Как оформить приём сотрудника на работу в 1С ЗУП и Бухгалтерии

Приём сотрудника в 1С начинается не с документа «Приём на работу», а с карточки физического лица: если в ней не заполнены СНИЛС, ИНН и дата рождения, кадровый приказ оформить не получится, а отчёт в СФР уйдёт с ошибкой. Поэтому оформление приёма на работу в 1С — это цепочка из подготовки справочников, самого документа приёма, настройки графика и вычетов, а в конце — печатных форм и отчёта ЕФС-1.

В 1С:ЗУП 3.1 кадровый учёт полноценный: штатное расписание, графики, начисления, удержания. В 1С:Бухгалтерии 3.0 тот же приём доступен в упрощённом виде — он подходит для небольшого штата. Ниже — полный маршрут в обеих конфигурациях, с путями меню, нюансами по вычетам и алиментам и сроком сдачи отчётности.

Что подготовить до оформления приёма

Прежде чем создавать приказ, проверьте, что в базе есть всё, на что он ссылается. Иначе программа при проведении будет ругаться на незаполненные поля.

• 👤 Карточка физического лица. Паспорт, дата рождения, СНИЛС, ИНН, адрес регистрации. Один человек — одна карточка физлица, даже если он работает на нескольких ставках.
• 🏢 Подразделение. Структура организации должна содержать то подразделение, куда принимаете.
• 📋 Должность. Если ведёте штатное расписание — должность берётся из него, иначе из справочника должностей.
• ⏰ График работы. Пятидневка, сменный, неполный — график должен существовать до приёма.
• 💰 Вид начисления «Оплата по окладу» (или по часам) — обычно он уже есть в типовой поставке.

В ЗУП карточку физлица удобнее не создавать отдельно, а завести сразу через справочник сотрудников: Кадры → Сотрудники → Создать. Программа предложит заполнить личные данные, а физлицо создаст автоматически. Если человек с таким ИНН/СНИЛС уже есть в базе — 1С предупредит о совпадении, чтобы не плодить дубли.

Карточка сотрудника и справочник физлиц

В 1С разделены два справочника: Физические лица (паспортные и личные данные человека) и Сотрудники (его трудовые отношения с организацией). Это нужно, когда один человек оформлен по нескольким договорам — тогда у него одно физлицо и несколько записей сотрудника.

В карточке сотрудника заполняются:

1. ФИО и ссылка на физлицо.
2. Дата рождения и пол — подтягиваются из физлица.
3. СНИЛС и ИНН — обязательны для отчётности.
4. Гражданство и статус налогоплательщика (резидент / нерезидент) — влияет на ставку НДФЛ.
5. Данные для перечисления зарплаты (карта или счёт), если платите безналично.

Статус «резидент» стоит по умолчанию. Для иностранных работников его нужно указать правильно: от этого зависит ставка НДФЛ и право на вычеты. Это одно из мест, где ошибка тихо искажает расчёт весь год.

Штатное расписание и должности

Штатное расписание в ЗУП — не обязательный, но полезный механизм. Ведение включается в Настройка → Кадровый учёт (флажок «Ведётся штатное расписание»). После этого при приёме программа будет подставлять оклад, надбавки и график из позиции штатного расписания, а не просить вводить их руками.

Если штатное расписание не ведёте, достаточно справочника должностей (Настройка → Должности). Оклад и график тогда вводятся прямо в документе приёма.

В 1С:Бухгалтерии отдельного штатного расписания нет. Там должность выбирается из справочника, а оклад вписывается в документе приёма.

Документ «Приём на работу»: по шагам

Основной документ — Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу (в ЗУП). В 1С:Бухгалтерии: Зарплата и кадры → Приёмы на работу.

Порядок заполнения:

1. Сотрудник — выбираете или создаёте по кнопке.
2. Дата приёма — первый рабочий день по трудовому договору. С этой даты считается стаж и начисляется зарплата .
3. Подразделение и должность — из структуры и справочника (или из штатного расписания).
4. График работы — пятидневка или другой.
5. Вкладка «Оплата труда» — вид начисления (оклад / тариф) и сумма. Здесь же надбавки, если есть.
6. Испытательный срок — если установлен трудовым договором, укажите дату окончания.

После заполнения нажмите Провести. Приём считается оформленным: сотрудник появится в кадровых отчётах, а при расчёте зарплаты начисление подтянется автоматически.

Совместитель, срочный договор и неполная ставка

Вид занятости и тип договора — не косметика, они влияют на расчёты и отчётность, поэтому их задают прямо в документе приёма.

