Оформляем нового работника в 1С:Бухгалтерии 3.0 — от настроек до первой зарплаты

Чтобы принять сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия, создайте его в справочнике Зарплата и кадры → Сотрудники, а затем оформите приём: при полном кадровом учёте — документом Зарплата и кадры → Кадровый учет → Приемы на работу, при упрощённом — прямо в карточке сотрудника. Дата приёма, должность, оклад и вид занятости определяют всё, что программа посчитает в конце месяца.

Типичная ситуация: директор в понедельник приводит нового менеджера, а к концу месяца бухгалтер обнаруживает, что зарплата не начислилась, вычет на ребёнка не применился, а ЕФС-1 никто не отправил. Если идти по шагам в правильном порядке, так не будет. Инструкция написана для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 на платформе 8.3; там, где ЗУП 3.1 работает иначе, это сказано отдельно.

Что настроить в 1С:Бухгалтерии до приёма первого сотрудника

Если в базе уже есть хотя бы один работник с начисленной зарплатой, этот раздел можно пролистать. Для новой организации без настроек приём «не взлетит»: документа не будет в меню или он не заполнит начисления.

Настройки зарплаты

Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. Здесь три решения:

• 🧾 Где ведётся учёт зарплаты. Вариант «В этой программе» — кадры и расчёт в Бухгалтерии. Если выбрано ведение во внешней программе (обычно ЗУП), приём оформляют там, а в Бухгалтерию загружают только итоговые суммы.
• 👥 Кадровый учёт: полный или упрощённый. При полном появляются документы «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение» и печать приказов. При упрощённом приём фиксируется данными в карточке сотрудника, приказ Т-1 из программы не печатается.
• 🗓 Дата выплаты зарплаты и аванса. Влияет на срок перечисления НДФЛ и на заполнение ведомостей.

Справочники организации

Перед приёмом проверьте три вещи:

1. Карточка организации (Главное → Организации): ИНН, КПП, ОГРН, регистрационный номер в Социальном фонде. С 2023 года ПФР и ФСС объединены в СФР — в старых базах поле может называться по-старому, номер в нём нужен один.
2. Подразделения — если учёт ведётся в разрезе отделов. Для небольшой фирмы достаточно одного подразделения или его отсутствия.
3. Должности — справочник открывается из формы приёма по кнопке выбора, новую должность можно добавить прямо оттуда.

Отдельно загляните в справочник способов учёта зарплаты: в нём задаётся счёт затрат (20, 25, 26, 44) и статья. Способ можно указать для организации целиком, для подразделения или для конкретного начисления сотрудника. Если его нет, проводки по зарплате лягут на счёт по умолчанию, и менеджер отдела продаж окажется в общехозяйственных расходах.

Шаг 1. Создаём карточку сотрудника в справочнике

Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники и нажмите Создать. Карточка сотрудника в 1С:Бухгалтерии одновременно создаёт физическое лицо, поэтому личные данные вводятся один раз.

Что заполнить обязательно

СНИЛС и ИНН программа проверяет по контрольному числу. Если поле подсвечено красным, ошибка почти всегда в цифре, а не в программе.

Ссылки внизу карточки

После записи в карточке становятся доступны ссылки на связанные данные: налог на доходы, страховые взносы, учёт затрат и другие. С НДФЛ и взносами мы поработаем на шаге 3, сейчас достаточно записать карточку.

Шаг 2. Как принять сотрудника на работу в 1С 8.3 Бухгалтерия: документ и приказ

Дальнейший порядок зависит от выбранного режима кадрового учёта.

При полном кадровом учёте

1. Перейдите в Зарплата и кадры → Кадровый учет → Приемы на работу и нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника из справочника.
3. Укажите дату приёма — первый рабочий день, а не дату подписания договора.
4. Заполните подразделение и должность.
5. Выберите вид занятости: основное место работы или внешнее совместительство.
6. Если нужно, отметьте испытательный срок и укажите его длительность (по статье 70 ТК РФ — не больше трёх месяцев, для руководителя и главбуха — до шести).
7. В табличной части начислений выберите вид начисления (обычно «Оплата по окладу») и сумму.
8. Нажмите Провести и закрыть.

Через кнопку Печать из документа выводятся приказ о приёме по форме Т-1 и трудовой договор. Договор — шаблон, текст его стоит сверить с юристом или с образцом, принятым в компании.

При упрощённом кадровом учёте

Документа нет: данные о приёме вводятся прямо в новой карточке сотрудника. В форме есть блок с датой приёма, должностью, видом занятости и окладом — его заполняют при первом сохранении. Позже изменить условия можно из той же карточки, история изменений сохраняется.

