 18 лет; за дальнейшее время действует обычная норма 28 дней.

Частые ошибки при приёме подростка

Ошибки здесь стоят дорого — это зона внимания трудовой инспекции.

• Полный график. Подставили стандартную 40-часовую неделю вместо сокращённой. Самое частое нарушение; возникает, когда забыли создать отдельный график.
• Испытательный срок. Заполнили поле испытания в документе приёма. Для несовершеннолетнего условие об испытании недействительно.
• Нет медосмотра. Приняли до прохождения медкомиссии. Предварительный осмотр обязателен и оплачивается работодателем.
• Пропущено согласие опеки. Для 14–15 лет не оформили письменное согласие родителя и органа опеки — договор можно оспорить.
• Запрещённая должность. Оформили на работу из перечня ст. 265 ТК РФ. Никакие настройки 1С не легализуют такой приём.
• Ночные и сверхурочные смены в графике. Несовершеннолетнему они запрещены — проверьте табель.

Частые вопросы