Как принять табачную продукцию в 1С по кодам маркировки

Принять сигареты в 1С — значит получить от поставщика электронный УПД с кодами маркировки, сверить коды с фактически пришедшим товаром и подписать ответный титул квалифицированной подписью. После подписи коды переходят на ваш баланс в системе «Честный Знак» (ГИС МТ), и табак можно продавать.

Бумажной накладной для табака недостаточно: оборот маркированной табачной и никотинсодержащей продукции идёт только через ЭДО с передачей кодов. Если УПД пришёл без кодов или коды не совпали с коробами на складе — товар принимать нельзя до исправления. Ниже — что настроить один раз, как провести приёмку по агрегированным кодам, что делать при расхождениях и как потом проверить остатки.

Что настроить до первой приёмки табака

Один раз перед началом работы нужно связать три вещи: обмен с оператором ЭДО, подключение к ГИС МТ и 2D-сканер, читающий Data Matrix.

• 🔌 Оператор ЭДО. Через него приходят УПД с кодами. В 1С настраивается в разделе Администрирование (или НСИ и администрирование) → Обмен электронными документами. Нужна действующая квалифицированная подпись (КЭП) организации — ей подписывается ответный титул УПД.
• 🏷 Интеграция с «Честным Знаком». В том же разделе администрирования включается обмен с ИС МП (информационной системой маркировки). Понадобятся данные вашей учётной записи в ГИС МТ.
• 📷 2D-сканер. Обычный линейный сканер штрихкодов не подойдёт — код маркировки печатается в формате Data Matrix. Нужен имиджевый (2D) сканер. Подключается через Администрирование → Подключаемое оборудование.
• 📦 Признак маркировки в номенклатуре. У видов номенклатуры или у карточек товара проставляется тип маркируемой продукции — «Табачная продукция» и, при необходимости, «Альтернативная табачная продукция» или «Никотиносодержащая продукция». Без этого признака 1С не будет требовать коды при приёмке.

Отдельно проверьте, что ваш оператор ЭДО и оператор поставщика настроили роуминг. Если операторы разные и роуминга нет, УПД от поставщика до вас не дойдёт, хотя документ он отправил. Это частая причина «потерянной» поставки: товар на складе есть, а электронного документа в 1С нет. Соглашение об обмене с поставщиком лучше подписать до первой отгрузки, а не в момент приёмки фуры.

Как приходит электронный УПД от поставщика

Поставщик отгружает табак и формирует электронный УПД, в котором перечислены коды маркировки каждой упаковки — либо поэкземплярно (код каждой пачки), либо через коды агрегированной упаковки (короба и блоки).

В 1С входящий документ появляется в списке электронных документов ЭДО. Порядок работы такой:

1. Откройте список входящих документов ЭДО и найдите новый УПД от поставщика.
2. Проверьте реквизиты: поставщик, номенклатура, количество, суммы.
3. На основании входящего УПД создайте документ поступления. В разных конфигурациях он называется по-разному — см. таблицу ниже.
4. 1С перенесёт в документ состав поставки вместе с кодами маркировки из УПД.

Пути к документу поступления различаются по конфигурациям:

Независимо от конфигурации коды маркировки хранятся не в номенклатуре, а в отдельной табличной части документа — там, где перечислены сами коды и агрегированные упаковки. Именно её вы сверяете со сканером.

Приёмка по агрегированным кодам: короба и блоки

Сканировать код каждой пачки при оптовой поставке нереально. Поэтому используются агрегированные коды — один код наносится на короб или на блок и «хранит» внутри себя коды всех вложенных упаковок.

Иерархия для сигарет обычно такая:

• Пачка — потребительская упаковка, свой код Data Matrix на каждой.
• Блок — групповая упаковка, как правило 10 пачек, со своим кодом.
• Короб (транспортная упаковка) — код идентификации транспортной упаковки (КИТУ), внутри него блоки или пачки.

При приёмке вы сканируете код короба. Если агрегация в ГИС МТ выполнена корректно, 1С раскрывает вложение и сразу отмечает все коды внутри как принятые — поэкземплярно сканировать пачки не нужно.

Проверяйте целостность коробов до вскрытия. Если короб вскрыт или переупакован, агрегация могла нарушиться: часть кодов из агрегата физически отсутствует. Тогда придётся сканировать содержимое поэкземплярно или принимать по факту с расхождением.

Если короб приходится вскрыть и принять не целиком, выполняется разагрегация: короб «распадается» на отдельные блоки и пачки, и дальше вы работаете с их кодами по отдельности. После разагрегации агрегированный код короба уже не описывает реальное содержимое, поэтому ссылаться на него в приёмке нельзя — только на коды фактически принятых упаковок. Это важно помнить при неполных поставках и при пересортице внутри короба.

Коды бывают трёх уровней, и путать их при сверке не нужно:

• КИ (код идентификации) — уникальный код одной потребительской упаковки, то есть пачки.
• Код групповой упаковки — объединяет коды блока.
• КИТУ — код транспортной упаковки, короба; самый верхний уровень агрегации.

