Поступление товаров и услуг в УТ 11: приёмка на складе
Содержание
Товар приходуют в 1С:Управление торговлей 11 документом «Поступление товаров
и услуг» — он лежит в разделе Закупки. Этот документ ставит товар на склад, фиксирует закупочные цены и формирует долг перед поставщиком. Всё остальное — виды операций, ордерная приёмка, расхождения — надстройки над ним.
Порядок действий зависит от двух настроек: работает ли склад по ордерной схеме и ведёте ли вы заказы поставщикам. Разберём оба варианта, а заодно — что делать, когда привезли не то и не столько, сколько в накладной.
Пути меню ниже даны для типовой УТ 11 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси». Названия команд в вашем релизе могут отличаться на пару слов, но логика та же.
Виды операций и путь товара по документам
Сначала поймите, какую операцию вы оформляете — от этого зависит вид операции в шапке документа:
- 📦 Закупка у поставщика — обычная покупка товара в собственность. Самый частый случай.
- 🤝 Приём на комиссию — товар остаётся в собственности поставщика, вы берёте его на реализацию.
- 🌍 Импорт — поступление от иностранного поставщика, с таможенными документами и валютой.
- 🔧 Приём в переработку — сырьё заказчика, которое вы перерабатываете.
Вид операции выбирают при создании документа. Он управляет набором полей и тем, как товар отразится в учёте: купленный встаёт на ваш складской остаток, принятый на комиссию — на отдельный забалансовый учёт.
Теперь про маршрут документа. В УТ 11 есть два сценария:
- Простая схема. «Поступление товаров и услуг» и приходует товар на склад, и оформляет его юридически (переход права собственности, долг). Один документ — одно действие.
- Ордерная схема. Физическую приёмку делает кладовщик документом «Приходный ордер на товары», а «Поступление» оформляет финансово-юридическую часть. Их два, и делают их разные люди.
Какая схема у вас — зависит от настройки склада (НСИ и администрирование → Склады → карточка склада, флаг использования ордерной схемы при поступлении). К ордерной схеме вернёмся отдельно.
Пошаговый порядок оформления поступления
Если склад работает без ордеров, приёмка укладывается в один документ.
- Откройте
Закупки → Документы закупки (все)и нажмите «Создать → Поступление товаров и услуг». Либо создайте документ на основании заказа поставщику — тогда табличная часть заполнится сама. - В шапке укажите поставщика (контрагента), организацию, на которую приходуется товар, и склад назначения.
- Выберите соглашение с поставщиком. Оно подтянет условия: валюту, порядок расчётов, вид цен. Если соглашения нет — заполняйте условия вручную.
- На вкладке «Товары» подберите номенклатуру. Удобнее через кнопку подбора : открывается список, где видно остатки и цены. Проставьте количество и закупочную цену по накладной поставщика.
- Сверьте ставку НДС по каждой строке с тем, что указано в документе поставщика. УТ 11 ведёт НДС по строкам, и ошибка здесь потом разъедется с данными учёта.
- Проверьте дату и номер входящего документа поставщика (накладной, УПД) — они заполняются в отдельных полях шапки, а не в номере самого поступления.
- Проведите документ кнопкой «Провести» или «Провести и закрыть».
После проведения товар появляется на складском остатке, а сумма документа — в регистре расчётов с поставщиком как ваш долг.
Если вы ведёте заказы поставщикам, начинайте приёмку с заказа и создавайте поступление «на основании». Тогда УТ сама сопоставит приход с заказом и закроет распоряжение. Вручную вбивать номенклатуру повторно не нужно.
Перед проведением стоит пройтись по короткому списку — он убережёт от правок задним числом:
Закупочные цены, соглашение и виды цен
Цену в строках поступления можно вбивать руками, но на потоке это неудобно и порождает ошибки. В УТ 11 закупочные цены привязывают к видам цен (именно «виды цен», не «типы» — так называется в БП).
Логика такая:
- Для поставщика создаётся соглашение об условиях закупок. В нём задаётся валюта, вид цены, порядок и сроки оплаты.
- При выборе соглашения в поступлении УТ подставляет цены из указанного вида цены, если они зарегистрированы.
- Цены поставщика регистрируют заранее документом регистрации цен поставщика либо прямо из поступления — тогда новые цены запоминаются на будущее.
Если поставщик поднял цену, а в документе всё ещё старая, исправьте строку вручную и при проведении согласитесь зарегистрировать новую цену. В следующий раз она подставится сама.
Отдельно про валюту. Когда закупка в валюте, в соглашении указывают её и порядок пересчёта в валюту управленческого учёта. Курс берётся из регистра курсов на дату документа — проверьте, что курс на эту дату загружен, иначе сумма пересчитается некорректно.
Вид цены в соглашении и вид цены, по которому зарегистрированы цены поставщика, должны совпадать. Если они разные, цены просто не подтянутся, и вы будете гадать, почему строки пустые.
Приёмка по ордеру и без ордера
Ордерная схема нужна складам, где приёмка товара и оформление документов разнесены по времени и по людям. Кладовщик принимает коробки сразу, а бухгалтер проводит накладную позже, когда получит её от поставщика.
