Как оформить поступление товаров на склад в 1С

Поступление товаров оформляют документом в разделе Закупки. В 1С:Рознице это документ Поступление товаров, в 1С:Управление торговлей 11 — Приобретение товаров и услуг. Создать его можно с нуля или на основании заказа поставщику: во втором случае таблица товаров заполнится автоматически из заказа.

После проведения принятый товар встаёт на остатки склада, а за поставщиком фиксируется задолженность по оплате. Два места, где чаще всего спотыкаются кладовщик и бухгалтер, — расхождения по количеству (недовоз, пересортица) и приёмка маркированного товара. Их разберём отдельно и подробно.

С чего начать приёмку: сверка накладной и подготовка базы

Перед тем как заводить документ в программе, проверьте бумаги и настройки. Это экономит время: если поставщик или номенклатура в базе отсутствуют, документ придётся бросать на полпути.

На приёмке у вас на руках должна быть товарная накладная (ТОРГ-12) или универсальный передаточный документ (УПД), а при поставке маркированного товара — ещё и электронный УПД с кодами маркировки через оператора ЭДО.

Отдельно про единицы измерения. Если поставщик отгружает в коробках, а вы ведёте учёт в штуках, заранее настройте в карточке номенклатуры упаковку и коэффициент пересчёта. Иначе 10 коробок по 12 штук превратятся в базе в 10 штук, и остатки «поплывут».

Где находится документ поступления в разных конфигурациях

Путь к документу зависит от конфигурации. В обеих программах отправная точка — раздел Закупки, но название документа и журнала разное.

В УТ 11 у документа Приобретение товаров и услуг есть вид операции. Для обычной покупки у поставщика выберите Закупка у поставщика — это значение программа чаще всего подставляет по умолчанию. От вида операции зависит набор полей и то, какие движения сформирует документ.

В УТ 11 у документа есть ещё и статус. Чаще всего встречаются К поступлению (товар ждём, финансово он ещё не принят) и Принят к учёту (товар на балансе). Статус удобно использовать, когда накладная едет дольше товара: приняли по факту — ставим промежуточный статус, дождались документов — переводим в Принят к учёту. Если статусы в вашей базе не нужны, их отключают в настройках закупок, и документ работает как обычное поступление.

Создаём поступление товаров: заполнение шапки и таблицы

Открыли новый документ — заполняем сверху вниз.

1. Поставщик (контрагент). Выберите организацию, от которой пришёл товар. Если её нет в справочнике, добавьте прямо из поля выбора: по ИНН программа подтянет реквизиты, если подключена интернет-поддержка.
2. Договор и организация. В УТ 11 укажите договор с поставщиком и вашу организацию (когда в базе их несколько). От договора зависят условия оплаты и валюта.
3. Склад. Поставьте склад, на который физически приходуете товар. В Рознице это обычно склад конкретного магазина.
4. Номер и дата входящего документа. Перенесите номер и дату из накладной поставщика — они понадобятся для сверки и для книги покупок.
5. Таблица товаров. Добавьте строки кнопкой Добавить или через Подбор, если позиций много. В подборе удобно искать по наименованию и сразу видеть остатки.

По каждой строке заполните количество, цену и ставку НДС. Сумму программа посчитает сама. Сверяйте итоговую сумму документа с суммой в накладной поставщика до копейки — расхождение здесь означает ошибку в цене или количестве, которую потом тяжело искать.

Цены можно не вбивать руками, если в договоре или в соглашении об условиях закупок заданы закупочные цены поставщика: тогда они подставятся автоматически при выборе номенклатуры.

Заполнение по заказу поставщику или вручную

Есть два способа наполнить таблицу товаров. Выбор зависит от того, оформляли ли вы заказ поставщику заранее.

Ввод на основании заказа удобнее не только скоростью. Он связывает заказ и поступление, поэтому программа контролирует, весь ли заказанный товар пришёл. В журнале заказов видно, какие из них закрыты полностью, а по каким ещё ждём поставку.

Приёмка по факту: недовоз, пересортица, бой

Идеальная поставка, где накладная совпадает с коробками, бывает не всегда. Если при пересчёте на складе всплыли расхождения, отражайте в документе фактическое количество, а не то, что написано в накладной.

