Поступление товаров на склад: от накладной поставщика до остатков

Принять товар в 1С — значит ввести документ поступления по накладной поставщика и провести его: программа поставит товар на учёт (это и есть оприходование на склад) и зафиксирует входной НДС. В 1С:Бухгалтерии это Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), в 1С:Управлении торговлей — Закупки → Документы закупки (все). Дальше по шагам разберём обе схемы.

Сложности начинаются не с ввода накладной, а когда фактически приехало не то количество, пересортица по артикулам или цена в документе не совпала с договором. Ниже — как оприходовать товар без ошибок, что делать с расхождениями и как ускорить приёмку сканером и ТСД.

С чего начинается приёмка: документы от поставщика

Основание для оприходования — первичный документ от поставщика. Чаще всего это:

• 📄 товарная накладная (ТОРГ-12) или УПД — универсальный передаточный документ, который заменяет и накладную, и счёт-фактуру;
• 🧾 счёт-фактура — если поставщик выставляет его отдельно от накладной;
• 📦 транспортная накладная — подтверждает факт доставки, в учёт товара не попадает.

Если документы приходят по ЭДО, они уже лежат в разделе Покупки → Текущие дела ЭДО (в 1С:Бухгалтерии) и из входящего УПД документ поступления создаётся одной кнопкой — данные подтянутся автоматически. Это избавляет от ручного набора строк.

Перед вводом убедитесь, что в справочнике Номенклатура заведены нужные позиции и указан счёт учёта. Для товаров на перепродажу это, как правило, счёт 41.01.

Оприходование товара документом «Поступление»

Разберём базовый сценарий в 1С:Бухгалтерии 3.0 — приёмку товара на оптовый склад.

Пошаговый ввод накладной

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление → вид операции Товары (накладная, УПД).
2. Выберите Контрагента, Договор и Склад, на который приходуете товар.
3. В поле Накладная № укажите номер и дату документа поставщика — именно они попадут в книгу покупок, а не внутренний номер 1С.
4. По кнопке Добавить заполните табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС. Проверьте, что в графе Счёт учёта стоит 41.01, а Счёт НДС — 19.03.
5. Внизу формы зарегистрируйте счёт-фактуру: поле Счёт-фактура № → Зарегистрировать. Для УПД отдельная регистрация не нужна — поставьте признак, что документ является УПД.
6. Нажмите Провести.

Какие проводки формирует документ

После проведения товар встаёт на баланс, а входной НДС попадает на счёт 19:

Если товар оплачен авансом, 1С автоматически зачтёт аванс проводкой Дт 60.01 Кт 60.02 — отдельно это вводить не нужно.

Как убедиться, что товар оприходован

Откройте отчёт Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту и выберите счёт 41.01. Поступивший товар появится в оборотах по дебету с нужным количеством и суммой. Второй способ — отчёт Остатки товаров по складу: он покажет фактическое наличие в разрезе номенклатуры.

Ордерная приёмка: когда склад принимает отдельно от бухгалтерии

В 1С:Управлении торговлей 11 крупный склад обычно работает по ордерной схеме. Смысл в том, что кладовщик физически принимает товар и оформляет приходный ордер, а бухгалтер вводит финансовый документ Приобретение товаров и услуг — независимо друг от друга. Это удобно, когда товар приехал, а накладная ещё не готова, или наоборот.

Ордерную схему включают в карточке склада — признаком использования ордеров при поступлении. После этого порядок такой:

1. Закупка создаёт распоряжение на приёмку — это заказ поставщику или сам документ приобретения.
2. Кладовщик открывает рабочее место приёмки в разделе Склад и доставка и видит, что должно поступить.
3. По факту разгрузки он оформляет приходный ордер на товары, где указывает реально принятое количество.
4. Бухгалтер проводит финансовый документ, который берёт данные из ордера.

Разница между ордерной и обычной схемой:

Расхождения и пересортица при приёмке

Самая частая проблема — приехало не то, что в накладной. Действуйте по ситуации.

Привезли меньше, чем в накладной. Проводите поступление на фактически принятое количество, а не на то, что указал поставщик. На недостачу оформляется претензия, и поставщик выставляет корректировочный документ. Приходовать «по бумаге» то, чего нет на складе, нельзя — иначе остатки в 1С разойдутся с реальностью.

Привезли больше. Излишек либо принимаете (с согласия поставщика и корректировкой документа), либо оформляете ответственное хранение и возвращаете.

Пересортица — пришёл не тот артикул. Это не недостача и не излишек, а подмена одной позиции другой. В учёте нельзя просто «переставить» одну номенклатуру на другую: отразите по факту то, что реально приехало, а спорные позиции урегулируйте с поставщиком.