• Основное место работы — ставят по умолчанию. Трудовая книжка и ЕФС-1 ведутся здесь.
• Внутренний совместитель — человек уже оформлен в этой же организации по основному месту; на него заводят вторую запись сотрудника с видом занятости «Совместитель».
• Внешний совместитель — работает основным где-то ещё. В этом случае вы не ведёте его трудовую книжку, но ЕФС-1 о приёме всё равно подаёте.
• Срочный договор — укажите дату окончания и основание срочности (ст. 59 ТК РФ). По окончании срока потребуется отдельный документ увольнения.

Неполная ставка задаётся через долю от полного графика: 0,5 ставки, 0,25 и т. д. Оклад при этом вводят полный (как по штатному расписанию), а программа начислит пропорционально ставке. Частая ошибка — вписать уже уменьшенный оклад и дополнительно поставить 0,5 ставки: тогда зарплата уполовинится дважды. Оклад указывайте полный, ставку — отдельным полем.

График работы и производственный календарь

График работы задаёт, по каким дням и сколько часов человек работает. Справочник — Настройка → Графики работы. Для стандартной пятидневки типовой график уже есть в поставке.

График опирается на производственный календарь — список рабочих, выходных и праздничных дней на год. Его нужно держать актуальным: когда правительство переносит выходные, календарь в базе надо обновить, иначе норма часов и расчёт зарплаты за месяц будут неверными.

• Открыть календарь: Настройка → Производственные календари.
• Обновить можно вручную (отметить перенесённые дни) или автоматически, если подключена интернет-поддержка.

Вычеты на детей и удержания: алименты

Стандартные вычеты на детей (ст. 218 НК РФ) предоставляются по заявлению работника. В ЗУП их вводят в карточке сотрудника: ссылка Налог на доходы → Ввести новое заявление на стандартные вычеты. Там указываете количество детей и период, с которого применять.

Размеры вычетов и предельный доход, до которого они действуют, установлены Налоговым кодексом; программа применяет действующие на год суммы автоматически. Как только совокупный доход с начала года превысит лимит (в последней редакции ст. 218 НК РФ — 450 000 ₽), вычет перестаёт применяться до следующего года. Отдельно отслеживать это не нужно — 1С считает сама, но заявление сотрудника должно быть в наличии: без него вычет применять нельзя.

Удержание алиментов оформляется отдельным документом по исполнительному листу. В ЗУП: Зарплата → Алименты и другие постоянные удержания (или документ «Исполнительный лист»). Указываете получателя, способ расчёта (доля дохода, например 1/4, или фиксированная сумма) и реквизиты перечисления.

• Алименты удерживают после НДФЛ, с суммы дохода за вычетом налога.
• Долю можно задать как 1/4, 1/3, 1/2 — 1С пересчитает в проценты сама.
• Если листов несколько, заведите по документу на каждый: программа распределит удержания в пределах допустимого лимита.

Общий размер удержаний ограничен законом: по общему правилу не более 50% зарплаты после НДФЛ, а по алиментам на несовершеннолетних детей — до 70%. 1С контролирует этот лимит сама: если удержаний несколько, программа распределит их в пределах допустимого и не даст «уйти в минус».

Алименты — единственное из перечисленного, что требует бухгалтерского действия: перечисление получателю в срок. Остальные удержания (профвзносы, займы, возмещение ущерба) настраиваются по той же логике отдельными видами удержаний в карточке сотрудника.

Приказ Т-1 и другие печатные формы

После проведения документа приёма доступны печатные формы — кнопка Печать в самом документе:

• 📄 Приказ о приёме на работу (форма Т-1) — на одного сотрудника; для группового приёма есть Т-1а.
• 📝 Трудовой договор — типовой шаблон, который дальше правят под себя.
• 📑 Личная карточка Т-2 — заводится и ведётся по сотруднику.

С 2013 года унифицированные формы не обязательны, компания вправе использовать свои бланки (ст. 9 Закона «О бухгалтерском учёте»). Но форма Т-1 удобна и привычна, поэтому 1С печатает именно её. Приказ объявляют работнику под подпись в трёхдневный срок со дня начала работы (ст. 68 ТК РФ).

Отчётность в СФР: ЕФС-1 в день приёма

Самое срочное после приёма — не печать, а отчёт. О приёме работника нужно сообщить в Социальный фонд России (СФР; с 2023 года он объединил ПФР и ФСС).

Сведения подаются в составе отчёта ЕФС-1, подраздел 1.1 раздела 1 (бывшая СЗВ-ТД). Срок жёсткий: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме (Федеральный закон № 27-ФЗ). Опоздание — штраф.

В 1С отчёт формируется из раздела Отчётность, справки → ЕФС-1 (в ЗУП) или Зарплата и кадры → Отчётность по сотрудникам (в БП). Программа сама подтянет проведённый документ приёма в сведения о трудовой деятельности — поэтому важно провести приём вовремя, а не в конце месяца.

Остальная отчётность (расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения) формируется в обычные сроки по итогам периода — отдельно по факту приёма ничего больше в день оформления сдавать не нужно.

Частые вопросы