Приём совместителя: от карточки физлица до увольнения в 1С

Ключевое отличие приёма совместителя от обычного сотрудника — поле «Вид занятости» в карточке сотрудника: Внешний совместитель или Внутренний совместитель. Всё остальное — приказ, график, оклад — заполняется по тем же документам, что и для основного работника, но с ограничением в половину нормы времени (ст. 284 ТК РФ).

Ниже — порядок действий для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0: где завести человека, как привязать физлицо, какой график поставить, чтобы программа сама считала половину оклада, и что указать при увольнении. Арифметику по зарплате и нюанс с вычетами НДФЛ тоже разберём.

Внешний и внутренний совместитель: что выбрать перед вводом

От вида занятости зависит, сколько карточек сотрудника заводить и как считать НДФЛ .

• 🧑‍💼 Внешний совместитель — человек, у которого основная работа в другой организации. У вас он числится только как совместитель. Заводится как отдельный сотрудник, его физлицо в вашей базе новое.
• 🔁 Внутренний совместитель — уже ваш работник, который берёт вторую должность в этой же организации. Создаётся вторая карточка сотрудника, но привязанная к тому же физлицу, что и основная.

Эта развилка важна по двум причинам. Первая: у внутреннего совместителя НДФЛ и доход считаются по одному физлицу суммарно, поэтому нельзя заводить его как нового человека — иначе задвоится ИНН и СНИЛС. Вторая: стандартные вычеты по НДФЛ работник получает только по одному месту и по одной должности, их нельзя задать дважды.

Совместительство и совмещение: частая путаница при оформлении

Эти два понятия путают чаще всего, а оформляются они по-разному.

• Совместительство — отдельный трудовой договор на вторую работу в свободное от основной время. Заводится новая карточка сотрудника, свой приказ, свой график. Об этом вся статья.
• Совмещение — дополнительная работа по другой должности в течение своего же рабочего дня, без отдельного договора (ст. 60.2 ТК РФ). Новый сотрудник не создаётся. Оформляется приказом о совмещении и доплатой — в 1С это разовое или ежемесячное начисление, а не приём на работу.

Проверьте себя: если человек приходит работать в другое время (вечером, в выходной, по отдельному графику) — это совместительство. Если выполняет вторую функцию внутри основного рабочего дня — это совмещение, и приём на работу оформлять не нужно.

Заводим сотрудника с правильной привязкой к физлицу

В 1С:ЗУП 3.1 открываем Кадры → Сотрудники и нажимаем «Создать».

Дальше зависит от вида:

1. Внешний совместитель. Вводим ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС — это новое физлицо, программа создаст его автоматически.
2. Внутренний совместитель. В поле ввода ФИО начните печатать фамилию — 1С найдёт уже существующее физлицо и предложит выбрать его. Обязательно выберите имеющуюся запись физлица, а не создавайте новую. Тогда у человека будет одно физлицо и две карточки сотрудника.

После выбора физлица в карточке сотрудника откройте поле «Вид занятости» и поставьте нужное значение — Внешний совместитель или Внутренний совместитель. По умолчанию там стоит «Основное место работы».

В 1С:Бухгалтерии 3.0 кадровый учёт упрощённый, но совместителя оформить можно. Сначала проверьте, что включён полный кадровый учёт: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Кадровый учёт — должно стоять Полный. Затем Зарплата и кадры → Сотрудники → Создать, привязка к физлицу работает так же, как в ЗУП.

Документ «Приём на работу»: заполняем по шагам

В 1С:ЗУП откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать → Приём на работу. В 1С:Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Приёмы на работу → Создать.

Заполняем поля:

1. Сотрудник — выбираем созданную карточку совместителя.
2. Дата приёма — день начала работы по трудовому договору.
3. Подразделение и должность — как в штатном расписании (если оно ведётся).
4. График работы — неполный график, 0,5 ставки (создадим в следующем разделе).
5. Оклад (тариф) — указываем полный оклад по должности, а не половину. Половину программа посчитает сама через неполный график.

Если ведёте штатное расписание, в позиции штатки есть поле «Количество ставок» — для совместителя там обычно 0,5. В этом случае программа возьмёт долю ставки из штатного расписания.

После проведения документа 1С сформирует приказ о приёме. Печатную форму найдёте по кнопке «Печать» в самом документе.

График работы и ограничение в половину нормы

Совместитель не может работать больше 4 часов в день и больше половины месячной нормы (ст. 284 ТК РФ). В дни, когда он свободен от основной работы, допускается полный день, но за учётный период — не больше половины нормы.