В 1С:Управлении торговлей для фиксации отклонений есть отдельный документ — акт о расхождениях после приёмки товаров. Он сравнивает, что ожидалось и что принято, и служит основанием для претензии. В 1С:Бухгалтерии расхождение отражается проще — корректировкой количества прямо в поступлении.

Приёмка по штрихкодам и ТСД

Когда позиций много, ручной набор строк — это долго и с ошибками. Ускоряют приёмку два инструмента.

Сканер штрихкодов на рабочем месте. Подключается в разделе НСИ и администрирование → Подключаемое оборудование (в 1С:Управлении торговлей) или в настройках торгового оборудования. Кладовщик сканирует каждую единицу — 1С сама находит номенклатуру по штрихкоду и прибавляет количество. Чтобы это работало, у товара в карточке должен быть заполнен штрихкод.

Терминал сбора данных (ТСД). Это переносной сканер с памятью. Кладовщик обходит поставку, сканирует коробки, а затем выгружает собранные данные в 1С — программа создаёт или заполняет приходный документ. ТСД работает в двух режимах:

• 🔌 офлайн — данные накапливаются в терминале и выгружаются пачкой через подставку или файл;
• 📶 онлайн (мобильное рабочее место) — терминал связан с базой по Wi-Fi, и товар попадает в документ сразу при сканировании.

Для онлайн-режима на ТСД ставят мобильное рабочее место — приложение на базе мобильной платформы 1С, где кладовщик видит задание на приёмку и отмечает принятое.

Если у части товара штрихкода в базе нет, 1С при сканировании предложит создать новый или привязать существующий к номенклатуре. Печатать этикетки со штрихкодами можно прямо из карточки товара или из документа — для этого в настройках подключают принтер этикеток. Один раз заполнив штрихкоды, вы ускорите не только приёмку, но и инвентаризацию, и отгрузку.

Контроль цен поставщика и себестоимости

Оприходовать товар мало — нужно, чтобы цена и себестоимость были корректны.

Сверка цены с договором

В 1С:Управлении торговлей цену поступления можно контролировать автоматически. Если в соглашении с поставщиком заданы цены или зафиксированы цены поступления, при вводе документа 1С сравнит их с фактической ценой накладной и подсветит отклонение. Это ловит ситуацию, когда поставщик выставил цену выше договорной.

В 1С:Бухгалтерии такого автоконтроля нет — цена берётся из накладной как есть. Сверку делают вручную или через сравнение с прошлым поступлением.

Как формируется себестоимость

Стоимость товара на счёте 41 складывается из цены поставщика без НДС. По правилам ФСБУ 5/2019 «Запасы» в фактическую себестоимость можно включить и сопутствующие затраты — доставку, пошлины, посреднические. В 1С для этого есть отдельный документ Поступление доп. расходов: он распределяет, например, стоимость доставки на принятые товары пропорционально сумме или количеству.

Способ оценки при списании (ФИФО или по средней) задаётся в учётной политике: Главное → Учётная политика → оценка стоимости запасов при выбытии. От этого зависит, по какой стоимости товар потом уйдёт в продажу.

Отчёты для проверки остатков и стоимости

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 — количество и сумма по каждой номенклатуре.
• Остатки товаров — наличие на складах в натуральном выражении.
• Себестоимость товаров — средняя стоимость единицы, удобно для контроля после распределения допрасходов.

Пути к конкретным документам приёмки по типовым конфигурациям:

Возврат поставщику и исправление после проведения

Приёмка завершена, но потом нашли брак или ошиблись в документе — это нормальная ситуация, её решают штатными документами, а не удалением поступления.

Возврат бракованного товара. В 1С:Бухгалтерии оформляется документ Возврат товаров поставщику (Покупки → Возврат товаров поставщику). Его удобно создать на основании поступления — тогда номенклатура, цены и ставки НДС подтянутся автоматически, останется указать возвращаемое количество. Проводки будут обратные приёмке:

Если НДС по возвращаемому товару уже принят к вычету, его нужно восстановить — 1С сделает это при проведении возврата и отразит в книге продаж.

Исправление ошибки в самом поступлении. Пока документ не вошёл в закрытый период и товар никуда не двигался, проще отредактировать и перепровести его. Если период закрыт или по товару уже были продажи, используйте документ Корректировка поступления — он фиксирует изменение цены или количества отдельной записью и не ломает уже сформированную отчётность.

Частичный возврат. Возвращать можно не всю поставку, а отдельные позиции — в документе возврата оставьте только бракованные строки с нужным количеством. Остальной товар продолжит числиться на складе.

Частые вопросы