Как оформить приём нового работника в 1С:ЗУП и Бухгалтерии

Приём оформляют одним документом: в 1С:ЗУП 3.1 это Кадры → Приёмы, переводы, увольнения, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Приёмы на работу. Документ создаёт карточку сотрудника, фиксирует оклад и график, печатает трудовой договор и приказ. После него остаётся подать в СФР форму ЕФС-1 с подразделом о приёме — не позднее следующего рабочего дня.

Разберём обе программы по шагам: от заполнения справочников до отчётности. Пути и названия даю под «Такси» — интерфейс платформы 8.3. Где порядок действий в ЗУП и Бухгалтерии расходится, это отмечено отдельно.

Что подготовить до оформления

Приём быстрее, когда данные собраны заранее. По статье 65 ТК РФ работник приносит паспорт, СНИЛС, документ об образовании (если нужен), сведения о трудовой деятельности или бумажную трудовую книжку, документы воинского учёта для военнообязанных.

Из этих документов в 1С попадают:

• 📇 ФИО, дата рождения, пол, гражданство;
• 🔢 СНИЛС и ИНН — по ним программа проверяет дубли и формирует отчётность;
• 🏠 адрес регистрации и телефон для кадровых документов;
• 👨‍👩‍👧 данные о детях — если работник заявил стандартный вычет по НДФЛ.

Параллельно проверьте, что в программе заведены подразделение и должность, на которые принимаете. В ЗУП это Настройка → Подразделения и Настройка → Должности, в Бухгалтерии — те же справочники в разделе Зарплата и кадры → Справочники и настройки. Нет нужной позиции — добавьте её до создания документа приёма, иначе придётся прерываться на полпути.

В какой программе оформлять приём

Выбор зависит от того, где ведётся расчёт зарплаты.

Дальше шаги описаны для обеих программ. Если работаете в связке ЗУП + Бухгалтерия, раздел про Бухгалтерию можно пропустить.

Приём на работу в 1С:ЗУП 3.1

Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и нажмите Создать → Приём на работу. Для одного человека удобнее отдельный документ, для группы — Приём на работу списком.

Заполните по порядку:

1. Организация и дата приёма. Дата — это первый рабочий день по трудовому договору.
2. Сотрудник. Нажмите на поле и выберите из справочника или создайте нового. При создании программа заведёт и элемент справочника Сотрудники, и связанное Физическое лицо.
3. Подразделение и должность. Берутся из справочников; если ведёте штатное расписание — из штатной позиции с уже заданным окладом.
4. Вид занятости. Основное место работы, внешнее или внутреннее совместительство. От этого зависит расчёт нормы времени.
5. График работы. Пятидневка, сменный или индивидуальный — выбирается из Настройка → Графики работы сотрудников.

На закладке Оплата труда указываете плановые начисления: оклад, тарифную ставку или иной вид расчёта. Здесь же — размер и порядок индексации, если он применяется.

Проверьте дату приёма до проведения: задним числом документ сдвинет начало стажа и повлияет на расчёт отпускных и больничных.

Если в организации ведётся штатное расписание, ЗУП при подборе должности подставит оклад из штатной позиции и проверит, не превышено ли число ставок. Предупреждение о превышении не блокирует приём, но его стоит разобрать до проведения — чаще это признак, что в штатке не обновили количество единиц.

После проведения сотрудник появляется в списке работающих, а его плановые начисления учитываются при ближайшем расчёте зарплаты. Открыть его карточку позже можно через Кадры → Сотрудники — там же собраны все кадровые документы по человеку.

Приём сотрудника в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии кадровый учёт упрощён и рассчитан на небольшой штат. Убедитесь, что в Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты выбрано ведение кадрового учёта в этой программе (полный учёт), иначе документов приёма в меню не будет.

Путь к документу: Зарплата и кадры → Приёмы на работу либо Зарплата и кадры → Кадровые документы. Создайте документ Приём на работу.

Поля те же, что в ЗУП, но короче: сотрудник, подразделение, должность, дата приёма, оклад, график. Карточку сотрудника заводите тут же, через гиперссылку Создать нового.

Отличия Бухгалтерии от ЗУП, которые стоит держать в голове:

• нет штатного расписания и его контроля при приёме;
• набор видов начислений ограничен — для сложных схем оплаты нужен ЗУП;
• расчёт среднего заработка и большинство кадровых отчётов упрощены.

Оклад, надбавки и удержания

Размер и состав оплаты задаются в документе приёма на закладке Оплата труда (ЗУП) или в полях оклада (Бухгалтерия). Основное начисление — оклад по дням или часам либо тарифная ставка.