Шаг 3. Оклад, НДФЛ и налоговые вычеты нового сотрудника

Оклад уже введён при приёме. Осталось настроить то, что влияет на удержания: статус налогоплательщика, вычеты и вид застрахованного лица.

Статус по НДФЛ и стандартные вычеты

Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке, относящейся к налогу на доходы.

• 🏠 Статус налогоплательщика. Для гражданина России, живущего в стране, — «Резидент». Другие статусы (нерезидент, высококвалифицированный специалист, работающий по патенту, гражданин ЕАЭС) нужны иностранцам — о них в следующем разделе.
• 👶 Вычеты на детей. Вводятся на основании заявления работника. Укажите месяц начала, вид вычета и код. С 2025 года суммы: 1 400 ₽ на первого ребёнка, 2 800 ₽ на второго, 6 000 ₽ на третьего и каждого следующего, 12 000 ₽ на ребёнка-инвалида; вычет действует, пока доход с начала года не превысит 450 000 ₽.
• 📄 Доходы с прежнего места работы. Если человек пришёл в середине года, внесите доход с начала года по справке от прошлого работодателя. Иначе 1С не узнает, что лимит 450 000 ₽ уже близок, и даст вычет лишние месяцы.

Пример. Сотрудник принят 1 июня с окладом 80 000 ₽, у него двое детей. За январь–май на прошлой работе он получил 400 000 ₽. Считаем: 400 000 + 80 000 = 480 000 ₽ — лимит превышен уже в июне, значит, вычет не предоставляется ни в одном месяце у нового работодателя. Без справки о прошлых доходах программа дала бы 1 400 + 2 800 = 4 200 ₽ вычета ежемесячно.

Страховые взносы

По ссылке, относящейся к страховым взносам, проверьте вид застрахованного лица. Для гражданина РФ это значение стоит по умолчанию. Тариф взносов (общий, МСП и т. д.) задаётся не в карточке, а в учётной политике организации, в разделе настроек зарплаты.

Совместители и иностранцы: что меняется при оформлении приёма

Внешний совместитель

В документе приёма выберите вид занятости «Внешнее совместительство». Что меняется:

• 📉 Оклад обычно указывается за неполную ставку — 1С не делит его сама, вводите сумму, которую человек реально получит.
• 🧾 Стандартные вычеты совместителю дают только у одного работодателя по выбору работника, поэтому без заявления их не вводите.
• 📑 ЕФС-1 подаётся так же, как для основного сотрудника, с отметкой о совместительстве.

Внутреннее совместительство (второй договор с тем же работником в той же организации) в 1С:Бухгалтерии не поддерживается — для такого случая нужна ЗУП 3.1.

Иностранный гражданин

Здесь важно правильно выбрать два значения:

Для работника с патентом добавьте в карточке уведомление налоговой о праве на уменьшение НДФЛ на фиксированные авансовые платежи — иначе программа удержит налог полностью.

Шаг 4. Отчёт ЕФС-1 и первое начисление: как проверить приём

Документ приёма проведён — но бухгалтер узнаёт о проблеме, только когда что-то не посчиталось. Проверьте четыре вещи сразу.

Сведения о трудовой деятельности

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 о приёме сдают в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. В 1С:Бухгалтерии отчёт создаётся в 1С-Отчётности: в списке отчётов найдите форму поиском по «ЕФС-1», нажмите заполнение — программа подтянет проведённые документы приёма за период.

Если документа приёма в отчёте нет, значит, он не проведён, датирован другим периодом или приём оформлен упрощённо без кадрового события.

Контрольное начисление

1. Откройте Зарплата и кадры → Все начисления и создайте документ «Начисление зарплаты» за месяц приёма.
2. Нажмите Заполнить. Новый сотрудник должен появиться со своим окладом.
3. Проверьте, что оклад пересчитан пропорционально отработанным дням. Пример: оклад 60 000 ₽, в месяце 22 рабочих дня, сотрудник принят в середине месяца и отработал 12 из них — 60 000 / 22 × 12 = 32 727,27 ₽.
4. Сформируйте расчётный листок (из отчётов по зарплате) — в нём видны вычеты, НДФЛ и взносы.

Документ начисления можно провести как пробный и отменить проведение, если что-то не так. Проводки он делает по счёту из способа учёта зарплаты: Дт 20 (25, 26, 44) Кт 70 — сама зарплата, Дт 70 Кт 68.01 — НДФЛ, Дт 20 (26, 44) Кт 69 — страховые взносы.

Где приём сотрудника в 1С ломается чаще всего

Ещё одна ловушка — оформление приёма задним числом после того, как начисление за месяц уже проведено. Документ приёма встанет, но зарплата за первые дни не попадёт в расчёт, пока начисление не перезаполнить.

Частые вопросы о приёме сотрудника в 1С 8.3