Пошаговая приёмка сигарет в 1С

Когда документ поступления создан на основании УПД и товар физически на складе, выполните сверку кодов:

1. Откройте документ поступления и перейдите к проверке маркированной продукции (раздел кодов маркировки в документе).
2. Переведите курсор в поле сканирования и начинайте считывать коды — сканируйте короба (агрегированные коды), а при вскрытых упаковках блоки и отдельные пачки.
3. 1С сопоставляет каждый считанный код с кодами из УПД. Совпавшие помечаются как проверенные.
4. Контролируйте счётчик: сколько кодов из УПД подтверждено сканированием, сколько осталось. В идеале к концу приёмки расхождений нет.
5. Проверьте итоговое количество и суммы в документе — они должны совпадать с УПД.
6. Проведите документ поступления.
7. Вернитесь к входящему УПД и сформируйте ответный титул (информацию покупателя о приёмке). Укажите результат: принято полностью, частично или с расхождениями.
8. Подпишите ответный титул своей КЭП и отправьте поставщику.

После отправки подписанного ответного титула коды маркировки переходят с баланса поставщика на ваш баланс в ГИС МТ. С этого момента товар считается принятым и готов к продаже.

Что делать при расхождениях и возврате поставщику

Расхождение — это когда фактически пришло не то, что в УПД: меньше коробов, лишний код, код, которого нет в документе, или код в статусе, не допускающем оборот.

Варианты действий зависят от ситуации:

• Недостача (пришло меньше, чем в УПД). Примите фактически полученные коды, а по недостающим оформите частичную приёмку. В ответном титуле указываете меньшее количество; поставщик формирует корректировочный документ на расхождение.
• Излишек или «чужой» код. Код, которого нет в УПД, принимать нельзя — он числится за другим владельцем в ГИС МТ. Запросите у поставщика корректный документ с этим кодом.
• Код не числится за поставщиком. Если код в системе в статусе «выбыл», «продан» или принадлежит другой организации, приёмку по нему завершить не получится. Это повод для разбирательства с поставщиком до подписания.
• Полный отказ. Если партия целиком не соответствует, не подписывайте ответный титул с приёмкой — оформите отказ. Коды остаются на балансе поставщика.

Для возврата уже принятого табака поставщику оформляется отдельный документ возврата, и в нём снова участвуют коды маркировки: при проведении и подписании возвратного УПД коды уходят обратно поставщику в ГИС МТ. Возврат маркированного товара без передачи кодов невозможен так же, как и приёмка.

Типичные ошибки при приёмке табака

Ошибки на приёмке почти всегда из-за оборудования, статусов кодов или спешки.

• Сканер не читает Data Matrix. Линейный (1D) сканер физически не считывает двумерный код. Нужен имиджевый 2D-сканер; проверьте его в Подключаемое оборудование до начала приёмки.
• Код считывается, но не находится в УПД. Сканируете пачку из вскрытого короба, а в документе только агрегированный код короба. Либо раскройте агрегат, либо сверяйте тем же уровнем упаковки, что и в УПД.
• Перенесён символ-разделитель. Код маркировки содержит служебные символы (GS). При ручном вводе они теряются, и код «не совпадает». Вводите только сканером.
• УПД без раздела маркировки. Поставщик отправил табак как немаркированный товар. Коды в документе не появятся — проблема на стороне поставщика.
• Нет действующей КЭП. Ответный титул нечем подписать, коды не переходят на баланс. Проверьте срок действия сертификата заранее.
• Приёмка проведена, но титул не отправлен. В 1С документ поступления проведён, а ответ поставщику не ушёл. В ГИС МТ приёмка не зафиксирована — товар формально не ваш.

Контроль кодов и остатков после приёмки

После приёмки стоит убедиться, что коды действительно встали на баланс и количество сошлось.

• 🔎 Сверка с ГИС МТ. В разделе маркировки 1С есть обработки и отчёты по кодам: сколько кодов в обороте, какие в статусе «нанесён», «в обороте», какие выбыли. Их количество должно совпадать с остатком табака на складе.
• 📊 Остатки товара. Обычные складские отчёты (ведомость по товарам на складах, остатки и обороты) покажут принятый табак в штуках. Расхождение штук и кодов — сигнал, что часть приёмки прошла неполно.
• 🧾 Журнал электронных документов. Входящий УПД должен быть в статусе завершённого обмена: ответный титул подписан и отправлен. Незакрытые документы — это непринятые или зависшие поставки.

Регулярная сверка остатка кодов с фактическим остатком табака на полке и на складе — лучшая страховка от проблем при следующей инвентаризации и при продаже через кассу, где касса тоже проверяет статус кода в ГИС МТ.

Отдельно обратите внимание на статус кода. Для продажи код должен быть «в обороте» и числиться за вашей организацией. Если после приёмки код остался в промежуточном статусе или так и не перешёл на ваш баланс, онлайн-касса при сканировании на кассе выдаст запрет продажи, а сам чек не уйдёт в ОФД как положено. Поэтому расхождения разумнее закрывать сразу на приёмке, а не откладывать до момента, когда покупатель уже стоит у кассы с пачкой.

Частые вопросы