Принтер в 1С:Бухгалтерии 8.3: основное средство или инвентарь

Принтер в 1С:Бухгалтерии 8.3 принимают к учёту одним из двух путей. Если его стоимость выше лимита из вашей учётной политики, это основное средство: поступление с видом операции «Основные средства» на счёт 08.04, затем документ ОС и НМА → Принятие к учету ОС и перевод на 01.01. Если дешевле лимита — это запасы: поступление на 10.09 и документ «Передача материалов в эксплуатацию» с забалансовым учётом на МЦ.04.

Частое заблуждение: «всё, что дешевле 100 000 рублей, сразу списывается». Порог 100 000 рублей — налоговый, из статьи 256 НК РФ. В бухгалтерском учёте лимит организация устанавливает сама по ФСБУ 6/2020. Он может быть 40 000, 100 000 или другим — главное, чтобы был закреплён в учётной политике.

Подготовка: решаем, ОС или запасы

Программа не выберет за вас. Решение принимает бухгалтер ещё до ввода накладной, потому что от него зависит вид операции в поступлении.

Проверьте три вещи:

• 📄 Лимит стоимости в учётной политике по бухучёту. Сравнивайте с ним стоимость принтера без НДС, если НДС принимаете к вычету.
• ⏳ Срок использования. Принтер служит дольше 12 месяцев, так что по сроку он подходит под ОС почти всегда.
• 🧾 Документы поставщика: УПД или накладная, серийный номер, гарантийный талон. Серийный номер пригодится для карточки и инвентаризации.

Поступление принтера: справочники и документ

Начинаем с документа поступления. Путь: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), кнопка создания и вид операции.

Принтер как основное средство

1. Создайте поступление с видом операции «Основные средства».
2. Заполните контрагента, договор, номер и дату УПД.
3. В табличной части выберите или создайте элемент справочника «Основные средства». Удобнее создать его прямо из строки.
4. Проверьте счёт учёта — субсчёт 08.04, и счёт НДС — 19.01.
5. Проведите документ и зарегистрируйте счёт-фактуру внизу формы, если поставщик платит НДС.

Карточка в справочнике «Основные средства»

В карточке заполните:

• Наименование — коротко и узнаваемо: «Принтер лазерный HP LaserJet, бухгалтерия». Модель в названии сильно упрощает инвентаризацию.
• Группа учёта ОС — офисное оборудование.
• Код по ОКОФ — для принтеров и МФУ обычно 330.28.23.23 «Машины офисные прочие».
• Амортизационная группа — вторая (имущество со сроком службы свыше 2 до 3 лет включительно).
• Изготовитель и заводской номер — с шильдика на корпусе.

Принтер как запасы

1. Создайте поступление с видом операции «Товары».
2. В строке выберите номенклатуру с видом, который ведётся на счёте 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».
3. Если счёт подставился другой (например, 41.01 или 10.01), исправьте его вручную и поправьте счета учёта номенклатуры, чтобы ошибка не повторялась.

Принятие принтера к учету как ОС: параметры документа

Документ находится в разделе ОС и НМА, в группе команд по поступлению основных средств: «Принятие к учету ОС». Его можно ввести и на основании поступления — тогда реквизиты подтянутся сами.

Вкладка «Основные сведения»

• Вид операции — оборудование.
• Счёт — 08.04, тот же, что в поступлении.
• Местонахождение ОС — подразделение, где будет стоять принтер.
• МОЛ — сотрудник, который отвечает за технику.

Вкладка «Основные средства»

Добавьте объект и укажите инвентарный номер. Его потом наклеивают на корпус. Если принтеров несколько, у каждого свой номер.

Вкладка «Бухгалтерский учет»

• Счёт учёта — 01.01, счёт амортизации — 02.01.
• Порядок учёта — начисление амортизации.
• Способ — линейный, если учётная политика не говорит иначе.
• Срок полезного использования — в месяцах. Для принтера на практике берут 25–36 месяцев.
• Способ отражения расходов — счёт затрат: 26, 44 или 20 в зависимости от того, где работает принтер.

Вкладка «Налоговый учет»

Здесь главный приём для дешёвой техники. Если принтер в бухучёте — ОС, а стоит не больше 100 000 рублей, в налоговом учёте выберите порядок включения стоимости в расходы при принятии к учёту. Амортизируемым имуществом он для налога на прибыль не является, а стоимость признаётся материальными расходами.

