Как оприходовать поступление товара от поставщика в УТ 11

Поступление товара от поставщика в 1С:Управление торговлей 11 оформляют документом «Приобретение товаров и услуг» в разделе Закупки. Если на складе включена ордерная схема, сначала кладовщик вводит «Приходный ордер на товары» (фактическая приёмка), а финансовый документ приобретения заводит бухгалтер или менеджер по накладной поставщика.

Разберём обе схемы: простую (один документ) и ордерную (ордер плюс приобретение), приёмку с недопоставкой и пересортицей, какие движения даёт проведение и как распечатать накладную с УПД. Пути меню приведены для актуального интерфейса «Такси» в УТ 11.5.

С чего начать: настройки склада и закупок

До первой приёмки проверьте два параметра — от них зависит, сколько документов придётся вводить.

Ордерная схема склада. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка. Флаг «Ордерные склады» включает раздельный учёт: кладовщик фиксирует факт прихода ордером, а бухгалтер — стоимость и расчёты отдельным документом. Для конкретного склада режим задаётся в его карточке (НСИ → Склады), в блоке поступления.

Статусы документов. Там же, в настройках закупок, есть флаг использования статусов. Со статусами документ приобретения проходит стадии К поступлению → Принят → К оплате; без них документ сразу считается проведённым к учёту.

💡 Если склад небольшой и один человек и принимает, и оформляет накладную — ордерную схему можно не включать. Тогда весь приход закрывается одним документом приобретения.

Ещё пригодятся соглашения об условиях закупок (Закупки → Соглашения с поставщиками): в них хранятся цены поставщика, валюта, условия оплаты и ставка НДС по умолчанию. Соглашение подставляется в документ и избавляет от ручного заполнения шапки.

Если работа с поставщиком идёт через заказы (Закупки → Заказы поставщикам), приёмку удобно вводить на основании заказа. Тогда плановые строки, цены и условия подтягиваются из заказа, а на приёмке остаётся сверить факт с тем, что заказывали. Это убирает ручной ввод и позволяет контролировать, вся ли заказанная партия пришла.

Документ «Приобретение товаров и услуг»: шапка

Создаём документ: Закупки → Документы закупки (все) → Создать → Приобретение товаров и услуг. Вид операции — «Закупка у поставщика».

В шапке заполняем:

• 🏢 Поставщик и Контрагент — если по договору это разные лица (например, закупка через комиссионера), указываются оба; обычно совпадают.
• 📄 Соглашение — подтягивает условия и цены.
• 📦 Склад — куда приходуется товар. На ордерном складе это поле определяет, по какому складу искать приходный ордер.
• 🏛 Организация — от чьего имени оформляется закупка (важно при нескольких юрлицах).
• 📅 Номер и дата накладной поставщика — вносятся на вкладке Дополнительно, они попадут в книгу учёта и в сверку.

Реквизит «Налогообложение» (на вкладке Дополнительно) определяет, как трактуется НДС: закупка облагается НДС, без НДС или по спецрежиму поставщика. От него зависит, можно ли принять входной налог к вычету.

Пока документ не проведён, он остаётся черновиком и на учёт не влияет. Проведение (кнопка Провести или Провести и закрыть) формирует движения. Если включены статусы, перевод документа в Принят означает, что товар учтён как поступивший, а К оплате — что обязательство перед поставщиком можно оплачивать. Менять статус задним числом по уже оплаченной поставке не стоит: нарушится логика взаиморасчётов.

Заполнение табличной части: номенклатура, количество, цены

Основная работа — на вкладке Товары. Три способа заполнить строки:

1. Добавить вручную — кнопка Добавить, выбор позиции из справочника номенклатуры.
2. Подбор — кнопка Заполнить → Подобрать товары: открывается форма подбора с остатками и ценами, удобно при большом списке.
3. Загрузка — если поставщик прислал накладную в табличном файле, строки можно загрузить через загрузку из внешнего файла (кнопка в командной панели таблицы).

По каждой строке заполняются:

⚠️ Проверьте, в каких единицах поставщик указал количество. Если в карточке номенклатуры основная единица — штука, а поставщик отгрузил в упаковках, укажите упаковку в колонке единиц, иначе на склад встанет количество в штуках, равное числу упаковок.

Новый товар удобно заводить прямо из строки: в поле номенклатуры наберите наименование и создайте карточку, не выходя из документа. Заполните вид номенклатуры, единицу хранения и ставку НДС — этого достаточно для прихода.

Характеристики, серии и качество. Если в карточке номенклатуры включён учёт по характеристикам (цвет, размер, модель) или по сериям (партия, срок годности), в строке появятся соответствующие колонки — заполнять их обязательно, иначе товар не встанет на нужную позицию склада. Для продукции с ограниченным сроком годности серия хранит дату, по которой потом контролируются остатки. Если ведётся учёт по качеству, бракованные единицы можно сразу отметить отдельной строкой с пометкой качества, чтобы не смешивать их с кондиционным товаром.

Цены в строках стоит сверить с условиями соглашения. При заметном отклонении фактической цены поставщика от зафиксированной в соглашении система подсветит разницу — это повод уточнить, не изменился ли прайс или не ошиблись ли в накладной.

Ордерная схема: приходный ордер и приёмка на складе

Когда для склада включена ордерная схема, приёмка идёт в два шага.

