Приём совместителя в 1С ЗУП 8.3: внешнего и внутреннего

Совместителя в 1С:ЗУП 8.3 оформляют тем же документом Приём на работу (раздел Кадры), что и основного сотрудника, но в карточке и в приёме выбирают вид занятости — Внешнее совместительство или Внутреннее совместительство, а в графике ставят неполное время. Для внешнего совместителя заводят новое физлицо, для внутреннего — то же физлицо, что уже работает в организации, но отдельную запись сотрудника.

Ключевое отличие от обычного приёма — ограничение по времени. По статье 284 ТК РФ совместитель работает не более 4 часов в день, а за месяц — не более половины месячной нормы. Отсюда график на 0,5 ставки и оплата пропорционально отработанному времени. Ниже — полный порядок: от штатного расписания до первого расчёта зарплаты и отпуска.

Чем совместитель отличается и что подготовить заранее

Совместительство — это регулярная оплачиваемая работа по отдельному трудовому договору в свободное от основной работы время. Не путайте с совмещением: совмещение оформляется без отдельного договора, допсоглашением, и в 1С проводится как надбавка, а не как приём нового сотрудника.

Два вида, которые придётся различать в программе:

• 🔹 Внешний совместитель — работает у вас, но основное место у него в другой организации. В 1С это новое физлицо и новый сотрудник.
• 🔹 Внутренний совместитель — уже ваш работник, который берёт вторую должность в этой же организации. Физлицо одно, записей сотрудника — две.

Что нужно на руках до начала работы в программе:

1. Трудовой договор с пометкой, что работа является совместительством (ст. 282 ТК РФ).
2. Заявление работника о приёме.
3. Приказ о приёме (форма Т-1 или по форме организации).
4. Паспорт, СНИЛС, ИНН; для внешнего — при необходимости справка с основного места о характере работы (если должность с вредными условиями).

Готовим штатное расписание и ставку

Если в программе ведётся штатное расписание, под совместителя должна быть свободная позиция. Откройте раздел Кадры → Штатное расписание (либо Настройка → Штатное расписание — в зависимости от настроек).

Для совместителя есть два подхода к позиции:

• Выделить отдельную ставку 0,5 в штатной единице. В позиции штатного расписания в поле количества ставок ставите 0,5.
• Принять совместителя на часть полной ставки, если по должности предусмотрена целая единица, а занят будет только совместитель на половину.

Чтобы включить учёт неполных ставок, в настройках штатного расписания (Настройка → Кадровый учёт, раздел про штатное расписание) должна стоять галочка, разрешающая дробные ставки. Без неё программа не даст указать 0,5.

Создаём карточку сотрудника-совместителя

Карточку заводят в разделе Кадры → Сотрудники → Создать.

Для внешнего совместителя вводите ФИО нового человека. Программа предложит создать новое физлицо — соглашайтесь. Заполняете паспорт, СНИЛС, ИНН на вкладках карточки физлица.

Для внутреннего совместителя действуете иначе. Нажимаете Создать, вводите ФИО работника, который уже числится. Программа найдёт совпадение по ФИО и спросит, тот ли это человек. Обязательно выберите существующее физлицо, а не создавайте дубль — иначе доход и НДФЛ разойдутся по двум разным людям, и годовая отчётность не сойдётся.

Признак совместительства задаётся позже — в документе приёма, в поле Вид занятости. В самой карточке сотрудника достаточно корректно привязать физлицо. Доступные значения вида занятости:

• Основное место работы;
• Внешнее совместительство;
• Внутреннее совместительство.

Оформляем приём на работу и приказ Т-1

Документ создаётся в разделе Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу (или Приём на работу списком).

Заполняете по порядку:

1. Организация и дата приёма — дата, с которой человек выходит.
2. Сотрудник — выбираете созданную карточку.
3. Подразделение и должность — из штатного расписания либо вручную.
4. Вид занятости — ставите Внешнее совместительство или Внутреннее совместительство. Это главное поле: именно оно отличает приём совместителя от обычного.
5. График работы — выбираете неполный график (как его создать — ниже).
6. Оплата — на вкладке с начислениями указываете оклад. Тут два варианта: либо полный оклад по должности, но при графике 0,5 ставки программа начислит половину; либо сразу половинный оклад при полном графике. Первый вариант нагляднее и правильнее для отчётности.

После проведения документа по кнопке Печать доступна унифицированная форма Т-1 (приказ о приёме). Форму организации тоже можно, если она утверждена в учётной политике.