Чтобы 1С правильно считала и норму, и оплату, нужен график неполного рабочего времени:

1. Откройте Настройка → Графики работы сотрудников → Создать (в ЗУП) или Зарплата и кадры → Графики работы (в Бухгалтерии).
2. Назовите график понятно, например «Неполная 20 часов (0,5 ставки)».
3. Включите флажок «Неполное рабочее время» и выберите вид — неполный рабочий день или неполная неделя.
4. Укажите долю или часы: для половины ставки — 4 часа в день при пятидневке (20 часов в неделю).
5. Заполните график по кнопке автозаполнения на нужный год.

Флажок «Неполное рабочее время» — ключевой. Именно он включает коэффициент, на который умножается оклад. Без него программа посчитает норму по этому графику как полную и начислит весь оклад.

Этот же график подставляется в табель. Отдельно табель заполнять не нужно — он формируется из графика и отклонений (больничных, отпусков).

Как считается зарплата совместителя: НДФЛ и вычеты

Начисление по окладу в 1С считается по формуле:

Оклад × доля неполного времени × отработанные дни ÷ норма дней по графику.

Пример: оклад по должности 60 000 ₽, совместитель на 0,5 ставки отработал полный месяц по своему графику.

• Доля неполного времени — 0,5.
• Начислено: 60 000 × 0,5 = 30 000 ₽.

Если отработаны не все дни (например, 10 из 20 рабочих дней его графика), начисление уменьшится пропорционально: 30 000 × 10 ÷ 20 = 15 000 ₽.

Страховые взносы на выплаты совместителю начисляются в общем порядке — никаких особых тарифов нет.

Зарплата совместителя на 0,5 ставки может быть ниже МРОТ — и это законно. МРОТ сравнивают с заработком за полную норму времени, а совместитель отрабатывает половину. То есть минимум для него — половина МРОТ. 1С такое начисление проводит без предупреждений, доплату до МРОТ по совместителю делать не нужно.

Вычеты по НДФЛ — главный нюанс. Стандартные вычеты (на детей и прочие) работник получает только по одному месту работы по своему заявлению (ст. 218 НК РФ). Внешний совместитель, как правило, берёт вычеты по основному месту, поэтому у вас заявление на вычет не вводят — иначе вычет задвоится и возникнет недоимка по НДФЛ.

Для внутреннего совместителя доходы по основной должности и по совместительству складываются по одному физлицу — НДФЛ считается с совокупной суммы автоматически, вычет учитывается один раз.

Отпуск и гарантии: что положено совместителю

Совместитель — такой же работник с трудовым договором, у него есть отпуск, больничный и все гарантии. Отличия в деталях.

• 🏖 Отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту (ст. 286 ТК РФ). Работник приносит справку или заявление с датами отпуска по основной работе — вы оформляете отпуск на те же даты.
• 📅 Если на совместительстве он отработал меньше 6 месяцев, отпуск всё равно даётся авансом, чтобы совпасть с основным.
• ➕ Если отпуск по совместительству короче, чем по основному месту, работник вправе попросить отпуск без сохранения зарплаты на разницу в днях.

Отпускные считаются по среднему заработку, начисленному именно у вас по этой должности. В 1С отпуск оформляется документом «Отпуск» (Кадры → Отпуска в ЗУП, Зарплата и кадры → Все начисления в Бухгалтерии) — отдельных настроек для совместителя не требуется, программа возьмёт его базу.

Больничный лист совместителю оплачивается по общим правилам. Если стаж работы у разных работодателей позволяет, пособие может платить каждый из них — но это зависит от стажа за расчётный период, и работник сам выбирает схему.

Увольнение совместителя: обычное и по ст. 288 ТК РФ

Увольняют совместителя документом «Увольнение» (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать → Увольнение в ЗУП; Зарплата и кадры → Увольнения в Бухгалтерии). Указываете дату, основание и при необходимости — компенсацию за неиспользованный отпуск.

У внешнего совместителя есть дополнительное основание: его можно уволить, если на эту должность принимается работник, для которого она станет основной (ст. 288 ТК РФ). При этом совместителя нужно письменно предупредить не позднее чем за две недели до увольнения. В документе увольнения это основание выбирается из списка причин.

В остальном увольнение стандартное: по собственному желанию, по соглашению сторон, за нарушения. После проведения документа 1С рассчитает окончательный расчёт и компенсацию за отпуск.

Запись в трудовую книжку совместителю вносится по его желанию и только основным работодателем — на основании документа о работе по совместительству. Если книжка ведётся в электронном виде, сведения всё равно подаёт основной работодатель.

Частые вопросы