Оформляем приём сотрудника на работу в 1С:Бухгалтерии и ЗУП 3.0

Приём сотрудника в 1С 3.0 оформляется одним документом — Приём на работу. В 1С:Бухгалтерии 3.0 он лежит в разделе Зарплата и кадры → Кадровый учёт → Приёмы на работу, в 1С:ЗУП 3.1 — в Кадры → Приёмы, переводы, увольнения. Перед этим заводят карточку сотрудника и физическое лицо, задают оклад, график и налоговые вычеты, а после приёма сдают в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС‑1.

Разберём весь путь по шагам: от включения кадрового учёта в настройках до проверки отражения в учёте. Пути указаны для двух конфигураций — где они различаются, даю отдельную строку. Если у вас только бухгалтерия без расчёта зарплаты, часть шагов будет короче: в БП кадровый учёт упрощённый.

С чего начать: настройки учёта и права доступа

В 1С:Бухгалтерии документ Приём на работу появляется только при развёрнутом кадровом учёте. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты, разверните Порядок учёта зарплаты и Общие настройки. Проверьте два момента:

• 🔹 расчёт зарплаты и кадровый учёт ведутся в этой программе (а не в ЗУП);
• 🔹 кадровый учёт выбран полный — тогда доступны документы приёма, перевода и увольнения. При «упрощённом» учёте приём оформляется прямо из карточки сотрудника, отдельного документа нет.

В 1С:ЗУП 3.1 отдельно включать ничего не нужно — приём доступен сразу. Но стоит заглянуть в Настройка → Кадровый учёт и решить, ведёте ли вы штатное расписание. Если да — должность и оклад в документе приёма будут подставляться из позиции штатного расписания, и это удобнее.

До первого приёма заполняют три справочника. Организации — реквизиты, ИНН, КПП и регистрационный номер в СФР (без него не уйдёт отчётность). Подразделения — хотя бы одно, куда зачислить человека. Должности — название по штатному расписанию. Все три открываются из раздела Настройка (ЗУП) или Зарплата и кадры → Справочники и настройки (БП). Если справочники пустые, в документе приёма просто нечего будет выбрать.

Теперь про права. Кадровик не должен иметь полного доступа к базе — ему хватит профиля с кадровыми правами. Зайдите в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа. В ЗУП есть готовые профили Кадровик и Старший кадровик, в БП — Кадровик и Расчётчик. Назначьте профиль пользователю в карточке Пользователи.

Заводим сотрудника и карточку физического лица

Сотрудник и физическое лицо в 1С — разные сущности. Физлицо — это человек с его паспортом, СНИЛС и ИНН. Сотрудник — это запись о трудоустройстве. У одного физлица может быть несколько записей сотрудника: например, по основному месту и по внутреннему совместительству.

Откройте список: в ЗУП — Кадры → Сотрудники, в БП — Зарплата и кадры → Сотрудники. Нажмите Создать и введите ФИО. Программа сама поищет совпадения среди физлиц.

Если программа нашла похожее физлицо — не создавайте новое, выберите существующее. Два физлица на одного человека ломают учёт НДФЛ и персонифицированную отчётность: доходы и взносы «расползаются» по двум карточкам.

После записи сотрудника заполните личные данные физлица (ссылка Личные данные или одноимённая вкладка):

1. паспортные данные — серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения;
2. адрес регистрации и фактический адрес;
3. СНИЛС и ИНН — без них не пройдут персонифицированные сведения и уведомление по НДФЛ;
4. гражданство и статус налогоплательщика (резидент / нерезидент) — влияет на ставку НДФЛ;
5. дата рождения и пол.

Документ «Приём на работу»: заполняем по шагам

Создайте документ: в ЗУП — Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу (есть и Приём на работу списком для нескольких человек сразу), в БП — Зарплата и кадры → Кадровый учёт → Приёмы на работу.

Заполняйте так:

1. Сотрудник — выберите созданную запись.
2. Дата приёма — первый рабочий день по трудовому договору. С неё начинается стаж и начисления.
3. Подразделение и должность — из справочников. Если ведёте штатное расписание, выбирается позиция, и оклад подтянется сам.
4. Вид занятости — Основное место работы, Внешнее совместительство или Внутреннее совместительство. Для совместителя норма времени обычно не больше половины ставки.
5. Испытательный срок — число месяцев, если он есть в договоре. Оставьте пустым, когда испытание не устанавливается.
6. График работы — пятидневка, сменный и т. д. Без графика система не рассчитает норму и оплату.

График — отдельный справочник Графики работы. Если нужного режима нет, его создают заранее: указывают вид (пятидневка, шестидневка, сменный), продолжительность смены и считают норму часов по производственному календарю. Для неполного дня или половины ставки заводят отдельный график с уменьшенной нормой — просто поставить оклад вдвое меньше недостаточно, иначе табель и норма времени разойдутся.

