Принимаем приглашение к ЭДО: порядок действий в 1С 8.3

Контрагент прислал вам приглашение к обмену электронными документами, и теперь оно висит в списке входящих. Чтобы начать получать от него накладные и счета-фактуры через 1С, приглашение нужно принять: рабочее место для этого — «Текущие дела ЭДО», раздел Продажи или Покупки, вкладка «Приглашения».

Само принятие занимает пару кликов, но до него база должна быть готова: оформлена учётная запись ЭДО и установлен сертификат электронной подписи . Ниже — что проверить перед приёмом приглашения, как его обработать, как подключить роуминг, если у вас разные операторы, и как разобраться, когда обмен не запускается.

Что нужно подготовить до приёма приглашения

Приглашение не примется, если в базе нет учётной записи ЭДО и действующего сертификата. Проверьте два пункта.

Учётная запись ЭДО. Это идентификатор вашей организации у оператора 1С-ЭДО. Создаётся в разделе Администрирование → Обмен электронными документами → Учётные записи ЭДО. Если список пуст — нажмите «Создать», выберите организацию, сертификат и оператора. Оформление бесплатное, занимает несколько минут.

Сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Без него нельзя ни принять приглашение , ни подписать документ. Сертификат должен быть установлен на компьютере и добавлен в 1С через Администрирование → Обмен электронными документами → Настройки электронной подписи и шифрования.

Проверьте заодно, что включена интернет-поддержка пользователей: раздел Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Через неё 1С связывается с сервером оператора.

Где лежат входящие приглашения

Все приглашения собираются в одном месте — рабочем месте «Текущие дела ЭДО». Открыть его можно из раздела Продажи или Покупки (команда называется одинаково).

Внутри перейдите на вкладку «Приглашения». Она делится на входящие и исходящие:

• 📥 Входящие — приглашения, которые прислали вам. Именно их вы принимаете.
• 📤 Исходящие — те, что отправили вы сами и по которым ждёте ответа.

Если нужного приглашения в списке нет, нажмите кнопку обновления (синхронизации) в командной панели — программа запросит у оператора свежие данные. Приглашение приходит не мгновенно: от отправки до появления в базе проходит от нескольких минут до часа.

Понять, на каком этапе находится обмен с контрагентом, помогает статус приглашения.

Как принять входящее приглашение

Когда база готова, а приглашение видно во входящих, порядок такой:

1. Откройте Продажи → Текущие дела ЭДО, вкладка «Приглашения», раздел «Входящие».
2. Выделите строку с нужным контрагентом. В приглашении указаны его название, ИНН и оператор ЭДО.
3. Нажмите «Принять» в командной панели списка.
4. В открывшемся окне проверьте, что подставилась ваша организация (та, от имени которой идёт обмен) и правильный контрагент из справочника. Если контрагента в базе ещё нет, 1С предложит создать карточку автоматически по данным приглашения.
5. Выберите или подтвердите учётную запись ЭДО и сертификат.
6. Подтвердите действие. Программа отправит согласие оператору.

После этого статус приглашения сменится на «Принято», а в карточке контрагента появится настройка ЭДО. Теперь входящие документы от него будут приходить в «Текущие дела ЭДО» автоматически.

Если контрагентов, приславших приглашения, несколько, принимать их можно подряд в том же списке — каждое обрабатывается отдельно. Массовой кнопки «принять все» нет: у каждого приглашения своя организация и свои настройки сопоставления, поэтому их проверяют по одному.

Полезно сразу понимать, что настройка обмена делает дальше. После приёма приглашения 1С начнёт получать от контрагента электронные версии накладных (УПД), актов и счетов-фактур. Входящие документы попадают в «Текущие дела ЭДО»; оттуда их можно сопоставить с номенклатурой и создать на их основе документы поступления. Сопоставление номенклатуры при первом документе придётся сделать вручную — дальше 1С подставляет соответствия по памяти.