Настраиваем график работы и учёт времени

График — самостоятельный элемент, его создают заранее в разделе Настройка → Графики работы сотрудников → Создать.

Для совместителя чаще всего нужен график на 0,5 ставки: 20 часов в неделю, по 4 часа в день при пятидневке. При заполнении графика:

• указываете способ заполнения — по пятидневке;
• в расписании ставите 4 часа в рабочий день (или другое неполное значение);
• отмечаете, что это неполное рабочее время, и задаёте коэффициент ставки 0,5.

Норма времени по такому графику автоматически станет вдвое меньше полной — на это и опирается расчёт зарплаты.

Предельные ограничения по ТК, которые график должен соблюдать:

Табель заполняется автоматически при расчёте зарплаты на основании графика. Отдельно вести табель Т-13 вручную по совместителю не нужно — программа сформирует его по данным графика и документов отклонений (больничные, отпуска, прогулы).

Рассчитываем зарплату и отпуск совместителю

Зарплата совместителя считается тем же документом Начисление зарплаты и взносов, что и у всех. Благодаря графику на 0,5 ставки оклад начисляется пропорционально: отработал половину нормы — получил половину оклада (ст. 285 ТК РФ).

Что важно в расчёте:

• 🔹 НДФЛ удерживается как обычно. Но стандартные вычеты на детей совместителю по вашему месту работы, как правило, не предоставляются — работник выбирает одного работодателя для вычетов, и чаще это основное место. Вычеты в карточке сотрудника включайте только если работник подал заявление именно вам.
• 🔹 Страховые взносы начисляются в полном объёме, как и по основному сотруднику. Для внутреннего совместителя взносы считаются по совокупному доходу физлица по обеим должностям — программа объединяет их по одному физлицу автоматически, предельную базу отслеживает корректно.
• 🔹 Районный коэффициент и надбавки применяются к начислениям совместителя так же, как к основным работникам.

Отпуск. Совместителю положен ежегодный оплачиваемый отпуск, причём одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ). Если на вашей работе он ещё не отработал полгода, отпуск всё равно предоставляется авансом — программа это позволяет.

Отпускные считаются документом Отпуск по среднему заработку за 12 месяцев, исходя из начислений именно по этой должности. Средний заработок берётся только из доходов совместителя у вас — заработок по основному месту в расчёт не входит.

Внутренний совместитель: отдельная запись, то же физлицо

Отдельно остановимся на внутреннем совместительстве, потому что здесь чаще всего ошибаются.

У внутреннего совместителя в программе две записи сотрудника на одно физлицо: одна — по основной должности, вторая — по совместительству. Это нормально и правильно. Каждая запись живёт своей жизнью: свой приём, свой график, свой оклад, свои документы отклонений.

При этом для расчёта НДФЛ и взносов обе записи 1С видит как одного человека — через общее физлицо. Поэтому:

• НДФЛ считается с совокупного дохода по обеим должностям;
• предельная база по взносам — тоже общая;
• в справке о доходах и в отчётности человек проходит один раз, со сводными суммами.

Если вы случайно завели внутреннему совместителю новое физлицо вместо существующего, НДФЛ раздвоится, а 6-НДФЛ и РСВ не сойдутся. Проверить легко: откройте карточку сотрудника-совместителя и убедитесь, что ссылка на физлицо ведёт на того же человека, что и основная запись.

Типичные ошибки при оформлении совместителя

Ошибки, которые дорого обходятся в отчётности и при проверке:

• ❌ Полный график вместо неполного. Поставили совместителю обычную пятидневку на 8 часов — программа начислит полный оклад, а это нарушение ст. 284 ТК РФ и переплата. Всегда 0,5 ставки или иной неполный график.
• ❌ Дубль физлица у внутреннего совместителя. Разошлись НДФЛ и взносы. Лечится привязкой записи к правильному физлицу.
• ❌ Вид занятости «Основное место работы». Если оставить значение по умолчанию, в отчётности совместитель пройдёт как основной работник. Для внешнего это искажает сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1, подраздел по кадровым мероприятиям).
• ❌ Стандартные вычеты задвоены. Включили вычеты на детей и по основному месту, и у себя — работник получил двойной вычет, по итогам года доначисление НДФЛ.
• ❌ Отпуск совместителю не в срок. Отказали в отпуске из-за того, что не отработал полгода, — нарушение ст. 286 ТК РФ: отпуск даётся авансом вместе с основным.

Частые вопросы