На вкладке оплаты задаются плановые начисления — к ним переходим ниже. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть только после того, как заполните оплату.

Оплата труда, график и вычеты по НДФЛ

Условия оплаты — сердце документа приёма. На вкладке Оплата труда (в БП — блок Начисления) добавьте плановые начисления:

• 🔹 Оклад по дням или По часам — основной вид начисления с суммой тарифа;
• 🔹 надбавки, доплаты, районный коэффициент — отдельными строками, если положены;
• 🔹 аванс — в ЗУП задаётся способом: процентом от тарифа, фиксированной суммой или расчётом за первую половину месяца.

Пример расчёта аванса от оклада. При окладе 60 000 ₽ и авансе 40 % фиксированная выплата за первую половину месяца составит 60 000 × 40 % = 24 000 ₽. Остаток зарплаты начисляется по итогам месяца за вычетом уже выплаченного аванса и НДФЛ.

Стандартные вычеты на детей не включаются автоматически — их вводят по заявлению сотрудника. В карточке сотрудника откройте Налог на доходы → Ввести новое заявление на стандартные вычеты и укажите вычеты с месяца начала применения.

Приказ, трудовой договор и электронная подпись

Трудовой договор — обязательный документ (ст. 67 ТК РФ), его заключают в письменной форме. Приказ о приёме с конца 2021 года необязателен: по ст. 68 ТК РФ работодатель вправе, но не обязан его издавать, достаточно договора. Многие по привычке оформляют приказ по форме Т‑1 — это законно и удобно для архива.

Печатные формы доступны прямо из проведённого документа приёма по кнопке Печать:

• 🔹 Приказ о приёме (Т‑1) — унифицированная форма;
• 🔹 Трудовой договор — типовой шаблон, его обычно дорабатывают под организацию.

Подписать можно двумя способами:

1. На бумаге — распечатать, подписать у руководителя и сотрудника, подшить в личное дело.
2. Электронно (КЭДО) — если в организации настроен кадровый электронный документооборот, сотрудник подписывает приказ и договор в сервисе электронной подписи без бумаги.

Особые случаи: совместители, иностранцы и договор ГПХ

Не каждый приём оформляется одинаково. Три ситуации, где легко ошибиться:

• 🔹 Совместитель. Вид занятости — Внешнее или Внутреннее совместительство. Норма времени, как правило, не больше половины ставки, поэтому нужен отдельный график. У внутреннего совместителя физлицо то же, а запись сотрудника — вторая. Доходы при этом считаются по физлицу суммарно для НДФЛ.
• 🔹 Иностранный работник. В карточке физлица обязательно заполните гражданство, а на вкладке Страхование — статус застрахованного лица. От статуса зависит, какими взносами облагается доход. Налоговый статус (резидент / нерезидент) ставится отдельно и влияет на ставку НДФЛ.
• 🔹 Договор ГПХ. Если с человеком заключается гражданско‑правовой договор (подряд, услуги), документ Приём на работу не используют — это не трудовые отношения. В ЗУП для этого есть отдельный блок Договоры (подряда, услуг). Не оформляйте исполнителя по ГПХ как штатного сотрудника.

Для сомневающихся, каким документом оформлять приём, пригодится короткая развилка.

Что проверить после приёма и отчёт в СФР

Сам документ приёма проводок не делает — в учёте он отражается позже, когда начислят зарплату (Дт 20/26/44 Кт 70, страховые взносы — Дт того же счёта затрат Кт 69). Счёт затрат подставляется по способу отражения, заданному для начисления или подразделения. Поэтому проверьте не только оклад, но и то, на какой счёт лягут расходы: ошибка в способе отражения всплывёт только в конце месяца, в проводках по зарплате. А вот отчётность по новому сотруднику сдаётся быстро.

Главный срок — подраздел 1.1 формы ЕФС‑1 (бывшая СЗВ‑ТД). Его сдают в Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР + ФСС) не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме или заключения трудового договора. В 1С отчёт формируется в разделе 1С‑Отчётность (ЗУП — Кадры → Электронные трудовые книжки, затем выгрузка в отчётность).

Что ещё проверить после оформления:

• 🔹 Персонифицированные сведения о физлицах — ежемесячный отчёт, новый сотрудник должен в нём появиться.
• 🔹 Заполнены ли СНИЛС и ИНН — иначе отчёты уйдут с ошибкой или вовсе не примутся.
• 🔹 Корректность графика и оклада — откройте расчётный листок за первый месяц и сверьте начисление.
• 🔹 Статус налогоплательщика — для корректной ставки НДФЛ.

Для самопроверки кадровых данных в ЗУП удобны отчёты в разделе Кадры → Кадровые отчёты (например, «Личные данные сотрудников»): видно, у кого не заполнены паспорт, СНИЛС или ИНН.

Частые вопросы