Шаг 1. Кладовщик принимает по факту. Документ «Приходный ордер на товары» (Склад → Приёмка) фиксирует то, что реально выгрузили: номенклатуру и фактическое количество. Ордер можно ввести «по заказу» или «по распоряжению» — тогда плановые строки подтянутся из заказа поставщику, и останется сверить факт.

Шаг 2. Бухгалтер оформляет стоимость. Документ приобретения вводится на основании ордера или по накладной поставщика и несёт цены, НДС и расчёты. Товар, принятый ордером, но ещё не закрытый приобретением, виден в списке распоряжений «К оформлению» — это контроль, что ни одна поставка не осталась без финансового документа.

Такое разделение полезно, когда машину разгружают утром, а накладную проводят позже: склад уже работает с товаром, а бухгалтерия закрывает документы своим темпом.

Приёмка с расхождениями: недопоставка, излишки, пересортица

Факт на складе часто не совпадает с накладной. В УТ 11 расхождения оформляют так, чтобы на склад встало реальное количество, а разница с поставщиком осталась зафиксированной.

🔻 Недопоставка. Поставщик привёз меньше, чем в накладной. На ордерном складе кладовщик ставит в приходном ордере фактическое (меньшее) количество. Разницу между ордером и документом поставщика оформляют актом о расхождениях — он создаётся на основании приёмки и служит претензией поставщику.

🔺 Излишки. Пришло больше, чем в документах. Сверх накладной товар либо не приходуют до выяснения, либо оформляют актом о расхождениях в сторону излишка и согласовывают с поставщиком дополнительную накладную.

🔀 Пересортица. Вместо одной позиции пришла похожая (другой цвет, артикул, фасовка). Её нельзя «зачесть» автоматически: в приходном ордере отражают то, что фактически приехало, а несоответствие заявленному фиксируют актом. Дальше — возврат или допоставка по договорённости.

Какие движения формирует проведённый документ

УТ 11 ведёт управленческий и финансовый учёт, поэтому классических бухгалтерских проводок Дт/Кт сам документ приобретения не создаёт. Вместо них он делает движения по регистрам:

• 📊 Товары на складах — остаток склада увеличивается на принятое количество.
• 💰 Себестоимость товаров — фиксируется стоимость партии, которая дальше участвует в расчёте финансового результата.
• 🤝 Расчёты с поставщиками — возникает кредиторская задолженность на сумму поставки.
• 🧾 НДС предъявленный — входной налог, который можно принять к вычету после регистрации счёта-фактуры.

Себестоимость принятой партии рассчитывается по методу, заданному в учётной политике (НСИ и администрирование → Финансовый результат и контроллинг): средняя за месяц или ФИФО. На момент приёмки в регистр ложится стоимость из документа, а окончательная себестоимость закрывается регламентной операцией в конце месяца — поэтому сразу после прихода оценка партии может быть предварительной.

Бухгалтерские проводки Дт 41 Кт 60, Дт 19 Кт 60 формируются уже в 1С:Бухгалтерии после синхронизации данных: УТ 11 передаёт документы в бухгалтерскую базу, а регламентированный учёт ведётся там. Это штатная схема — не пытайтесь искать Дт/Кт в самом документе приобретения, их там нет по архитектуре.

Для вычета НДС нажмите в документе «Зарегистрировать счёт-фактуру» и внесите номер и дату счёта-фактуры поставщика. Без зарегистрированного счёта-фактуры входной налог к вычету не примется.

Проверить, что приход действительно встал на склад, удобно отчётом «Ведомость по товарам на складах» (Склад → Отчёты по складу): задайте период и склад — принятая партия появится в приходе. Если документ проведён, а в ведомости товара нет, причина чаще всего в ордерной схеме (не введён приходный ордер) или в неверно указанном складе.

Печать накладной, УПД и приходного ордера

Все печатные формы — по кнопке Печать в документе приобретения:

• Товарная накладная (ТОРГ-12) — если поставка оформлена накладной и отдельным счётом-фактурой.
• Универсальный передаточный документ (УПД) — когда поставщик работает по одному документу вместо накладной и счёта-фактуры.
• Приходный ордер (М-4) — печатается из приходного ордера на товары при ордерной схеме.

Если поставщик передаёт документы через ЭДО, бумажная печать не нужна: входящий УПД поступает в сервис обмена, на его основании создаётся документ приобретения, а подпись заверяет квалифицированная электронная подпись. Счёт-фактура в составе УПД при этом сразу готов к регистрации для вычета.

Частые ошибки на приёмке и как их избежать

❌ Товар не появился на складе после проведения. На ордерном складе проведения одного приобретения мало — остаток двигает приходный ордер. Проверьте, введён ли ордер и закрыт ли по нему факт.

❌ Задвоение прихода. Если ввели и приходный ордер, и приобретение «вручную» по одной поставке, но не связали их, система может посчитать два поступления. Оформляйте приобретение на основании ордера или через список «К оформлению».

❌ Неверные единицы измерения. Приход в упаковках, записанный как штуки, искажает остаток и себестоимость. Сверяйте колонку единиц с накладной.

❌ НДС к вычету «завис». Документ проведён, а счёт-фактура не зарегистрирован — вычет не попадёт в книгу покупок. Регистрируйте счёт-фактуру сразу при приёмке.

❌ Расхождение «подогнали» вручную. Исправлять количество в накладной под факт — значит потерять основание для претензии. Принимайте фактический объём и оформляйте акт о расхождениях.

Частые вопросы по приёмке товара в УТ 11