Что добавляют при приёме помимо оклада:

НДФЛ и страховые взносы программа начисляет сама по базовым настройкам: в документе приёма их не указывают. Базовая ставка НДФЛ — 13%, страховые взносы идут единым тарифом в СФР (с 2023 года Пенсионный фонд и ФСС объединены в Социальный фонд России). Малые и средние предприятия из реестра применяют пониженный тариф на часть выплат сверх федерального МРОТ.

Вычеты на детей удобнее вносить сразу: открыть карточку физлица и в разделе о вычетах по НДФЛ добавить запись с датой начала, количеством детей и реквизитами заявления. Тогда первый же расчёт зарплаты учтёт их правильно.

График работы и табель

График сотрудника определяет его норму времени и влияет на весь расчёт — от оклада до отпускных. Он выбирается в документе приёма, а сами графики хранятся в Настройка → Графики работы сотрудников (ЗУП).

Три типовых варианта:

• 🗓 Пятидневка — стандартная 40-часовая неделя, самый частый выбор.
• 🔁 Сменный график — для сменной работы; настраивается через виды смен и их чередование.
• ⏱ Неполное время — part-time, с указанием доли ставки или сокращённых часов.

Табель учёта рабочего времени в ЗУП в большинстве случаев заполняется автоматически по графику — отдельно вводить его при приёме не нужно. Ручной документ Табель создают только для сотрудников, у кого фактическое время отличается от планового и не описывается стандартными отклонениями (отпуск, больничный вводятся своими документами).

Трудовой договор, приказ и сведения в СФР

По статье 68 ТК РФ приём оформляется трудовым договором. Приказ о приёме с ноября 2021 года необязателен — основанием для работы служит сам договор, но многие работодатели приказ по-прежнему издают для внутреннего документооборота.

Что печатается прямо из проведённого документа приёма (кнопка Печать):

• Трудовой договор — по данным документа; реквизиты сторон, должность, оклад, график и дата подставляются автоматически;
• Приказ о приёме (по форме, аналогичной Т-1) — если он у вас используется;
• при необходимости — личная карточка работника.

Главный шаг после оформления — отчётность в СФР. Сведения о приёме подаются в составе формы ЕФС-1 (подраздел 1.1 — сведения о трудовой деятельности). Эта форма с 2023 года заменила прежнюю СЗВ-ТД.

Срок жёсткий: сведения о приёме сдают не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения трудового договора (или издания приказа, если он есть). Просрочка — повод для штрафа, поэтому ЕФС-1 на приём формируют в тот же день.

В ЗУП отчёт собирается в разделе Отчётность, справки, в Бухгалтерии — через 1С-Отчётность. Программа подтягивает работника в подраздел автоматически после проведения приёма; вам остаётся проверить данные и отправить.

Остальные сведения по новому сотруднику (персонифицированные сведения о физлицах, другие подразделы ЕФС-1) уходят в общие сроки вместе со всем штатом — отдельно по факту приёма их подавать не нужно.

Особые случаи: совместитель, иностранец, бывший госслужащий

Часть приёмов требует дополнительных действий за пределами 1С. Сам документ приёма при этом стандартный, меняется сопровождение.

• 👔 Внутреннее совместительство. Создаётся второй элемент справочника Сотрудники на то же физлицо, с видом занятости «Внутреннее совместительство». Доход и НДФЛ программа сведёт по общему физлицу.
• 🌍 Иностранный работник. О заключении трудового договора работодатель уведомляет территориальный орган МВД — срок три рабочих дня. В 1С дополнительно проверьте статус физлица (резидент/нерезидент) и гражданство: от этого зависят ставка НДФЛ и состав взносов.
• 🏛 Бывший государственный или муниципальный служащий. Если он занимал должность из специального перечня, в течение 10 дней нужно письменно уведомить его прежнего работодателя (статья 64.1 ТК РФ). 1С такое уведомление не формирует — его готовят вне программы.
• 👦 Несовершеннолетний. До оформления — обязательный медосмотр, в карточке закладывается сокращённая норма времени через соответствующий график.

Частые ошибки при оформлении приёма

Ошибки, которые чаще всего всплывают уже на расчёте зарплаты или при сдаче отчётности:

• ❌ Создали физлицо-дубль. Нового сотрудника завели как новое физлицо, хотя он уже есть в базе. Доходы и вычеты с начала года расходятся. Лечится привязкой к существующему физлицу по СНИЛС.
• ❌ Не подали ЕФС-1 в срок. Самая дорогая ошибка: срок — следующий рабочий день, а не конец месяца.
• ❌ Оклад не попал в плановые начисления. Поле оплаты оставили пустым или ноль — зарплата не начислится. Проверяйте закладку оплаты труда до проведения.
• ❌ Неверный график. Выбрали пятидневку сменщику — норма времени и оплата посчитаются неправильно.
• ❌ Дата приёма задним числом. Сдвигает стаж и влияет на отпускные, больничные, расчёт среднего.