Если стоимость выше 100 000 рублей, порядок — начисление амортизации, срок — в пределах второй группы, то есть 25–36 месяцев.

1С начнёт начислять амортизацию с месяца, следующего за месяцем принятия к учёту, через регламентную операцию в закрытии месяца.

Принтер дешевле лимита: передача в эксплуатацию

Когда принтер учли как запасы, сразу списывать его «Требованием-накладной» не стоит. Списание пройдёт, но сам принтер исчезнет из учёта. Через год никто не скажет, где он стоит и кто за него отвечает.

Правильный документ — «Передача материалов в эксплуатацию». Он находится в разделе Склад, в группе документов по спецодежде, спецоснастке и инвентарю.

1. Создайте документ, укажите склад, с которого передаёте принтер.
2. В табличной части выберите номенклатуру и количество.
3. Заполните назначение использования. Это справочник, где задаётся способ погашения стоимости. Для принтера выбирайте погашение стоимости при передаче в эксплуатацию.
4. Укажите сотрудника, за которым закрепляете технику.
5. Проведите документ.

Результат: стоимость ушла в расходы, а принтер числится на забалансовом счёте МЦ.04 за конкретным сотрудником. Остатки видно в оборотно-сальдовой ведомости по счёту МЦ.04.

Когда принтер сломается и его выбросят, оформите «Списание материалов из эксплуатации» — он уйдёт с МЦ.04. Если сотрудник сдаёт технику на склад, подойдёт возврат материалов из эксплуатации.

МФУ, сетевые принтеры, комплекты и картриджи

Сетевой принтер или МФУ на учёте ничем не отличается от обычного принтера. Наличие сетевого порта не превращает его в часть сети как единого объекта. Это самостоятельный объект со своим инвентарным номером.

Несколько практических ситуаций:

Картриджи и расходники

Картриджи, тонер, фотобарабаны — это не часть принтера. Их учитывают как материалы: обычно 10.06 «Прочие материалы» или субсчёт, закреплённый в учётной политике. Списывают «Требованием-накладной» на те же затраты, что и амортизацию принтера.

Стартовый картридж, который идёт в коробке с принтером, отдельно не выделяют. Он уже в стоимости принтера.

Заправку картриджа сторонней фирмой оформляют поступлением услуг, а не материалов.

Партия принтеров: как оформить разом

Пять, десять, двадцать одинаковых принтеров вручную по одному вводить не нужно.

В поступлении укажите каждый принтер отдельной строкой со своей карточкой ОС. Одна строка с количеством 10 для основных средств не подойдёт: каждый объект ОС — отдельный элемент справочника.

Карточки удобнее подготовить заранее. Создайте первую, заполните группу учёта, ОКОФ, амортизационную группу. Остальные создавайте копированием и меняйте только заводской номер и уточнение в наименовании.

В «Принятии к учету ОС» табличная часть принимает сразу несколько объектов. Документ, введённый на основании поступления, подтянет все строки. Остаётся проставить инвентарные номера и один раз заполнить параметры амортизации — они общие для всего документа.

Для запасов всё проще. В поступлении одна строка с количеством, а в «Передаче материалов в эксплуатацию» — несколько строк с разными сотрудниками.

Ошибки при учёте принтера и где их искать

Ещё одна частая ошибка — ставить в налоговом учёте амортизацию для принтера за 30 000 рублей. Налоговой базе это не вредит, но расход растягивается на годы без причины.

Проверить итог удобно двумя отчётами: оборотно-сальдовой ведомостью по 01.01 и 02.01 и ведомостью амортизации ОС из раздела ОС и НМА.

Если нужно подключить принтер к 1С для печати

Иногда «принять принтер в 1С» понимают технически: чтобы 1С на него печатала. Это отдельная задача, и учётные документы тут не нужны.

1С:Предприятие 8.3 печатает через принтеры операционной системы. Отдельного драйвера или регистрации офисного принтера в 1С нет.

1. Установите драйвер производителя и убедитесь, что Windows печатает пробную страницу.
2. В 1С откройте печатную форму и нажмите кнопку печати — откроется стандартное окно выбора принтера Windows.
3. Поля, ориентацию и масштаб настраивайте в параметрах страницы прямо в окне печатной формы.

Сетевой принтер подключают тоже в Windows: через общую очередь печати на сервере или напрямую по IP. В терминальном режиме принтер пользователя пробрасывается в сеанс через RDP, и 1С видит его как обычный принтер сеанса.

Частые вопросы