Без ордера. Всё делает один документ «Поступление товаров и услуг» (см. шаги выше). Товар становится доступен к продаже сразу после проведения.
По ордеру. Приёмка делится на два шага:
- Кладовщик оформляет «Приходный ордер на товары» (раздел
Склад). Ордер создаётся по распоряжению — им выступает заказ поставщику или уже проведённое поступление. Именно ордер ставит товар на физический остаток склада. - «Поступление товаров и услуг» оформляет финансовую и юридическую часть: собственность, цены, долг. Его проводят, когда пришли документы поставщика.
Порядок двух шагов зависит от того, что приехало раньше — товар или бумаги. Если товар, сначала делают ордер, потом поступление. Если документы — наоборот.
Статус распоряжения на приёмку кладовщик видит в рабочем месте приёмки на ордерном складе — там перечислены ожидаемые поступления, по которым ещё не оформлен ордер.
Что делать с недостачей, излишком и пересортом
Привезли на пять единиц меньше, завезли чужую позицию, прислали другой цвет — для склада это обычное дело. В УТ 11 расхождения оформляют в зависимости от схемы.
При ордерной приёмке кладовщик вводит в приходный ордер фактическое количество, а не то, что в распоряжении. Разница между ожидаемым и принятым и есть расхождение. Система подсвечивает позиции, где факт не сошёлся с заказом.
- Недостача — приняли меньше. В ордере ставите фактическое количество; недополученное остаётся в распоряжении или оформляется как расхождение.
- Излишек — приняли больше. Фактическое количество выше заказанного; излишек нужно согласовать с поставщиком, прежде чем принимать.
- Пересорт — вместо одной позиции другая. Принимается фактическая номенклатура, ожидаемая остаётся непоступившей.
Расхождения между принятым по ордеру и оформленным в поступлении УТ сводит в отдельном рабочем месте — оно показывает, по каким ордерам ещё не оформлены финансовые документы и где суммы не сошлись.
Не проводите поступление «вслепую» на заказанное количество, если по факту приняли меньше. Иначе на остатке повиснет товар, которого нет на полке, и при инвентаризации вылезет недостача. Приходуйте ровно то, что приняли.
Если расхождение по цене (в накладной одна сумма, в заказе другая), исправляйте строку поступления по документу поставщика — первичка главнее того, что вы планировали при заказе.
Услуги и дополнительные расходы при приёмке
«Поступление товаров и услуг» принимает не только товары. На отдельной вкладке документа оформляют услуги от того же поставщика — например, доставку, если она идёт отдельной строкой в накладной. Услуга не встаёт на складской остаток, но увеличивает долг перед поставщиком и попадает в расходы.
Чаще вопрос стоит шире: как разнести стоимость доставки или погрузки на себестоимость принятого товара. Напрямую в поступлении это не делается — для этого есть отдельный документ «Поступление доп. расходов» (раздел Закупки).
Схема простая:
- Сначала проведите «Поступление товаров и услуг» — товар встал на остаток с закупочной ценой.
- Создайте «Поступление доп. расходов» на сумму доставки, таможни, страховки.
- Укажите, как распределить расходы между позициями: по сумме, по количеству или по весу. УТ разнесёт сумму и поднимет себестоимость каждой строки.
Это важно для корректной маржи: если доставку списать в общие расходы, себестоимость товара окажется заниженной, и прибыль по продаже посчитается неверно.
Доп. расходы можно привязать не только к поступлению, но и к конкретным остаткам на складе. Тогда они распределятся на товар, который уже лежит на складе из прошлых партий.
Для импортных поступлений добавляются таможенные платежи и пошлины — их оформляют документом «Таможенная декларация на импорт» и тоже разносят на себестоимость ввезённого товара.
Долг перед поставщиком и контроль расчётов
УТ 11 — это оперативный и управленческий учёт, бухгалтерских проводок Дт/Кт она сама не делает (они появятся в 1С:Бухгалтерии после синхронизации). Поэтому результат приёмки смотрят не в проводках, а в регистрах и отчётах.
После проведения поступления возникают два факта:
- товар встал на складской остаток (доступен к резервированию и продаже);
- появился долг перед поставщиком на сумму документа в регистре взаиморасчётов.
Как этот долг гасится — зависит от порядка расчётов в соглашении: по заказам, по накладным или по договору в целом. От этого зависит, как УТ сопоставит вашу оплату с конкретным поступлением.
Проверить расчёты удобно отчётами в разделе Финансы (или Закупки):
- Задолженность перед поставщиками — сколько и кому вы должны, с разбивкой по срокам.
- Ведомость расчётов с поставщиками — обороты и сальдо по конкретному контрагенту за период.
- Карточка расчётов — какой оплатой закрылось какое поступление.
Если долг «завис» и не закрывается оплатой, чаще всего дело в несовпадении объекта расчётов: оплата привязана к одному заказу, а поступление — к другому или к договору в целом. Приведите порядок расчётов в оплате и в поступлении к одному виду — и сальдо сойдётся.
Авансы поставщику УТ отслеживает отдельно: предоплата до поступления висит как аванс и зачитывается при проведении накладной согласно порядку расчётов в соглашении.