Иногда контрагент приглашения не присылал, а начать обмен нужно вам. Тогда приглашение отправляете вы сами: из карточки контрагента по кнопке ЭДО → «Пригласить к обмену электронными документами» либо из того же рабочего места через «Создать → Приглашение».

Настройка роуминга, если операторы разные

Роуминг нужен, когда вы и контрагент обслуживаетесь у разных операторов ЭДО (например, вы — в 1С-ЭДО, он — в СБИС или Контур.Диадок). Это аналог роуминга у сотовых операторов: документы ходят между сетями двух провайдеров.

Хорошая новость: в 1С-ЭДО для большинства крупных операторов роуминг автоматический. Вы просто принимаете приглашение обычным порядком, а соединение между операторами настраивается само — отдельную заявку подавать не нужно.

Ручная настройка требуется только с операторами, которые автоматический роуминг не поддерживают. Признак — приглашение не проходит, а в сообщении фигурирует роуминг или «идентификатор участника не найден». В этом случае:

• уточните у контрагента его идентификатор участника ЭДО (строка вида 2AE...@...);
• в разделе обмена оформите заявку на роуминг, указав оператора контрагента и его идентификатор;
• дождитесь, пока оператор обработает заявку — обычно в течение рабочего дня.

Если не уверены, какой у контрагента оператор и поддерживается ли автоматический роуминг, — быстрее всего уточнить это у самого контрагента или в поддержке 1С-ЭДО, чем перебирать настройки вслепую.

После того как заявка на роуминг обработана, приглашение проходит обычным порядком: оно появляется во входящих, и вы принимаете его кнопкой «Принять». Отдельно «включать» роуминг в документах не нужно — дальше обмен идёт так же, как с контрагентом на том же операторе, разницы в отправке и получении документов вы не заметите.

Приём приглашений в облачной версии 1С

В облачных базах (1С:Фреш и аналогичные сервисы) порядок приёма приглашения тот же самый: рабочее место «Текущие дела ЭДО», вкладка «Приглашения», кнопка «Принять». Разница — в том, как хранится и используется подпись.

Есть два варианта работы с сертификатом в облаке:

• Облачная подпись. Сертификат хранится на стороне сервиса, криптографию устанавливать на свой компьютер не нужно. Удобно, если вы заходите в базу с разных машин.
• Локальный сертификат. Подпись установлена на вашем компьютере, а для работы в браузере нужно расширение для криптоопераций. При первом подписании сервис подскажет, что доустановить.

На результат приёма приглашения выбор варианта не влияет: после установки подписи кнопка «Принять» работает так же, как в локальной базе. Если в облаке подпись ещё не настроена, 1С при попытке принять приглашение выдаст предложение её подключить.

Если приглашение не принимается

Чаще всего дело в неготовности базы или в данных контрагента. Разберите по симптому.

Если после приёма документы всё равно не приходят, проверьте связь с сервером: нажмите синхронизацию в «Текущих делах ЭДО». Пустой список при принятом приглашении обычно означает, что контрагент ещё ничего не отправил, а не сбой настройки.

Как убедиться, что обмен работает

Финальная проверка простая: приглашение в статусе «Принято», а в карточке контрагента на вкладке ЭДО видна активная настройка обмена. Этого достаточно, чтобы получать документы.

Чтобы проверить обмен «вживую», не дожидаясь реальных накладных:

• попросите контрагента отправить тестовый или первый рабочий документ и обновите «Текущие дела ЭДО» — входящий должен появиться в разделе «Входящие»;
• либо отправьте свой документ ему: проведите, например, реализацию и нажмите в документе ЭДО → «Отправить». Статус документа сменится на «Ожидается подпись получателя».

Когда документы начали ходить в обе стороны, настройка завершена. Повторно принимать приглашение для новых документов не нужно — обмен с этим контрагентом остаётся активным.

Частые вопросы