Типовые ситуации и что с ними делать:

• 📦 Недовоз — привезли меньше, чем в накладной. Ставьте в поступлении фактическое количество. На недостающую часть при вводе по заказу останется открытая потребность, и товар дойдёт следующей партией.
• 🔀 Пересортица — вместо одной позиции привезли похожую. Принимайте по факту то, что реально пришло, а недопоставленную позицию оставляйте в заказе открытой.
• 💥 Бой и брак — товар пришёл повреждённым. Не принимайте брак на баланс: уменьшите количество в строке на число негодных единиц и зафиксируйте это актом.
• ➕ Излишек — привезли больше. Принять можно только по согласованию с поставщиком и после правки накладной с его стороны.

Расхождения оформляют актом. Унифицированной обязательной формы сейчас нет: подойдёт акт по форме ТОРГ-2 либо собственная форма, закреплённая в учётной политике. Акт — основание для претензии поставщику и для возврата недостачи или брака.

Чтобы расхождения не всплывали постфактум, приёмку ведут не «на глаз». На складе товар пересчитывают по накладной, а крупные партии удобно принимать сканером штрихкодов или терминалом сбора данных (ТСД): отсканированные позиции программа сама сверит с таблицей документа и подсветит, где количество не сошлось. Это снимает большую часть ручных ошибок при вводе.

Маркированный товар: приёмка через ЭДО и «Честный ЗНАК»

Обувь, табак, молочная продукция, вода, парфюм и другие товары из перечня принимают по кодам маркировки. Просто вбить количество в таблицу недостаточно — коды должны перейти на ваш баланс в государственной системе «Честный ЗНАК».

Схема приёмки такая:

1. Поставщик присылает электронный УПД с кодами маркировки через оператора ЭДО.
2. В 1С входящий документ приходит в рабочее место Текущие дела ЭДО (раздел Продажи или Закупки, в зависимости от конфигурации).
3. Вы сверяете коды маркировки: сканируете коробки и короба на складе, программа сопоставляет отсканированное с кодами из УПД.
4. При совпадении утверждаете документ. На его основании создаётся поступление товаров, а коды маркировки передаются в «Честный ЗНАК» как подтверждение приёмки.

Если хоть один код не отсканировался или в УПД пришёл код, которого нет в коробке, — это расхождение. Подписывать такой УПД с полным согласием нельзя: оформляйте приёмку с расхождениями или отказ, иначе возьмёте на баланс товар, которого у вас физически нет.

Печать приходных документов на складе

Из проведённого (или ещё черновика) документа поступления печатаются сопроводительные бумаги. Кнопка Печать в командной панели документа открывает список доступных форм.

Что обычно печатают при приёмке:

• Приходный ордер (М-4) — внутренний документ склада о принятии товара.
• ТОРГ-12 или УПД — если нужна бумажная копия накладной поставщика.
• Этикетки и ценники — в Рознице их печатают отдельной обработкой из карточек номенклатуры или из документа поступления, чтобы сразу выставить товар в зал.

Набор форм зависит от конфигурации и настроек. Если нужной формы в списке нет, её либо подключают через дополнительные печатные формы, либо печатают из другого документа (например, ценники — из рабочего места установки цен).

Проведение документа и движения по складу

Пока документ не проведён, товара на остатках нет — это черновик. Проведите его кнопкой Провести или Провести и закрыть.

Что формирует проведённое поступление:

• 📈 Остатки товаров на складе увеличиваются на принятое количество.
• 💰 Задолженность перед поставщиком растёт на сумму документа (регистр расчётов с поставщиками).
• 🧾 Входящий НДС фиксируется для книги покупок, если поставщик с НДС и вы на общей системе.

В бухгалтерском учёте поступление товаров формирует проводки по оприходованию запасов. Товары учитываются по фактической себестоимости — это требование ФСБУ 5/2019 «Запасы».

Проверить результат проще всего в отчёте по остаткам: в УТ 11 это Остатки и доступность товаров, в Рознице — Остатки товаров. Если после проведения остаток не изменился, документ либо не проведён, либо проведён на другой склад — вернитесь в него и проверьте шапку.

Частые вопросы